0

Юридическая сила электронной переписки

Как придать электронной переписке юридическую силу

Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.
Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.
Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.
Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.
Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.
При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.
Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.
Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.
Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.
Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.
Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.
Работа с нотариусом
Если производство по делу еще не началось, то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.
Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).
Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.
В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.
В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.
Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:

  • доказательства, подлежащие обеспечению;
  • обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
  • основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
  • отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.

Учитывая технический процесс передачи электронных писем, местами обнаружения электронной почты могут быть компьютер адресата, почтовый сервер-отправитель, почтовый сервер-получатель, компьютер лица, которому адресована электронная корреспонденция.
Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
Заверение у провайдера
Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.
Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.
Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.
Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.
Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.
Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.
Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.
За помощью к эксперту
Если производство по делу уже началось, то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.
Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.
В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».
Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).
На основании договора
В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.
В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.
Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.
В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.
Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.
Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.

Переписка посредством электронной почты, сотового телефона, мессенджера в рамках исполнения договора

Готовый раздел договора

Пробный материал, будет продолжен в случае наличия интереса

Номер раздела,

соответственно пункты договора меняются под свои нужды.

РАЗДЕЛ 5:

ПЕРЕПИСКА ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

5.1. Стороны договорились о наличии настоящего раздела, основываясь на гражданских принципах свободы договора и равенства его сторон. При этом равенство сторон предполагает наличие равных прав и равных обязанностей сторон при выполнении условий этого раздела настоящего договора. В случаях возникновения обстоятельств, не зависящих от действий сторон, последствия от этих обстоятельств предполагают равный результат в отношении прав и обязанностей всех сторон настоящего договора.

5.2. Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресу электронной почты, указанной в разделе «Реквизиты сторон» настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов, уведомлений, писем и сообщений, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора. Исключением являются претензии, исковые заявления, которые не подпадают под действие этого раздела настоящего договора.

5.3. Стороны признают переписку по электронной почте в рамках настоящего договора, равнозначной переписке заказным или ценным письмом через почтовые отделения Почты России.

5.4. Все документы, направляемые по электронной почте, предусмотренные п. 5.2. настоящего раздела, должны иметь подпись уполномоченного лица стороны договора, должны быть отсканированы в цветном виде, разрешением не менее 300 точек на дюйм, и приобщены к электронному письму в виде вложения в формате pdf или jpg. Электронное письмо должно содержать флажки: «важное» и «с уведомлением». Не выполнение перечисленных требований настоящего пункта влечет за собой недействительность отправленного сообщения.

5.5. Сторона, получившая электронное письмо от другой стороны, должна отправить подтверждение в его получении (нажать значок «прочитано» или иной аналогичный знак) не позднее 1-го рабочего дня, следующего за днем отправки. В случае, не получения подтверждения от стороны, которой было направлено электронное письмо, или его получения с опозданием, сторона, направившая электронное письмо, считает его полученным другой стороной на третий рабочий день после его отправки.

5.6. Электронное письмо, направленное стороной в рабочий день после 16 часов 00 минут местного времени получаемой стороны, считается направленным на следующий рабочий день. Электронное письмо, направленное стороной в выходной или праздничный день получаемой стороны, считается направленным в первый рабочий день после праздничного или выходного дня. Электронное письмо, направленное стороной в пятницу или в предпраздничный день после 12 часов 00 минут местного времени получаемой стороны, считается направленным в первый рабочий день после праздничного или выходного дня.

5.7. Стороны признают юридическую силу за электронными письмами, предусмотренными настоящим разделом, и признают, что только сами Стороны и/или уполномоченные ими лица имеют доступ к соответствующим адресам электронной почты, указанным в настоящем договоре. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет с использованием сложного пароля и дополнительными средствами защиты, и каждая сторона обязуется сохранять конфиденциальность доступа к своей электронной почте.

5.8. Стороны договорились, что в случае обнаружения признаков взлома своей электронной почты, сторона, обнаружившая данный факт, предпринимает неотложные попытки восстановления доступа к электронной почте и усиления его защиты. В случае невозможности восстановления доступа, сторона создает новую электронную почту и высылает второй стороне адрес новой электронной почты заказным письмом, курьером, либо передает нарочно в течение 2-х рабочих дней.

5.9. Отправка электронных писем должна осуществляться с электронного почтового адреса, указанного в разделе «Реквизиты сторон» отправляющей стороны, на электронный почтовый адрес, указанный в разделе «Реквизиты сторон» принимающей стороны. Иные случаи не подпадают под действие настоящего раздела, а документы и/или сообщения, направленные с нарушением условий настоящего раздела, не имеют юридической силы.

5.10. В случае, если реквизиты всех сторон настоящего договора содержат номера мобильных телефонов в федеральном формате, допускается пересылка коротких сообщений до 210 символов, имеющих для сторон равнозначную юридическую силу при соблюдении условий настоящего раздела, за исключением п. 5.4. настоящего договора.

5.11. В случае, если реквизиты всех сторон настоящего договора содержат номера мобильных телефонов в федеральном формате, допускается пересылка коротких сообщений до 999 символов через мессенджер VIBER, имеющих для сторон равнозначную юридическую силу при соблюдении всех условий настоящего раздела, за исключением п. 5.4. настоящего договора.

5.12. В случае, если у стороны договора меняются реквизиты, связанные с настоящим разделом (адрес электронной почты, номер мобильного телефона), данная сторона обязана уведомить об этом другую сторону договора с предоставлением новой информации в течение 3-х суток с момента такого изменения.

5.13. В ограниченных случаях допускается использование телефонограммы. Телефонограмма, в рамках настоящего договора, это срочное короткое сообщение, передаваемое устно по каналу телефонной связи и записанное принимающим оператором от руки.

5.14. Использование телефонограммы в рамках настоящего договора возможно только в следующих случаях: при необходимости отменить ранее назначенное официальное мероприятие (объезд, обследование, проверка).

5.15. Телефонограмма имеет юридическую силу в случае соблюдения перечисленных условий: оператор принимающей стороны является уполномоченным лицом, текст телефонограммы полностью написан от руки, а также содержит дату, время и подпись, текст телефонограммы передающей стороны и принимающей стороны не содержит разночтений, осуществляется с номера телефона передающей стороны на номер телефона принимающей стороны, отраженные в разделе «Реквизиты сторон», соблюдено требование п. 5.14 настоящего договора.

Юридическая сила электронной переписки и электронных копий документов

У нас с компанией клиента был заключен договор на разработку рекламных материалов. Одним из пунктов договора является следующий: «Документы, оформленные должным образом и переданные по факсу, принимаются к исполнению как подлинные. Оригиналы документов должны быть направлены адресату по почте или курьером в течение трех дней, в противном случае, нарушившая Сторона не вправе ссылаться на факсимильную копию документа в обоснование своих требований».

Оригиналы документов, ни одной из сторон переданы не были, но электронные сканы документов подписанные клиентом, у нас есть.

Также немаловажным в сложившейся ситуации является следующий пункт договора: «Любые изменения и дополнения к настоящему Договору будут иметь юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих сторон».

В процессе работы возникла следующая ситуация:

В ходе процесса разработки рекламных материалов клиент потребовал проведения фотосъемки, которой изначально не было предусмотрено договором. Стало быть, фотосъемка подразумевала увеличение бюджета и сроков. Мы, по идее, должны были составить доп. соглашение, но желая сэкономить время, договаривались с клиентом без документов, а в электронной переписке. Но счет на фотосъемку был выставлен и оплачен.

Представитель клиента, с которым мы решали все вопросы и утверждали промежуточные этапы работы, был официально указан в качестве контактного лица в приложении к договору. То есть только через него официально мы подтверждали все согласования и последующие действия.

Когда работа была готова, этот человек уволился. В письме написал, что передает все дела другому человеку. Новый представитель был полностью неудовлетворен работой и потребовал все переделать, включая все этапы, которые мы согласовывали в переписке с прежним лицом.

Поскольку увеличение сроков не было зафиксировано документально, но было согласовано в переписке с прежним представителем компании, то новый представитель выдвигает нам следующие претензии:

1. Мы нарушили сроки договора.

2. Выполненная работа полностью не соответствует техническому заданию. (Не смотря на то, что все этапы и действия согласовывались с предыдущим представителем и были им приняты).

3. Сумма, оплаченная компанией за съемку, не согласована в договоре или каким-либо иным образом, подтверждающим заключение сделки, является нашим неосновательным обогащением. (Все детали съемки также согласовывались в переписке с предыдущим представителем заказчика, а в счете, выставленном за съемку, было указано назначение платежа и название компании клиента).

Вопросы:

1. На чьей стороне правда? Как добиться справедливости?

2. Обязаны ли мы переделать полностью работу в соответствии с новыми требованиями заказчика без доп. оплаты?

3. Имеет ли юридическую силу наша переписка с первым представителем заказчика, учитывая пункт в договоре о подписании любых изменений, о котором мы упоминали выше?

4. Можно ли отнести нашу переписку с представителем заказчика к конклюдентным действия?

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *