0

Утверждены или утверждено как правильно?

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
15.04.2009

Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  • акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
  • инструкции (правила) — должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
  • номенклатура дел организации;
  • нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
  • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
  • перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
  • планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
  • положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
  • программы (проведения работ, командировок и т.д.);
  • расценки на производство работ;
  • регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатное расписание.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Мы рассмотрим три способа утвердить документ в организации: лично руководителем и с помощью приказа, а также письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п. Приведем примеры оформления реквизита и отметок на документе.

Для чего утверждаются документы?

В целом факт утверждения говорит о том, что руководитель организации видел документ и согласен с его содержанием. Во многих случаях – например, с инструкциями, положениями, регламентами – подпись под словом «УТВЕРЖДАЮ» означает введение документа в действие. Гриф утверждения является реквизитом, который придает документу юридическую силу.

Кто утверждает документы?

Обычно утверждение документов входит в компетенцию только первого лица компании – генерального директора. Однако если организация крупная и в ней работают несколько больших подразделений (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений по доверенностям. Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.

Способ 1. Утверждение документа подписью директора

Это самый простой способ утвердить документ. Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Альфа»

Чугунов П.П. Чугунов

03.08.2015

Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения.

Статья о том, как передать право подписи за директора, в том числе право на утверждение документов, по ссылке.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий:

В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
  2. Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
  3. Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ООО «Альфа»

от 27.08.2015 №456

Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

Приложение

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ООО «Альфа»

от 27.08.2015 №456

Способ 3. Внешнее утверждение документа

Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом.

Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган. К проекту прилагается сопроводительное письмо с обоснованием и просьбой об утверждении. Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так:

УТВЕРЖДЕНО

Письмом ОАО «Нефтепром»

от 28.08.2015 №6457-и/23-7/15

Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.

Если утверждающих несколько

Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Бета»

от 04.08.2015 №234-ОРД

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Гамма»

от 05.08.2015 №35/467-15

Ссылка на утвержденный документ

Поскольку, как уже говорилось, гриф утверждения придает документу юридическую силу, информация об утверждении теперь всегда будет «преследовать» этот документ, если понадобится где-то сослаться на него. Выглядит это так:

В соответствии с п. 3.7. Инструкции по делопроизводству ООО «Альфа» (утверждена генеральным директором 03.08.2015)…

или

Руководствуясь п.п. 4 – 9 Положения о взаимоотношениях организаций (утв. Приказом ООО «Бета» от 04.08.15 №234-ОРД и Приказом ООО «Гамма» от 05.08.2015 №35/467-15)…

Общие особенности оформления грифа утверждения

Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (или титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Это и есть дата документа. Если документ утвержден несколькими организациями в разные дни, то даты все равно проставляют все, а датой документа будет считаться последняя – самая поздняя – из них.

Гриф утверждения – это не подпись!

Нельзя путать гриф утверждения с подписанием документа. Руководителю организации на утверждение должен попасть документ, уже подписанный другим должностным лицом, которое в иерархии компании стоит ниже на одну ступеньку. Например, Положение о бухгалтерии: его подписывает главбух, а утверждает генеральный директор.

Если документ утверждается внешней организацией (например, Ростехнадзором), то он попадает туда, подписанный руководителем организации-автора.

Какие документы нужно утверждать?

Примерный перечень документов, которые нужно утверждать руководителем, приведен в Приложении 7 документа по названием «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Каждая организация сама определяет для себя такой перечень и вносит его в свою инструкцию по делопроизводству.

Поиск ответа

Всего найдено: 61

Вопрос № 290554

Здравствуйте! Прошу аргументированного, с точки зрения грамотного присвоения наименования документу, разъяснения. Составляю инструкцию для оператора пункта приёма заявлений, которая будет утверждена приказом руководителя организации. Как правильно сформулировать название документа, «Инструкция оператору пункта выдачи» или «Инструкция оператора пункта выдачи»? Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» зафиксирован пример заголовка для инструкции с формой родительного падежа без предлога: Должностная инструкция ведущего эксперта. И эта модель является широко распространенной в делопроизводстве.

«Словарь грамматической сочетаемости слов русского языка» Е. М. Лазуткиной (М., 2012) указывает на возможные варианты управления: инструкция для кого (чаще) и инструкция кому. Эта рекомендация, по-видимому, обусловлена тем, что конструкция с родительным падежом без предлога в некоторых контекстах двусмысленна: ее можно понять и как «инструкция, адресованная кому-то», и как «инструкция, составленная кем-то».

Вопрос № 290030

Здравствуйте! Помогите разобраться прописная или строчная буква должна быть в названиях организаций. Например: «В документах ордена Ленина шахты «Прогресс» …» (слово орден с прописной или строчной?) и » В документах Государственной торгово-промышленной фирмы «Победа»…» (слово государственный с прописной или строчной?» И объясните почему слово «министерство» пишется с маленькой буквы (пример: «Приказом министерства образования Орловской области…»)? Заранее спасибо за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

Верно: ордена Ленина шахты «Прогресс», государственной торгово-промышленной фирмы «Победа». Названия министерств и ведомств пишутся не единообразно (федеральные — с прописной буквы, субъектов Федерации — в ряде случаев со строчной).

Вопрос № 289581

Здравствуйте, надо ли ставить запятую, после слова «директора»: «приказом заместителя директора О.В. Ивановой, исполняющей обязанности директора, признана нуждающейся».

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания расставлены верно. Между инициалами нужен пробел.

Вопрос № 289295

приказом, вступившЕм в силу, или вступившИм в силу?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: приказом (каким?) вступившим в силу.

Вопрос № 287342

На предприятии при подготовке приказа возник вопрос о том, где поставить запятую: В соответствии с Инструкцией о перевозках большегрузными автомобилями, утверждённой приказом Минтранса России от 12 июня 2012 г. N 123(,) (далее — Инструкция) приказываю… Или же запятая должна быть после скобок? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится после скобок: В соответствии с Инструкцией о перевозках большегрузными автомобилями, утвержденной приказом Минтранса России от 12 июня 2012 г. N 123 (далее — Инструкция), приказываю…

Вопрос № 284450

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какое окончание пишется: «В соответствии с Положением об организации проведения конкурса, утвержденном или утвержденным приказом…»

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 281681

Добрый день! Скажите, пожалуйста, нужна ли запятая:
Ознакомиться с приказом можно(,) обратившись в отдел кадров.
Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 280459

Уважаемая ГРАМОТА!!! Помогите, пожалуйста, разобраться с постановкой запятых при сокращении, уточнении в скобках.
НАПРИМЕР: В соответствии с Положением о студенческом общежитии, утвержденным приказом ректора университета ? (далее – Положение) ? обучающиеся обязаны…
Запятую необходимо ставить перед или после скобок?
Заранее благодарю.
Вопрос 268735
Можно ли ставить запятую перед открывающейся скобкой? То есть какой вариант выбрать: «Те, с кем я знакома, (Иванов, Петров, Сидоров) мне не помогли» или «Те, с кем я знакома (Иванов, Петров, Сидоров), мне не помогли»? «Положение, утвержденное директором, (далее Положение) …» или «Положение, утвержденное директором (далее Положение),.. «? Есть ли где-то правила сочетания знаков препинания со скобками, возможно ли вообще ставить запятую перед скобками?
fililog
Ответ справочной службы русского языка
Запятая перед скобками никогда не ставится. Таким образом, верны вторые из приведенных Вами вариантов оформления.
Вопрос 244881
Вот в деловых документах такая схема: на основании Положения № от … , утверденного ….? (далее — Положение)? ( дальше в скобках расшифровано основание).Вопрос: где поставить вторую запятую от причастного оборота? Скажите,пожалуйста,а то это уходит в СМИ. Спасибо большое заранее.
TDubyanskaya
Ответ справочной службы русского языка
Запятая ставится в конце причастного оборота (перед открывающейся скобкой).

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания, которые стоят на месте «разрыва» предложения вставной конструкцией, выделяемой скобками, помещаются после скобок.

Ответ на вопрос № 244881 исправлен.

Вопрос № 280345

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужны ли запятые в предложении: «Программист категории ведущий специалист назначается на должность приказом генерального директора»?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: Программист категории «ведущий специалист» назначается на должность приказом генерального директора.

Вопрос № 279548

Как правильно написать :
Руководителям подразделений ознакомить под роспись сотрудников соответствующих подразделений Общества с настоящим приказом и довести до сведения сотрудников информацию о том, что сведения об Обществе, деятельности Общества, планах развития Общества, строительства новых объектов, о заключенных и вновь заключаемых договорах, о контрагентах и партнерах Общества, о финансовом положении Общества, об организации новых производств и любой иной информации, относящейся к деятельности Общества и не являющейся общедоступной, ЯВЛЯЕТСЯ СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ.
Или
текст тот же самый , ЯВЛЯЮТСЯ СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: …сведения… являются строго конфиденциальными.

Вопрос № 278753

инструкция утвержденная приказом. Надо ли запятую после слова инструкция

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 277204

Согласно классификатору услуг во внешнеэкономической деятельности, утвержденным (утвержденного? или утвержденному?) приказом….

Ответ справочной службы русского языка

Верно: согласно классификатору, утвержденному.

Вопрос № 272823

Подскажите, как правильно согласовать: Согласно копии акта, утвержденного или утвержденной приказом директора, следует, что …
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Директор утвердил своим приказом сам акт или его копию? От этого зависит выбор варианта.

Вопрос № 270923

Вышестоящая организация указала на ошибку . Мы писали согласно приказа, нас поправили в соответствии с приказом. А как правильно?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: согласно приказУ. Вариант в соответствии с приказом тоже возможен.

Вопрос № 270145

Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, нужна ли в следующем предложении запятая перед словом «с изменениями»: «Внести в предельные индексы, утвержденные приказом РЭК от 24.04.2009 (?) с изменениями, внесенными постановлением РЭК от 25.05.2009, изменение…»

Ответ справочной службы русского языка

Указанная запятая нужна, так как причастный оборот утвержденные приказом РЭК от 24.04.2009 относится только к слову индексы.

Страницы: первая 1 3 4 5 последняя

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *