0

Универсальный документ

Единый документ счет-фактура и накладная: образец

Актуально на: 28 сентября 2017 г.

Для того, чтобы покупатель смог принять к вычету НДС, предъявленный продавцом, ему необходимо иметь счет-фактуру (п. 1 ст. 169 НК РФ). Форма счета-фактуры и правила его заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры предусмотрен ст.169 НК РФ. При этом ни НК РФ, ни Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не запрещают вводить в форму счета-фактуры дополнительные реквизиты (Письмо Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17). Учитывая, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичной учетной документации (к примеру, накладной по форме ТОРГ-12) не является обязательным, ФНС разработала на основе формы счета-фактуры форму универсального передаточного документа (УПД), которая может одновременно выполнять функцию счета-фактуры и первичного учетного документа, заменяющего собой унифицированный бланк (Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Эта форма носит лишь рекомендательный характер и может использоваться организациями и ИП либо как документ, объединяющий в себе и счет-фактуру, и передаточный документ, либо только как передаточный документ. О форме УПД и некоторых вопросах его применения мы расскажем в нашей консультации, а также приведем пример заполнения этой формы.

Форма УПД: скачать

Форма УПД приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (Приложение № 1).

Скачать бланк универсального передаточного документа по форме, приведенной в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, в формате Word можно здесь.

Напоминаем, что с 01.07.2017 форма счета-фактуры дополнилась новым реквизитом. Это идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625).

А с 01.10.2017 применяется уже обновленная форма счета-фактуры (Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981). В новой форме не только откорректированы наименования строки 8 и графы 11 счета-фактуры, но и добавлена новая графа 1а. Подробнее об этом мы рассказывали в отдельном материале.

Несмотря на то, что в форму УПД подобные изменения не вносились, во избежание налоговых рисков налогоплательщику необходимо самостоятельно дополнить форму УПД с учетом внесенных поправок (Письмо ФНС от14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).

Кто может применять УПД

Перечень операций, для оформления которых может использоваться УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так, организации и ИП могут применять УПД для оформления, в частности, следующих фактов хозяйственной жизни:

  • отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу);
  • отгрузка товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров;
  • передача имущественных прав;
  • передача результатов выполненных работ;
  • оказание услуг;
  • отгрузка (передача) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

При этом приведенный перечень операций, которые можно оформлять УПД, не является исчерпывающим (Письмо ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Свое решение применять УПД в бухгалтерском учете организация должна закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета. А если универсальный передаточный документ будет использоваться также вместо счета-фактуры, это необходимо предусмотреть и в Учетной политике в целях налогообложения.

Образец заполнения УПД

Рекомендации по заполнению УПД приведены в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Покажем на условном примере образец заполнения универсального передаточного документа, используемого одновременно как счет-фактура и передаточный документ (статус УПД «1»). При этом в форму УПД был включен реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Универсальный передаточный документ

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять

Обновление: 29 июня 2017 г.

В 2013 году ФНС России ввела в гражданский оборот новую форму первичного документа – УПД (универсальный передаточный документ). Когда можно применять УПД? Для чего нужна эта форма? Кто может ее использовать и что для этого сделать? Расскажем в этой статье.

Назначение УПД

21.10.2013 налоговики написали Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, которым была доведена форма нового учетного документа, а также даны разъяснения по поводу того, для чего она вводится, как ее применять и заполнять.

Налоговики акцентировали, что новая форма является рекомендуемой. Ее основная цель — упростить оформление хозяйственных операций, когда вместо нескольких документов, используемых для оформления и содержащих дублирующие реквизиты, можно составить один универсальный. Форма УПД объединяет в себе реквизиты счета-фактуры и документа, оформляющего передачу материальных ценностей (ТОРГ-12, ОС-1, ТТН, М-15).

Кто применяет УПД?

Данную форму могут применять любые компании и предприниматели. Делать это они могут независимо от режима налогообложения. То есть компании и ИП на специальных налоговых режимах также могут ее использовать. Ею могут пользоваться и налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС. В этих случаях они используют УПД в качестве первичного документа.

УПД могут использоваться:

  • при поставках, подрядных работах, оказании услуг;
  • по сделкам по передаче имущественных прав;
  • при осуществлении посреднических операций и т.д.

Отдельные виды сделок и лиц, участвующих в их совершении, приведены во втором приложении к указанному выше письму ФНС.

При этом УПД является рекомендуемой формой. Налогоплательщики сами решают, использовать ли ее для оформления хозяйственных операций, отражая это решение в учетной политике. Причем ничто не мешает принять решение об использовании этих форм, например, по одним видам сделок или операций, с применением обычных счетов-фактур – по другим. Когда можно применять универсальный передаточный документ, следует указать в учетной политике. Например, компания может перейти на работу с УПД по договорам подряда, а по иным видам договоров продолжать использовать счета-фактуры и стандартные первичные документы. Впрочем по разъяснениям ФНС допускается смешанное применение УПД в рамках одного и того же договора. Например, когда при периодических поставках на одну партию оформлен УПД, а на другую — товарная накладная. Такой вывод обоснован в Письме от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.

Виды УПД

УПД может использоваться в 2-х вариантах:

  • либо одновременно как счет-фактура и передаточный документ;
  • либо только как документ, подтверждающий передачу материальных ценностей.

В первом случае в УПД указывается статус документа 1, во втором – 2. В зависимости от варианта использования предусмотрены разные правила заполнения этих документов.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ можно будет применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. Счет-фактура при этом оформляется при необходимости отдельно.

Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *