0

Унифицированные формы приказов по основной деятельности

Приказы

Очистить

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

  • Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
  • Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
  • Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  • Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
  • Уход в отпуск.
  • Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Регистрация

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

  • Приказ о внесении изменений в коллективный договор1414
  • Приказ о выводе из эксплуатации котла756
  • Приказ на право второй подписи1368
  • Приказ о запрете употребления пищи на рабочем месте1428
  • Приказ о внесении изменений в график отпусков1570
  • Приказ о продлении срока расследования несчастного случая1797
  • Приказ об устранении нарушений, выявленных в ходе проверки2390
  • Приказ о выдаче моющих средств1986
  • Приказ о продлении срока действия инструкций по охране труда2144
  • Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом1693
  • Приказ о создании уголка по охране труда1212
  • Приказ о предоставлении учебного отпуска2283
  • Приказ о распределении обязанностей между руководством2720
  • Приказ о создании комиссии по трудовым спорам2082
  • Приказ об оказании материальной помощи3406
  • Приказ о предоставлении дня отдыха для сдачи крови1580
  • Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы2495
  • Приказ о стирке спецодежды на предприятии1731
  • Приказ об осуществлении закупки у единственного поставщика1533
  • Приказ о закреплении топливных карт за водителями1721
  • Приказ о трехступенчатом контроле по охране труда на предприятии1776
  • Приказ об организации дежурства в выходные и праздничные дни3591
  • Приказ об утверждении плана мероприятий по охране труда2521
  • Приказ об утверждении норм расхода топлива4927
  • Приказ о благотворительной помощи2463
  • Приказ о снятии с учета транспортного средства2732
  • Приказ об утверждении графика документооборота2713
  • Приказ о соблюдении скоростного режима водителей1778
  • Приказ о возложении обязанностей диспетчера по выдаче путевых листов2334
  • Приказ о снятии квалификационной категории в связи с ее окончанием2165
  • Приказ об уборке помещений3972
  • Приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников2105
  • Приказ о премировании генерального директора1161
  • Приказ о создании тарификационной комиссии1695
  • Приказ о недопущении составления неофициальной отчетности и использования поддельных документов1678
  • Приказ об утверждении структуры организации3335
  • Приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте2877
  • Приказ о проведении тренировки по эвакуации людей при пожаре2828
  • Приказ о назначении директора ООО5591
  • Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника4454
  • Приказ о задержке выплаты заработной платы2049
  • Приказ об обеспечении экологической безопасности на предприятии1578
  • Приказ о формировании кадрового резерва1422
  • Приказ о выплате пособия на погребение работника2135
  • Приказ о назначении ответственного за размещение информации на сайте2120
  • Приказ о переносе отпуска по инициативе работника2634
  • Приказ о переносе выходного дня на другой день2569
  • Приказ о занесении на доску почета2182
  • Приказ о награждении почетной грамотой2900
  • Приказ о закреплении телефона за сотрудником1787
  • Приказ о запрете видеосъемки на предприятии1394
  • Приказ о запрете распития спиртных напитков на рабочем месте2625
  • Приказ о диспансеризации работников2369
  • Приказ о размещении плана закупок и плана-графика по 44-ФЗ1654
  • Приказ о режиме работы организации5512
  • Приказ о выводе продукта из ассортимента719
  • Приказ о проверке вентиляционных систем1431
  • Приказ об отказе от применения локальных нормативных актов862
  • Приказ об освобождении от стажировки на рабочем месте1555
  • Приказ об освобождении от инструктажа на рабочем месте1861
  • Приказ о действиях работников при обнаружении пожара2083
  • Приказ об отказе от оформления кассовых документов565
  • Приказ об отмене надбавки3213
  • Приказ о стажировке водителя2959
  • Приказ о стажировке электротехнического персонала1889
  • Приказ о запрете въезда на территорию предприятия2413
  • Приказ об утверждении вводного инструктажа1777
  • Приказ о закреплении оружия в ЧОП1871
  • Приказ о взыскании материального ущерба с работника1875
  • Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами2154
  • Приказ об окончании временного перевода1714
  • Приказ о проведении замеров расхода топлива2585
  • Приказ о назначении самого себя главным бухгалтером1812
  • Приказ о закреплении наставника за молодым специалистом3838
  • Приказ о выплатах стимулирующего характера2466
  • Приказ о введении зимних норм расхода топлива2217
  • Приказ об изменении юридического адреса организации2835
  • Приказ о штрафах на предприятии3631
  • Приказ о выводе лифта из эксплуатации1664
  • Приказ о переводе на дистанционную работу2909
  • Приказ о списании автотранспортных средств2836
  • Приказ о закреплении печати за ответственным лицом3802
  • Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях2056
  • Приказ о списании кредиторской задолженности1981
  • Приказ о введении видеонаблюдения в организации4167
  • Приказ о консервации и расконсервации основных средств3745
  • Приказ о списании бланков строгой отчетности2831
  • Приказ о разработке инструкций по охране труда1925
  • Приказ о разработке должностной инструкции1902
  • Приказ о размещении информации на сайте1353
  • Приказ о размене в кассе2969
  • Приказ о назначении ответственного за производство работ на объекте7312
  • Приказ о премировании сотрудников2868
  • Приказ о продлении полномочий генерального директора5796
  • Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства2304
  • Приказ о порядке осмотра и закрытия помещений3478
  • Приказ о порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара3377
  • Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок3476
  • Приказ о выводе здания из эксплуатации2568
  • Приказ о выводе из эксплуатации генерирующего оборудования892
  • Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов4373
  • Приказ о назначении комиссии по вводу в эксплуатацию ОС4399
  • Приказ о назначении комиссии СОУТ3676
  • Приказ на утверждение расчетного листка5792
  • Форма Т-116. Приказ о соблюдении трудовой дисциплины5771
  • Приказ о постановке на баланс основных средств7033
  • Приказ о представительских расходах3576
  • Приказ о присвоении разряда рабочему4028
  • Приказ о проведении рекламной акции5165
  • Приказ о создании бригады4517
  • Приказ об изменении тарифной ставки4576
  • Приказ об утверждении положения о персональных данных6231
  • Приказ об отмене совмещения должностей6369
  • Приказ о введении новой должности в штатное расписание6476
  • Приказ о выдаче спецодежды на предприятии7783
  • Приказ об утверждении бланка организации4864
  • Приказ о ненормированном рабочем дне2800
  • Приказ о расширении зоны обслуживания5890
  • Приказ о возмещении расходов сотруднику6329
  • Приказ о нумерации приказов5651
  • Приказ о перерасчете заработной платы3620
  • Приказ об утверждении прейскуранта цен на услуги7105
  • Приказ об удержании денежных средств из заработной платы6412
  • Приказ о пропускном режиме в организации6472
  • Приказ о направлении на курсы повышения квалификации5673
  • Приказ о проведении мероприятия7806
  • Приказ о работе в выходной день12122
  • Приказ об утверждении положения о командировках4601
  • Приказ о приостановлении деятельности ООО5050
  • Приказ о надбавке к заработной плате8874
  • Приказ о назначении заместителя директора ООО7588
  • Приказ об отгуле за ранее отработанное время5870
  • Приказ на списание дебиторской задолженности3823
  • Приказ о продлении срочного трудового договора4918
  • Приказ об установлении неполного рабочего времени11048
  • Приказ о прохождении производственной практики9906
  • Приказ о надбавке за выслугу лет7532
  • Приказ о назначении ответственного за производственный контроль8672
  • Приказ о производственном контроле8452
  • Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов8654
  • Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство9055
  • Приказ о назначении коммерческого директора6072
  • Приказ о назначении ответственного за делопроизводство6804
  • Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство9353
  • Приказ на отпуск с последующим увольнением4501
  • Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск8738
  • Приказ о доплате за вредные условия труда8345
  • Приказ о допуске к самостоятельной работе после стажировки8812
  • Приказ о простое по вине работодателя5113
  • Приказ о закреплении оборудования за работниками8917
  • Приказ об изменении сроков командировки5114
  • Приказ о внесении изменений в положение об оплате труда9704
  • Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак10567
  • Приказ о совмещении должностей8381
  • Приказ об изменении условий трудового договора6685
  • Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Образец9893
  • Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО. Образец8816
  • Приказ о сверхурочной работе4511
  • Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени8640
  • Форма Т-5. Приказ о переводе работника на другую работу2737
  • Приказ о неразглашении коммерческой тайны6297
  • Приказ о переименовании должностей6999
  • Приказ об отмене лимита кассы8908
  • Приказ об установлении лимита кассы9432
  • Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера10668
  • Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию теплоустановок10249
  • Приказ о завершении специальной оценки условий труда9155
  • Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию8135
  • Приказ о выдаче молока за вредные условия труда6092
  • Приказ о внесении изменений в план-график по 44-ФЗ8816
  • Приказ о замене отпуска денежной компенсацией3436
  • Приказ о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте13261
  • Приказ о защите персональных данных работников4258
  • Приказ о назначении ответственного за архив8273
  • Приказ о назначении ответственного по охране труда10539
  • Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных10773
  • Приказ по результатам инвентаризации10082
  • Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки3130
  • Приказ о выплате дивидендов учредителям6558
  • Приказ о введении в действие должностных инструкций6175
  • Приказ о смене печати организации11061
  • Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка9686
  • Приказ о назначении водителя-наставника5424
  • Приказ о проведении ревизии в магазине7332
  • Приказ о внесении изменений в учетную политику9582
  • Приказ о выдаче подотчетных сумм8932
  • Приказ об утверждении путевого листа4846
  • Приказ о внесении изменений в состав комиссии13510
  • Приказ о смене материально-ответственного лица11292
  • Приказ об отмене командировки6776
  • Приказ об увеличении объема работ10212
  • Приказ о замещении временно отсутствующего работника10683
  • Приказ о доплате до МРОТ10577
  • Приказ о лишении премии работника7162
  • Приказ о проведении инструктажей по пожарной безопасности8361
  • Приказ о выводе из эксплуатации крана7432
  • Приказ о модернизации основного средства7792
  • Приказ о замене молока денежной компенсацией8514
  • График сменности и приказ его утверждения19690
  • Приказ о стажировке вновь принятого работника11250
  • Приказ об утверждении проектной документации заказчиком10237
  • Приказ о внутреннем совместительстве7742
  • Приказ о прохождении медосмотра на предприятии10984
  • Приказ о запрете курения на территории предприятия8988
  • Приказ о проведении субботника в организации10302
  • Приказ о полной материальной ответственности11856
  • Приказ о закреплении транспортного средства за водителем18300
  • Приказ о закрытии обособленного подразделения8987
  • Приказ о назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности9450
  • Приказ о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет17498
  • Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора18493
  • Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек8938
  • Приказ о создании рабочей группы13145
  • Приказ об утверждении учетной политики13557
  • Приказ о внесении изменений в приказ20233
  • Приказ об отзыве из отпуска8814
  • Приказ по личному составу9519
  • Приказ об отстранении работника от работы10699
  • Как правильно создать приказ о создании комиссии21110
  • Приказ о повышении заработной платы работникам12726
  • Приказ об утверждении положения об оплате труда9022
  • Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска22340
  • Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора13109
  • Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка19775
  • Составляем приказ о суммированном учете рабочего времени6528
  • Приказ о сроках выплаты заработной платы16476
  • Приказ об изменении режима рабочего времени11981
  • Приказ о назначении контрактного управляющего5543
  • Приказ о внедрении профстандартов в организации10558
  • Приказ об увеличении оклада15737
  • Приказ об утверждении номенклатуры дел13881
  • Приказ о создании обособленного подразделения13754
  • Приказ о подотчетных лицах15967
  • Приказ об утверждении должностных инструкций14399
  • Приказ на право подписи первичных документов18272
  • Приказ на утверждение штатного расписания22556
  • Приказ о внесении изменений в штатное расписание8949
  • Приказ о замечании сотруднику16268
  • Приказ об индексации заработной платы13604
  • Приказ по охране труда19982
  • Приказ о проведении аттестации работников15653
  • Образец приказа о служебном расследовании в отношении работника18912
  • Приказ о снятии дисциплинарного взыскания5271
  • Приказ об изменении оклада12293
  • Приказ об утверждении графика отпусков9033
  • Приказ о списании основных средств15286
  • Приказ об объявлении выговора19407
  • Приказ о поощрении работника. Формы Т-11 и Т11а17868
  • Приказ о сокращении численности работников10669
  • Образец приказа о переводе на другую должность21564
  • Приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-2213302
  • Приказ о дисциплинарном взыскании13350
  • Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность26107
  • Приказ о назначении ответственного лица48309
  • Приказ о назначении главного бухгалтера13388
  • Приказ о назначении генерального директора16178
  • Приказ об отмене приказа на отпуск16546
  • Приказ об отмене приказа. Бланк формы и образец заполнения20836
  • Форма Т-8. Приказ об увольнении сотрудника. Образец и бланк27726
  • Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-98071
  • Приказ о приёме на работу. Бланк и образец заполнения по форме Т-118884
  • Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-624575

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу

Как присвоить номер приказу

Итоги

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  • «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
  • ;
  • «Новый типовой бланк трудовой книжки».

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кадровое делопроизводство: распорядительная документация

Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Распорядительные документы согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.

Первая группа – приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

Вторая группа — приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры — прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.

Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.

Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

В соответствии с общими требованиями государственного стандарта — «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.

Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).

Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» должна содержать:

«перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа».

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ).

Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Обратите внимание!

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.

Кроме того, говоря о порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»:

«В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу подробнее.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В случаях, установленных законом, приказы обязательно должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом (статьи 371, 82 ТК РФ).

Круг работников, которым предоставляется право подписывать и визировать приказы по личному составу, определяется работодателем в соответствующем локальном нормативном акте. Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, издавшее этот приказ.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

1. простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

2. сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

1. индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;

2. сводные — содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ не целесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Можно рекомендовать выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении — причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания, согласно статьям 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Порядок регистрации и нумерации приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В пункте 4.1.4 Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», отмечено лишь, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу можно рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

— при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у — об увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);

— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет:

Номер статьи Вид документа Срок хранения документов <*> Примечание
1 2 3 4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
6 Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации и другое) к ним: <1.> Присланные для сведения – до минования надобности <2.> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках– 5 л.
а) по основной деятельности Пост. <1>
б) по личному составу 75 л. <2> ЭПК
в) по административно-хозяйственным вопросам 5 л.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *