0

Удержание подотчетных сумм из заработной

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Но!

Сумма невозвращенных подотчетных средств отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению плана счетов N 94н), если:

  • работник не отчитался в установленные сроки;
  • авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
  • нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

Тогда проводка имеет вид:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция.

В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

  • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
  • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
  • Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

См. также:

  • Документ Авансовый отчет
  • Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
  • Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
  • Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт

Кт

Описание операции

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

20–44

Начислена заработная плата сотруднику

Удержан НДФЛ из зарплаты

Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт

Кт

Описание операции

Списан долг на основании приказа

Удержан НДФЛ с суммы списанного долга

Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга

14.10.2019Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

В соответствии с приказом руководителя от 15.05.2019 сотрудник был направлен в командировку в г. Кемерово. Руководителем с использованием корпоративной карты были приобретены авиабилеты на дату 27.05.2019 в сумме 14 000 руб. и переданы сотруднику. Также 24.05.2019 на карту сотрудника был перечислен аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб.

27.05.2019 сотрудник не вылетел в командировку, на имя руководителя написал объяснительную, что опоздал на самолет. Также сотрудник написал заявление от 27.05.2019 об уходе в неоплачиваемый отпуск и заявление, в котором просит удержать из его заработной платы суммы 14 000 руб. за билеты и 50 000 руб. за неиспользованные командировочные. Позднее сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию с 25.06.2019. После расчета заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и удержания из этих сумм суммы задолженности перед организацией сотрудник не погасил свой долг в сумме 18 000 руб. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Исходя из официальных разъяснений, денежные суммы, не использованные по назначению и не возвращенные подотчетным лицом, рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако такая позиция небесспорна.

При налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно признать при списании безнадежного долга.

Бухгалтерские проводки приведены ниже.

Обоснование позиции:

Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Кроме того, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

НДФЛ

Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. К доходам налогоплательщика в натуральной форме относится, в частности, оплата за него товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Перечень освобождаемых от налогообложения доходов приведен в ст. 217 НК РФ, в числе которых все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким расходам относятся, в том числе суточные (в пределах лимита), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Сами по себе денежные средства, полученные работником в подотчет, не образуют для него экономической выгоды, поскольку выдаются на возвратной основе и представляют собой дебиторскую задолженность работника перед организацией — он должен отчитаться о расходовании выданных ему денежных средств либо вернуть неизрасходованный остаток (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@, смотрите также письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).

Даже признание задолженности налогоплательщика безнадежной к взысканию и списание ее с баланса организации не дает прямых оснований для определения налогооблагаемого дохода у бывшего работника (при условии, что организация не является взаимозависимой по отношению к нему).

Доход, облагаемый НДФЛ, возникнет у бывшего работника только в случае прекращения его обязательства перед организацией-кредитором, например при прощении долга (ст. 415 ГК РФ). Лишь в этот момент у такого налогоплательщика возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход в размере суммы прощеной задолженности (письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-05/33557, от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 29.05.2018 N 03-04-06/36301 и др.).

Таким образом, полагаем, что до принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощения долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов, то вопрос обложения страховыми взносами суммы непогашенной задолженности физического лица является неоднозначным. Если придерживаться официальных разъяснений, то в случае, когда работодатель принимает решение не удерживать выданные в подотчет денежные суммы, не использованные по назначению, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ). Очевидно, что оснований применять к таким выплатам положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ не имеется. Такая позиция прослеживается, например, в письмах Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@. Смотрите также п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, от 07.10.2013 N 17-4/1647 (применительно к аналогичным положениям действующего до 2017 года Федерального Закона N 212-ФЗ).

Сказанное актуально и для страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В то же время применительно к рассматриваемой ситуации такой вывод небесспорен.

  • Во-первых, если организация не намерена прощать бывшему работнику непогашенный долг, то говорить о возникновении объекта обложения страховыми взносами преждевременно.
  • Во-вторых, в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Поэтому, формально, денежные средства в размере прощеного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами.

Стоимость авиабилетов, оформленных на имя бывшего работника, на наш взгляд, не облагается страховыми взносами ввиду отсутствия объекта обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

При налогообложении прибыли организация может учесть любые расходы, соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и при этом не поименованные в ст. 270 НК РФ. Поскольку командировка не состоялась, то рассматриваемые затраты не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), что в полной мере относится и к неиспользованному авиабилету.

Отметим, что финансовое ведомство допускает возможность учета при налогообложении прибыли убытков, понесенных налогоплательщиком в случае отмены командировки, при их соответствии вышеуказанным критериям (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Однако при указанных в вопросе обстоятельствах расходы, связанные с несостоявшейся по вине работника командировкой, сложно признать экономически оправданными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, признать при налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно только в качестве безнадежного долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Списание нереальной к взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов… утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Учитывая увольнение работника до погашения им задолженности, бухгалтерские проводки, по нашему мнению, могут выглядеть следующим образом:

Д 94 К 71

— 64 000 руб. (14 000 руб. + 50 000 руб.) — определена сумма убытка в связи с несостоявшейся командировкой по вине работника;

Пример

В апреле 2018 г. из кассы организации ООО «Стиль» сотруднику Липатову Э.П. выданы под отчет денежные средства на хозяйственные расходы в сумме 6 000 руб. на один месяц. По истечении установленного срока авансовый отчет по расходованию полученной суммы сотрудником не предоставлен, возврат аванса не произведен. По распоряжению руководителя организации неизрасходованная и своевременно невозвращенная сумма удерживается из заработной платы сотрудника. Липатов Э.П. ни сумму, ни основание удержания не оспаривает.

Выполняются следующие действия:

  1. Настройка вида удержания.
  2. Регистрация и расчет удержания задолженности по подотчетным суммам.

Настройка вида удержания

  1. Раздел Настройка – Удержания.
  2. Кнопка Создать.
  3. В поле Наименование заполните название вида удержания, в нашем примере – Удержание подотчетных сумм (рис. 1).
  4. Флажок Удержание больше не используется устанавливается в случае, если на предприятии данное удержание больше не используется.
  5. На закладе Основное:
    • в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение удержания выберите значение Удержание в счет расчетов по прочим операциям. В поле Удержание выполняется – значение Ежемесячно (такое удержание можно назначить в качестве планового с помощью документа Удержание по прочим операциям, а его расчет будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов). В поле Вид операции по зарплате выберите значение Удержание неизрасходованных подотчетных сумм. Флажок Удерживается при расчете первой половины месяца установите, если удержание должно учитываться при расчете аванса с помощью документа Начисление за первую половину месяца, а также при выплате в межрасчетный период;
    • в разделе Расчет и показатели установите переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой. Установите флажок Является взысканием, так как это удержание должно производиться с учетом ограничения общей суммы удержаний с сотрудника в соответствии со ст. 138 ТК РФ.

Рис. 1

  1. Закладка Расчет базы недоступна (закладка становится доступной, если в формуле используется показатель Расчетная База, т.е. при расчете удержания предполагается использование результатов расчета начислений).
  2. На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование удержания. Оно будет выводиться в различных отчетах по удержаниям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание удержания для справки.
  3. Кнопка Записать и закрыть.

<<- вернуться в начало статьи

Регистрация и расчет удержания задолженности по подотчетным суммам

Сумма удержания определяется с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. За май 2018 г. сотруднику начислено по окладу 80 000 руб., с доходов сотрудника исчислен НДФЛ в сумме 10 400 руб. Общий размер удержаний по инициативе работодателя не может превышать 20% заработка сотрудника (ст. 138 ТК РФ). Максимальная сумма удержания за март составляет: (80 000 руб. – 10 400 руб.) * 20% = 13 920 руб. В нашем примере задолженность сотрудника по подотчетным суммам составляет 6 000 руб., что не превышает максимально возможную сумму удержания.

Для назначения сотруднику удержания задолженности по подотчетным суммам используется документ Удержание по прочим операциям. Кроме того, с помощью данного документа можно изменить или прекратить ранее назначенное на продолжительный период удержание.

  1. Раздел Зарплата – Алименты и другие удержания.
  2. Кнопка Создать. Выберите вид документа Удержание по прочим операциям.
  3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотруднику которой вводится сумма удержания (рис. 2).
  4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
  5. В поле Сотрудник выберите сотрудника из справочника Физические лица, который имеет задолженность по подотчетным суммам.
  6. В поле Удержание укажите вид удержания (для выбора доступны виды удержаний с назначением Удержание в счет расчетов по прочим операциям). В нашем примере — Удержание подотчетных сумм.
  7. Если сотрудник работает на нескольких местах работы — на основном месте работы и по внутреннему совместительству, то в поле Рабочее место имеется возможность выбрать, с начислений по какому рабочему месту следует выполнять удержание. По умолчанию установлено значение Все рабочие места, т.е. удержание назначается по всем рабочим местам. В нашем примере поле недоступно для редактирования, т.к. сотрудник работает только по основному месту.
  8. В поле С укажите дату, с которой будет производиться удержание. В поле удерживать по укажите дату, после которой удержание производить не следует. Если окончание периода не задано, впоследствии прекратить удержание можно другим экземпляром документа. Обратите внимание, если требуется изменить сведения об удержании в документе его назначения «задним числом» (например, неверно был введен его размер), то при очередном расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Доначисления, перерасчеты — Удержания будет произведено доудержание или возврат ранее удержанного за прошлые периоды суммы удержания (если не отключен автоматический перерасчет). В нашем примере укажите один день удержания задолженности – 04.05.2018.
  9. В поле Размер укажите сумму удержания. В нашем примере – 6 000 руб.
  10. Если необходимо производить плановое удержание до определенного предела, то установите флажок Прекратить удержание по достижению предела и укажите сумму.
  11. Кнопка Провести и закрыть.

Рис. 2

Расчет удержания задолженности по подотчетным суммам производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) (рис. 3).

  1. Для автоматического заполнения и расчета документа используйте кнопку Заполнить или Подбор.
  2. При заполнении документа в табличную часть на закладке Удержания вносятся строки по всем видам удержаний, назначенным сотрудникам.

Рис. 3

При синхронизации данных с бухгалтерской программой суммы удержанной задолженности по подотчетным суммам из зарплаты сотрудников отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

<<- вернуться в начало статьи

Заявление на удержание подотчетных сумм

Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали .

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Как удержать подотчетные суммы у работника?

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты

Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.

Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.

Пред. / След. Скачать форму заявления на удержание подотчетных сумм из зарплаты работника можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *