0

Учет списания ГСМ в бюджетных учреждениях

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

В соответствии с пунктом 63 Инструкции №25н счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола и так далее.

Под горюче-смазочными материалами (далее – ГСМ) следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

ГСМ, как и все материальные запасы, принимаются к учету по фактической стоимости, порядок определения которой зависит от их способа поступления в организацию. ГСМ могут приобретаться за плату у поставщиков.

Кроме того, бюджетные организации могут получить ГСМ безвозмездно. Фактическая себестоимость ГСМ, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется как их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате их продажи.

При безвозмездном получении ГСМ бухгалтер отражает эту операцию следующим образом:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг).

ГСМ могут приобретаться организациями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам.

За наличный расчет ГСМ приобретаются на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается приказом руководителя.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, а так же их размеры, законодательно не ограничен. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки, а точнее — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет по форме 0504049.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники.

На чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

— наименование организации;

— идентификационный номер организации-налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

В чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 Письма Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» на чеке должна содержаться следующая информация:

— заводской номер машины;

— программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

— порядковый номер операции;

— дата продажи (покупки);

— время продажи (покупки);

— сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

— марка нефтепродуктов;

— идентификатор (номер) оператора;

— количество нефтепродуктов;

— номер топливораздаточной колонки;

— вид оплаты;

— номер карты при безналичной оплате;

— сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

— поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Пример 1.

Предположим, что водитель легкового автомобиля Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа получил из кассы образовательного учреждения денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей.

Приказом по образовательному учреждению установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС:

Чек №00152703 от 7 августа 2006 года на сумму 720 рублей;

Чек №00765442 от 10 августа 2006 года на сумму 630 рублей;

Чек №02150016 от 12 августа 2006 года на сумму 450 рублей.

Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия произвела следующие бухгалтерские записи:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
1 105 03 340 1 208 22 660 1 800 Приняты к учету ГСМ, приобретенные за наличный расчет (720 + 630 + 450)

Окончание примера.

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление №78). Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения талонов на ГСМ бюджетная организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

Учет талонов на ГСМ в бюджетной организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов.

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

При приобретении ГСМ по талонам в случае, когда право собственности на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская запись будет следующего содержания:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Как было уже отмечено ранее, списание использованного топлива производится на основании норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

— норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;

— норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;

— порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;

— справочные нормативы по расходу смазочных материалов;

— значения зимних надбавок;

— другие данные.

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением №78.

В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Номер формы Наименование формы
3 Путевой лист легкового автомобиля
3 спец. Путевой лист специального автомобиля
4 Путевой лист легкового такси
4-С Путевой лист грузового автомобиля
4-П Путевой лист грузового автомобиля
6 Путевой лист автобуса
6 спец. Путевой лист автобуса не общего пользования
8 Журнал учета движения путевых листов
1-Т Товарно-транспортная накладная

Если организация принимает решение самостоятельно разработать форму путевого листа, эта форма и порядок ее заполнения и составления должны быть утверждены как приложение к учетной политике организации.

Путевой лист действителен только на один день или смену. И лишь в том случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.

Многие организации выдают путевые листы на неделю, десять дней или месяц. Налоговые органы, устанавливая при проверке такие факты, считают, что данные организации относят суммы ГСМ на расходы неправомерно, поскольку путевые листы должны выписываться ежедневно. Существующая арбитражная практика свидетельствует о том, что есть и другие мнения на этот счет.

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 года по делу №А56-22408/03 рассмотрел ситуацию типичную для многих фирм, использующих автомобили исключительно для нужд организации: для перевозки руководства, доставки документов и так далее. Налоговая инспекция обратилось с жалобой на то, что Общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, ссылаясь на то, что путевые листы легковых автомобилей, представленные Обществом, оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.

Суд признал нерациональным ежедневную выписку путевых листов на такие поездки. Свое решение суд обосновал тем, что путевые листы оформлены в соответствии с законодательством, их форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. Основанием для списания бензина, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных ГСМ.

В Письме Минфина Российской Федерации от 16 марта 2006 года №03-03-04/2/77 сказано, что первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ, должны составляться таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Далее в Письме сказано следующее:

«В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика».

Аналогичное мнение содержится и в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. Специалисты Минфина считают, что если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Во всех путевых листах помимо реквизитов, предусмотренных для каждой формы, указываются следующие данные, общие для всех форм:

— показания спидометра;

— пробег автотранспортного средства;

— марка и количество выданного топлива;

— остаток топлива при выезде;

— остаток топлива по возвращении;

— расход топлива по норме;

— расход топлива фактический;

— экономия топлива;

— перерасход топлива.

Рассмотрим заполнение путевого листа на примере формы №3 «Путевой лист для легкового автомобиля». Но перед этим обратим внимание читателей на Письмо Росстата от 3 февраля 2005 года №ИУ-09-22/257 «О путевых листах», касающееся порядка применения путевых листов легкового автомобиля. В письме, в частности, сказано следующее:

«Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов».

Нередко организации задают вопрос о том, можно ли не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля. Ответ на этот вопрос дан в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. В ответе сказано, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными. По мнению специалистов Минфина путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Пример 2.

Место для штампа организации ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ НБ (серия) №15 «20» _июня____ 2006 г. ———¬ ¦ Коды ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0345001¦ +——-+ Организация ОмГУ, 644042 г. Омск пр. Маркса,26 39-63-62 по ОКПО¦ 01 ¦ наименование, адрес, номер телефона L——— ———¬ Марка автомобиля ___Ваз 2107____________________________ ¦ ¦ +———+ Государственный номерной знак К 315 ВН 55 Гаражный номер ¦ 2 ¦ +———+ Водитель Первушин Иван Сидорович________ Табельный номер ¦ 35 ¦ фамилия, имя, отчество L——— Удостоверение №____345267_________ Класс _____В_________ стандартная, ограниченная Лицензионная карточка ————————- ненужное зачеркнуть Регистрационный №_______________ Серия _________ №________ Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ¦ —— В распоряжение _ОмГУ ___________¦ Показание спидометра, км ¦7824 наименование ¦ Выезд разрешаю L—- ———-¬¦ Механик _______ _Захаров В.Н._ __бухгалтерия_________ L———-¦ подпись расшифровка организация ¦ подписи ¦ Автомобиль в технически Адрес подачи _г. Омск ____________¦ исправном состоянии принял __пр. Маркса, 26__________________¦ Водитель ______ _Первушин И.С. __________________________________¦ подпись расшифровка ¦ подписи ————-¬¦ Время выезда из ¦09 ч.00 мин ¦¦ ————T——-¬ гаража, ч, мин. L————-¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦ ¦ +———-+——-+ Диспетчер- ¦ L АИ-92 + — нарядчик _______ _Марченко А.Д.___¦ Движение горючего подпись расшифровка ¦ ————¬ подписи ¦ ¦количество,¦ ————-¬¦ ¦ л ¦ Время возвращения в ¦18 ч.00 мин ¦+——————+————+ гараж, ч, мин. L————-¦ Выдано: ¦ ¦ ¦ по заправочному +————+ Диспетчер- ¦ листу №__________¦ 20 ¦ нарядчик _______ _________________+——————+————+ подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ ¦ подписи ¦ при выезде ¦ 7 ¦ __________________________________¦ при возвращении ¦ 16 ¦ Опоздания, ожидания, простои в ¦ Расход: по норме ¦ 11 ¦ пути, заезды в гараж и прочие ¦ фактический ¦ 11 ¦ отметки __________________________¦ Экономия + + __________________________________¦ Перерасход L———— __________________________________¦ __________________________________¦ Автомобиль принял. Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- ¦ щении в гараж, км ———¬ ¦ ¦ 7934 ¦ ¦ L——— Автомобиль сдал ¦ водитель _______ _Первушин И.С____¦ Механик _______ _Захаров В.Н. подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка М.П. подписи ¦ подписи

Оборотная сторона формы №3

Результат работы автомобиля Расчет заработной платы: за смену: ———¬ ¦ 8,0 ¦ всего в наряде, ч L——— за километраж, руб. коп. ———¬ ¦ ¦ L——— пройдено, км ———¬ за часы, руб. коп. ———¬ ¦ 110 ¦ ¦200 руб ¦ L——— ¦00 коп. ¦ L——— —————————————— ———¬ Итого, руб. коп. ¦200 руб ¦ ¦00 коп. ¦ L——— Расчет произвел бухгалтер__ _________ _МосквинаЛ.П.____________________ должность подпись расшифровка подписи

Окончание примера.

Пробег транспортного средства определяется на основании показаний спидометра, которые должны сниматься и заноситься в путевой лист дважды – при выезде транспортного средства и по возвращении его в гараж. При этом показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предшествующего дня.

Пробег транспортного средства используется для определения нормируемого количества топлива, причем нормируемое количество топлива определяется по каждому конкретному путевому листу. В каждом путевом листе содержатся данные о количестве топлива при выезде из гаража, количестве полученного водителем топлива и остатке топлива по возвращении в гараж. Данные, содержащиеся в путевых листах, должны быть сверены с данными ведомостей учета выдачи топлива и возврата топлива.

Путем сравнения нормируемого расхода топлива с его фактическим расходом, определяется экономия или перерасход. Если выявлен перерасход, то должны быть установлены его причины.

На основании данных о расходе топлива за определенный период времени фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается следующей бухгалтерской записью:

Дебет 1 401 01 270 «Расходование материальных запасов»

Кредит 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Более подробно с вопросами, касающимися учета ГСМ, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Горюче-смазочные материалы».

Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».

1C в бюджетном учете

Расход бензина водитель организации при выполнении им служебных заданий подтверждает путевым листом, согласно которому производится списание выданного в под отчет израсходованного бензина (талонов на бензин). Безусловно, важно правильно заполнить данный документ, поскольку он является первичным учетным документом не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. В статье рассматривается, как согласно нормам законодательства следует заполнять путевые листы легковых автомобилей, какие типичные ошибки встречаются при их оформлении и как на основании этого документа списать бензин бухгалтеру.
Заполнение путевых листов в бухгалтерском учете в рамках уставной и приносящей доход деятельности — подтверждение правомерности списания горюче-смазочных материалов ( далее по тексту — ГСМ). В налоговом учете, который осуществляется по приносящей доход деятельности, путевые листы подтверждают включение в состав расходов затрат по горюче-смазочным материалам при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) все хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются первичными учетными документами. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте“ (далее — Постановление N 78) утверждена форма путевого листа. Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее — Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.
Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:
а) наименование документа;
б) дата его составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Как показывает практика, бюджетные учреждения используют форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78, так как она содержит информацию, необходимую для списания израсходованных ГСМ. Использование установленной данным постановлением формы путевого листа целесообразно еще и потому, что она привычна и не вызывает дополнительных вопросов у органов ГИБДД при проверке. Ведь путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки, а также дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения задания.
Ошибки оформления путевых листов
Срок оформления
Прежде чем рассмотреть типичные ошибки при заполнении путевых листов, ответим на актуальный и часто задаваемый бухгалтерами вопрос: можно ли выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок, например на неделю? Следует обратиться к Письму N 03-03-04/2/23, согласно которому, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), также подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Заметим, что данное в письме разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Минфин не дал рекомендаций.
Вместе с тем ответ на поставленный вопрос будет неполным, если не учитывать мнение Росстата, представленное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-03-22/257. В соответствии с этим письмом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.
Общие требования
В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, на балансе которой числится автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех соответствующих деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.
Заполнение раздела “Движение горючего“
Особое внимание следует обращать на оформление раздела “Движение горючего“. Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км. пробега.
Если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, то количество приобретенных ГСМ, отраженное по графе “Выдано по заправочному листу N путевого листа, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.
Нередко при определении расхода бензина по норме и фактически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Это неверно. Так, если при подсчете по норме и фактически было израсходовано 4,5 или 6,12 литра, в путевом листе следует указывать именно эти цифры, а не 5 и 6 литров. В данном случае округление приводит к искажению действительного расхода бензина. Применение правил округления, по мнению автора, может быть допустимо только при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому листу.
Расход бензина списывается на основании данных путевых листов. При его списании проверке подлежат обоснованность пробега, расчет расхода. При заполнении графы “Расход по норме“ следует руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03*(2), утвержденными Минтрансом РФ, Департаментом автотранспорта, Федеральным государственным унитарным предприятием “Государственный научно-исследовательский институт“ (далее — Нормы расхода топлива и смазочных материалов). Данный документ применяется всеми организациями любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля им установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива при эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.
По надбавкам Нормами расхода топлива и смазочных материалов установлено только их предельное значение, поэтому каждое учреждение самостоятельно должно определить размер соответствующей надбавки, который закрепляется в приказе руководителя. Контролирующие органы при проверке правильности указания норм расхода топлива в путевом листе сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, с учетом следующих обстоятельств:
1) времени года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается с 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения N 2 к названным нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, применяемый в организации в зимнее время. Она может быть ниже или равна предельной. Например, организация во Владимирской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 10% нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству;
2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;
3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек — до 20% и т.д. Причем в случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;
4) обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии — до 15%, в строенном — до 20%.
Кроме этого, в ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она может быть уменьшена не более чем на 15%.
Часто необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Бухгалтеры при определении норм сталкиваются со следующей проблемой: какую норму расхода топлива установить для автомобиля, если она не утверждена ни одним из нормативных актов? Нормами расхода топлива и смазочных материалов предусмотрено, что в отношении новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, для которых Минтрансом не утверждены базовые нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие временные нормы, разработанные НИИАТ в установленном порядке (по индивидуальным заявкам организаций), действующие до их утверждения Минтрансом при переутверждении или дополнении данного руководящего документа. Таким образом, организации следует обратиться в НИИАТ, чтобы тот, в свою очередь, утвердил норму расхода топлива для данной марки автомобиля.
Как правило, показатели в графах “Расход по норме“ и “Расход фактически“ равны. В случае если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по фактическому расходованию бензина. Если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.
Заполнение обратной стороны путевого листа
На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе “Подпись лица, пользовавшегося автомобилем“ ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.
Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: “Поездки по городу“ или “Езда по городу“. Контролирующие органы также при проверке путевых листов укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как “поездки по городу“, “езда по городу“ или “по заданию организации“, не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Отметка о прохождении водителем медосмотра
Перед выездом водитель должен пройти медосмотр. Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 “О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств“ (далее — Письмо N 2510/9468-03-32) следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“ установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносятся в журнал (Письмо N 2510/9468-03-32). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации или учреждения здравоохранения. В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника. Только после осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указывается дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.
Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии.
При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.
Согласно п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(3), в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(4) и Постановления N 499*(5).
Медосмотр в данном случае как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому если медицинское учреждение, в котором работает водитель, имеет лицензию на осуществление указанного вида медицинской деятельности, то провести предрейсовый медицинский осмотр работника смогут специалисты данного учреждения. В противном случае один из медработников учреждения должен получить соответствующий сертификат.
Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на должностных лиц штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.
Внесение исправлений в путевые листы
Поскольку путевой лист является первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Из него следует, что за исключением кассовых и банковских документов допускается вносить изменения в остальные первичные учетные документы, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление нормы расхода бензина должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).
Порядок списания горюче-смазочных материалов
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. На практике представление путевых листов в бухгалтерию может быть организовано по-разному. Например, ответственное лицо, регистрирующее выезд автомобилей из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), представляет заполненные должным образом путевые листы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (ежедневно, еженедельно либо в конце месяца за месяц). После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина.
Для списания ГСМ бухгалтер использует следующие документы:
— путевые листы;
— авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам — Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н*(6));
— приказы руководителя учреждения, утверждающие:
а) месячный лимит километража пробега автомобиля*(7);
б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;
в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов;
г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;
д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;
— Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).
Первоначально бухгалтер проверяет правильность заполнения всех реквизитов путевого листа. Как следует оформлять данный документ и какие ошибки допускаются при его заполнении, мы рассказывали выше. После того как проверено заполнение путевых листов, бухгалтер сопоставляет сведения, указанные в этих документах, с данными, содержащимися в других документах — приказах руководителя организации. В частности, проверяется:
1. Не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля. В случае превышения установленного лимита без уважительной причины, которой может быть, например, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина использует лимит. При этом следует учитывать, что в данном случае одного приказа на направление работника в командировку на служебном автомобиле будет недостаточно, необходима еще виза руководителя, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля.
2. Соответствие применяемых надбавок к нормам расхода топлива, утвержденным приказом (приказами) руководителя, тем, которые использовались при расчете нормативного расхода топлива.
Далее расчетным путем определяется нормативный расход топлива по данному автомобилю с учетом проделанного километража.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормативное значение расхода топлива для легковых автомобилей рассчитывается по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 х D),
где:
Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Приведем пример расчета нормативного расхода топлива.
Согласно путевому листу автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10), по которому базовая норма расхода топлива составляет 13,0 л/100 км, проехал 332 км, из них:
— 178 — по городу;
— 154 — по области.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Согласно приказам руководителя организации применяются следующие надбавки:
— за эксплуатацию автомобиля в зимнее время — 10%;
— за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. чел. — 10%.
Нормативный расход топлива составит:
— по городу — 27,77 л (0,01 х 13 х 178 км х (1 + 0,01 х 20%);
— по области — 22,02 л (0,01 х 13 х 154 л х (1 + 0,01 х 10%).
Таким образом, по путевому листу было израсходовано 49,79 л бензина.
Данные по нормативному расходованию бензина суммируются по всем путевым листам, и списание бензина производится на общую сумму.
Если согласно путевому листу автомобиль следовал из одного населенного пункта в другой, рекомендуем проверить, правильно ли указано расстояние между ними, воспользовавшись соответствующим справочником.
В бухгалтерском учете списание ГСМ в рамках уставной деятельности отражается так:
Дебет счета 1 401 01 272 “Расходование материальных запасов“
Кредит счета 1 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:
Дебет счета 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 2 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что списание смазочных средств, а именно масел, тормозных жидкостей, тосола и др., происходит также по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок — в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.
В таблице названного нами выше приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.
Налоговый учет приобретения ГСМ
Бюджетные учреждения эксплуатируют автомобиль не только в рамках уставной, но и приносящей доход деятельности, при этом возникает вопрос о признании в целях обложения налогом на прибыль затрат по приобретению ГСМ за счет средств, полученных в рамках ведения предпринимательской деятельности.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми в целях налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль.
Бухгалтеры часто задают вопрос: какими нормами расхода топлива в рамках приносящей доход деятельности следует руководствоваться при отнесении данного вида затрат на расходы при исчислении налога на прибыль? Налоговый кодекс, в частности пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, не содержит положений, позволяющих сделать вывод о том, что затраты на топливо нормируются. Следовательно, организация в рамках приносящей доход деятельности вправе принимать к учету расходы по горюче-смазочным материалам в полном объеме, при условии если они были осуществлены в рамках данной деятельности. Таким образом, норма расходования топлива на 100 км. пробега в рамках приносящей доход деятельности может быть установлена выше общепринятой. Однако для того чтобы избежать конфликтов с проверяющими органами, а также в целях устранения расхождений между уставной и приносящей доход деятельностью, рекомендуем пользоваться общепринятыми нормами расхода топлива.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2019 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ
Скачать образец приказа о списании ГСМ без путевых листов .doc

Тезисно

  1. Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
  2. В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
  3. Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.

Автоматизированный учет путевых листов и ГСМ: от сложного к простому

При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов? Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль, уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.

Чтобы избежать неприятностей, достаточно следовать нескольким рекомендациям.

Совет № 1. Составляйте путевые листы правильно и разборчиво. В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации.

Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе «Путевые листы и ГСМ» форма путевого листа всегда соответствует требованиям текущего законодательства. Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам.

Сэкономить время и исключить непредвиденные ситуации с неразборчивым написанием каких-либо пунктов поможет использование готовых справочников. «Путевые листы и ГСМ» предоставляют возможность завести справочник маршрутов с указанием населенных пунктов, справочник водителей, топливных баков и т д. Процесс подготовки путевого листа занимает считанные минуты.

Автоматизированный учет путевых листов и расхода ГСМ актуален по двум причинам. Во-первых, это гарантия снижения налоговой базы и уплаты пониженного налога на прибыль. Во-вторых, особый контроль расходов на ГСМ в ситуации систематического роста цен на топливо.

Совет № 2. Используйте нормативы расхода ГСМ. Это позволит установить контроль над затратами на ГСМ в организации.

Существуют нормативы, указанные в распоряжении Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Каждая организация самостоятельно решает, применять или нет стандартные нормативы. Понятно, что в каждом конкретном случае ситуация особенная, однако ориентир на какие-либо нормы позволяет своевременно реагировать на появившиеся отклонения.

Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы. Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д.

Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие. В результате снижается риск появления неконтролируемых списаний и утечек ГСМ.

Совет № 3. Если произошло резкое отклонение от нормы расходования ГСМ, разберитесь в причинах. Возможно, не учтен один из факторов, влияющих на расход топливных материалов.

Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать, почему это произошло и что с этим делать. Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.

Как правило, все эти отклонения выявляются в результате инвентаризации, однако, используя ПО, вы сможете осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой период.

Если же в результате инвентаризации была выявлена недостача (количество ГСМ в бухгалтерском учете и данных первичных документов не совпадает с количеством на складе), и недостающее количество ГСМ превышает естественную убыль, установленную законодательством, то в ходе работы инвентаризационной комиссии принимается решение об установлении виновного лица. Если выявить его невозможно, недостача относится на убытки.

Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *