0

Срок сдачи авансового отчета

Содержание

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

Итоги

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления…» от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите .

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет

Кредит

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

Зачтен НДС

Произведена оплата поставщику

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

Удержан долг из заработной платы

Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

  • Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
  • В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
  • В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
  • В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Если нарушен срок сдачи авансового отчета после командировки

Актуально на: 12 апреля 2019 г.

Работнику, направленному в командировку, работодатель должен выплатить суточные, а также возместить стоимость проезда до места назначения и обратно, проживание и иные расходы, оплаченные с ведома работодателя (ст.168 ТК РФ). Для этого работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы (билеты, чеки из гостиницы и др.).

Срок оформления авансового отчета

По общему правилу после возвращения у работника есть 3 рабочих дня, чтобы составить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке (п.26 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). На их основании бухгалтер определяет, какая именно сумма подлежит возмещению с учетом ранее выданного работнику аванса.

Такой же срок установлен и порядком ведения кассовых операций. Авансовый отчет и прилагающиеся документы должны быть представлены работодателю в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы, или со дня выхода на работу сотрудника (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Вместе с тем, не всегда работник может представить авансовый отчет сразу после возвращения. К примеру, если на следующий день или через день после завершения командировки он оказался на больничном. При таких обстоятельствах срок сдачи отчета сдвигается – на период болезни. То есть если, к примеру, работник вернулся из командировки 19.03.2019, вышел на работу 20.03.2019 и не сдал авансовый отчет, а с 21.03.2019 по 25.03.2019 был на больничном, значит, для представления авансового отчета в бухгалтерию у него остается 2 дня – 26.03.2019 и 27.03.2019.

Но бывает, что сотрудники не сдают авансовые отчеты вовремя и без уважительных причин.

Последствия поздней сдачи авансового отчета

Может ли работодатель отказать работнику в возмещении командировочных расходов, если тот представил авансовый отчет и подтверждающие документы позже срока? Нет, не может. Право работника получить возмещение установлено ТК. И нарушение срока сдачи авансового отчета не может являться основанием для невыплаты возмещения.

Отметим, что из-за несвоевременной сдачи отчета будет нарушен порядок ведения кассовых операций. Однако штраф за это работодателю не грозит.

Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера

Работники компаний периодически отправляются в командировки или приобретают для организации различные товары. Подотчетное лицо отчитывается в бухгалтерию и составляет авансовый отчет. Иногда бухгалтеры для перестраховки требуют с подотчетников необязательные документы. В данной статье рассмотрим распространенные заблуждения, касающиеся авансовых отчетов.

Заблуждение № 1. Товарный чек — обязательный документ

Совершая покупку за наличку, подотчетное лицо обычно получает кассовый чек. С недавнего времени большинство продавцов при наличных расчетах обязаны выдавать чеки онлайн-кассы.

Не стоит забывать, что несколько категорий налогоплательщиков освобождены от использования онлайн-касс и по-прежнему выдают бланки строгой отчетности (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кассовый чек относится к документам, подтверждающим оплату. Но современные чеки вполне могут заменить товарные чеки или накладную.

В настоящее время все кассовые чеки должны содержать ряд обязательных реквизитов, среди которых наименование товара (ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в кассовом чеке прописан вид и количество товара, товарный чек не нужен. Ведь в таком случае товарный чек по сути дублирует содержание кассового.

Если же продавец работает без кассового аппарата, он должен выдать бланк строгой отчетности или товарный чек.

Обратите внимание, чтобы в товарном чеке была расшифровка наименований товаров. Недостаточно написать «канцтовары», следует перечислить их виды.

Заблуждение № 2. Нельзя выдавать новый аванс, если не погашен предыдущий

Действительно, такой порядок действовал еще год назад. Бухгалтер не имел права выдать деньги в подотчет, если работник не сдал оставшуюся сумму по ранее выданному авансу.

С 19.08.2017 в подотчет можно выдавать несколько авансов одному сотруднику, даже если он не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

До внесения изменений в Указания ЦБ РФ выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата для организации наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение работы с денежной наличностью.

Важно! Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги. На какой срок выдавать деньги, законодательно не установлено, эти сроки утверждаются внутренними документами компании. Остаток аванса по командировке нужно вернуть в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Несмотря на то что закон не запрещает выдавать несколько авансов, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. ИФНС и ФСС могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 ). Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно.

Заблуждение № 3. НДС по билетам нельзя взять к вычету без счета-фактуры перевозчика

Все бухгалтеры знают: чтобы принять НДС к вычету, нужен счет-фактура. Как же быть с билетами, которые приобретают командированные работники? Ведь к билетам счет-фактура не прилагается.

НДС по билетам компания вправе взять к зачету без счета-фактуры. Но для этого должно соблюдаться условие: сумма налога должна быть прописана в билете (письма Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01 и от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом фразы «в том числе НДС» недостаточно. Из билета должно быть сразу видно, чему равен налог.

В книгу покупок в графу «номер счета-фактуры» заносится номер билета и дата его покупки.

Заблуждение № 4. Деньги можно выдать только на основании заявления работника

Деньги в подотчет работнику выдаются из кассы либо перечисляются на карту.

Еще год назад выдать аванс на хозяйственные нужды или командировку кассир мог только на основании заявления работника. С 19.08.2017 возможности для выдачи денег расширились. В Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У были внесены поправки, согласно которым выдать деньги в подотчет можно по распорядительному документу.

Таким образом, требовать с сотрудника заявление не обязательно.

Выдать деньги в подотчет можно, если есть хотя бы один из документов:

  • заявление работника;
  • распоряжение руководителя (приказ).

Заблуждение № 5. Налоговики снимут затраты по командировке, если отсутствует служебное задание и командировочное удостоверение

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Инструкция для подотчетных лиц

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.

В инструкции нужно предусмотреть:

— срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;

— форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;

— срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);

— срок утверждения авансового отчета руководителем;

— срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.

Касса и подотчет

При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:

— для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо – сам директор организации (вместо заявления он может оформить распоряжение);

— деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

— авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Образец инструкции для подотчетников

Пред. / След. Скачать форму инструкции для подотчетников Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *