0

Служебные автомобили

Какие документы оформить для эксплуатации служебного автомобиля в личных и служебных целях?

Здравствуйте!
Есть мысли о приобретении (или лизинг) на фирму (ООО на ОСНО, транспортные услуги не оказываем) легкового автомобиля для представительских целей (директор будет ездить на деловые встречи с поставщиками и клиентами, ну и видимо без личных поездок не обойдется (например, поездки типа дом-работа). Перечитал пол интернета по поводу организации документов по эксплуатации (возможно из-за этого лишние волнения, т. к. «знакомые» (руководители, не бухгалтера) утверждают, что просто выписал доверенность и пусть катается). Не думаю, что ситуация редкая, и надеюсь, что найдется опытный человек, который подскажет правильно ли я разобрался в ситуации:
Дано: директор, автомобиль, топливная карта (договор с заправкой)
1. Сделать доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописать возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет какие расходы)
2. Оформить приказ о предоставлении авто для использования в личных целях.
3. Оформить соответствующий акт приема-передачи.
4. Оформить доверенность.
5. Создать приказ о том что учет топлива, пунктов назначения, показаний одометра и прочих данных для путевых листов(по своей форме, но со всеми предписанными законом реквизитами) надо брать из электронного устройства авто(Планируется Вольво, на личном опыте знаю, что есть опция которая ведет журнал поездок даже с разделением на служебные и личные(видимо в Швеции, аналогичные проблемы учета) ).

Далее если едет по служебным делам (оформляем путевой лист (без механиков и медиков) и списываем топливо на расходы по полученным СФ), а если по личным заправляет сам. Машина все считает и сохраняет – директор наблюдает. Выкатает полный бак по служебным делам заправится корпоративной топливной картой.
Если вдруг чего ДПС – показывает приказ из пункта 2. и доверенность. Для налоговой путевые листы на служебные поездки есть, документы на покупку ГСМ есть, перечисленные выше приказы и документы есть — следовательно обоснования для учета ГСМ в составе расходов, да и расходов на приобретение и содержание авто есть.
6. Возможно нужен еще приказ о том, что он должен хранить авто около своего дома, т.к около офиса нет возможности. Но, наверное, это уже перебор – и так выдали для личных нужд.
Всё так, или излишне усложняю и развожу кучу лишних бумаг, или наоборот что-то не учел?
Заранее спасибо, за уделенное время.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Темы: КадрыКомпенсацииОрганизация бизнеса

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

  • Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
  • Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
  • Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
  • Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

  • Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
  • Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
  • Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

  • Уменьшение затрат каждой из сторон.
  • Отсутствие строгого правового регулирования.
  • Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
  • Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

  • Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
  • Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
  • Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

  • Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
  • Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
  • Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

Князева Ирина Олеговна

Авто служебного пользования или кому нужны российские машины

1 апреля 1997 года президент РФ Борис Ельцин подписал указ, согласно которому все российские чиновники должны пересесть на российские автомобили. Эту идею подсказал главе государства Борис Немцов, ставший 17 марта того же года первым вице-премьером.

Указ о пересадке госслужащих на отечественные автомобили носил откровенно популистский характер, а «инициативность» в этом контексте Немцова отвечала его политическим амбициям. Измученный нищетой народ довели до того, что он стал падок на любые радикальные идеи, связанные с отчуждением собственности и показательным аскетизмом верхов.

Нереализуемость распоряжения Ельцина-Немцова осознавали даже ближайшие соратники. Так, советник первого вице-премьера Борис Надеждин проявил лояльность шефу и вложил 20 тысяч долларов в новую Волгу, в которой русским был лишь кузов, вся начинка — понятное дело — импортная.

Более того, рабочие «ГАЗа» не самым лучшим образом справились со своей задачей. Машина Надеждина из-за технических неполадок из Нижнего Новгорода до Москвы не доехала. Её несколько раз ремонтировали, чтобы привести в пригодное состояние. Кстати, Немцов какое-то время передвигался на Волге, но львиная часть механизмов в машине была позаимствована у Mercedes.

Более 20 лет идея пересадки госслужащих на отечественные авто в России не поднималась. Служебный транспорт поменяли только президент и премьер-министр, отказавшись от Mercedes в пользу Aurus. Все остальные должностные лица по-прежнему передвигаются на иномарках, в лучшем случае выпущенных на территории РФ.

Между тем в наше время замена и сокращение автопарка госслужащих могли бы поднять рейтинг верхов и привести к экономии бюджетных средств. У современной России достаточно ресурсов для того, чтобы обеспечить автотранспортом отечественного производства до 90-95% должностных лиц.

Однако сегодня главной проблемой является скорее сам факт существования большого парка служебных авто. Правом на служебный автотранспорт в России обладает достаточно обширная категории лиц, причём без видимых на то причин.

Так, передвигаться на машине за бюджетный счёт могут даже начальники управлений и отделов, то есть чиновники средней руки. Кому конкретно и какой класс автомобилей положен — закрытая в РФ информация. Порядок закрепления авто за чиновниками регулируется президентским указом, имеющим гриф «для служебного пользования». В свободном доступе этот документ не найти

Формальными предлогами для пользования служебными машинами остаются выполнение следующих профессиональных обязанностей: перевозка документов, удобство и оперативность при проведении деловых мероприятий, включая переговоры, встречи с гражданами, выезд на место перерезания красных ленточек и ЧП.

Для части госслужащих наличие служебных авто действительно является необходимостью из-за постоянной потребности передвигаться по разным локациям. В Москве, например, без служебных машин не могут обходиться как сам мэр, так и главы департаментов, которые часто сопровождают его в поездках. «Свита» в свою очередь вполне может передвигаться на служебных микроавтобусах вслед за начальством.

Если говорить про крупные города, то с учётом бурного развития каршеринга и такси, без служебного транспорта могут обойтись практически все представители власти, к которым не представлена госохрана. Коллективный выезд на место ЧП или на деловое мероприятие вполне может осуществляться микроавтобусами. Почему нет?

В регионах и небольших населённых пунктах ситуация выглядит несколько сложнее в связи с общей неразвитостью инфраструктуры. Однако и там ради экономии бюджетных средств вполне допустимо использовать для передвижения чиновников и выборных лиц микроавтобусы.

Главным сторонником сокращения служебного автопарка в правительстве РФ является министр финансов Антон Силуанов. В конце декабря прошлого года он распорядился рассмотреть вопрос о привлечении к перевозке госслужащих агрегаторов такси.

Кстати, моду на такси уже задают ряд ведомств. Например, услугами частных перевозчиков пользуются Минэкономразвития и Банк России. Как подсчитали в ЦБ, использование такси в 2019 году привело к сокращению расходов на транспортное обеспечение на 35%

Агрегаторы демонстрируют готовность следовать веяниям рынка, предлагая государственным клиентам различные корпоративные предложения, которые гипотетически позволят перевозить большое количество чиновников за относительно скромные деньги. В любом случае заключение контракта через систему госзакупок минимизирует коррупционные риски: граждане будут видеть какое ведомство, кому и сколько платит за перевозки.

На сегодняшний день, согласно открытым данным, госслужащие эксплуатируют достаточно дорогие машины. Чиновники среднего звена передвигаются на Ford Focus, а рангом повыше — на Ford Mondeo, Nissan Almera, Toyota Camry, различных марках Audi, BMW и Mercedes

Нередко автомобили бизнес-класса берутся в аренду, стоимость которой порой превышает цену самих машин. Цифры, которые можно найти в открытом доступе, поражают воображение.

Например, в декабре 2019 года министерство энергетики заключило двухлетний контракт на услуги по автотранспортному обслуживанию. За поездки на автомобилях BMW 5-й серии и Toyota Camry ведомству заплатит 115,5 млн рублей. А полтора года обслуживания одиннадцати заместителей министра по делам Северного Кавказа были оценены в 44,9 млн рублей.

Очевидно, что будет экономичнее пересадить высокопоставленных чиновников на относительно недорогие автомобили вроде Ford Focus или Ford Mondeo, причём находящиеся в ведомственной собственности. Либо можно положиться на корпоративный тариф такси, избегая расходов на содержание автопарка.

Альтернативных вариантов транспортного обеспечения чиновников — масса. В каждом конкретном случае можно найти оптимальный способ безболезненного для профессиональной деятельности сокращения бюджетных расходов на перевозку. Однако в России дело с мёртвой точки практически не сдвигается.

Как представляется, ключевой причиной отсутствия давно назревших перемен является своеобразная культура, свойственная российскому классу госслужащих, да и в целом российскому обществу. Её суть заключается в ценности пресловутой «одёжки», а не ума и внутреннего содержания по крайней мере при первом контакте с человеком

В России для того, чтобы тебя воспринимали как равного, чтобы с тобой «серьёзные люди» имели дело, необходимо соответствовать определённым стандартам. Например, в деловых кругах РФ принято обязательно носить часы, причём достаточно дорогие. Приход на встречу без часов означает автоматический провал мероприятия, хотя, казалось бы, какая разница? Человек прилично выглядит, говорит умные вещи…

С машинами в целом похожая история. Практически каждый чиновник средней руки, бизнесмен и гражданин РФ со средним заработком из кожи вон лезет, чтобы передвигаться на авто, которое ему слегка (а иногда и совсем) не по карману. В глазах окружающих обладатель дорогой машины искусственно повышает свой социальный статус.

Кстати, на «загнивающем Западе» ситуация обратная. Чиновники и бизнесмены не так часто передвигаются на служебном авто, в моде — демонстрационный отказ от личного транспорта. Понятно, что передвижение высокопоставленных должностных лиц на велосипеде под камеры — это дешёвое проявление близости к народу, однако проблема расходов на транспортное обслуживание госслужащих в США и Европе остро не стоит

России необходимо изживать эту азиатскую материальную культуру, которая заглушает ценность личности человека и его профессиональных качеств. И начать этот процесс уместно с госслужащих. Возможно, через 10-15 лет в нашей стране появится новый класс чиновников с другими этическими представлениями о своей деятельности.

Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим

последний шаг!

Вы переходите на экспертный ресурс. Жду Вас. Не бойтесь! Мы тоже против Спама!

ДИРЕКТОР И ДОВЕРЕННОСТЬ НА СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ.

Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи. Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.

А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации. И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.

И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).

Поэтому неверно думать, что, если вы дали водителю доверенность на управление служебным автомобилем, значит он занимается вопросом обеспечения БДД.

Теперь, что касается вопроса, когда служебным автомобилем управляют специалисты, начальники, руководители, директора. Согласно статьи 20 ФЗ-196 О БДД у юридического лица возникает обязанность по обеспечению БДД при выполнении двух условий:

  • Есть служебные авто, которыми владеет организация на праве собственности или аренды;
  • Эксплуатация авто, а именно есть сотрудники (неважно какая должность) которые выполняют функции водителя и управляют ими.
  • К сведению!
    Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ДИРЕКТОР ВОДИТЕЛЕМ АВТОМОБИЛЯ

Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).

У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.

А если начальник управляет служебным авто, то это не водитель по штату, значит мероприятия по отношению к нему (стажировка, инструктаж, обучение) проводить не надо.

Это не так.

Согласно статьи 2 ФЗ-196 «О БДД» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому «водителя» надо понимать не как штатного водителя, а как любого сотрудника, управляющего транспортным средством. А если точнее выполняющего функции водителя.

Директор, управляя служебным автомобилем, кроме обязанностей директора, выполняет работу водителя. Потому управление автомобилем это функции не директора, а это функции водителя.

Поэтому у любого сотрудника, управляющего служебным автомобилем (не важно директор он или начальник, или специалист или водитель), в должностной инструкции должны быть прописаны функции (обязанности) водителя.

Но мало считать директора водителем. Необходимо проводить с ним все мероприятия, предусмотренные действующим законодательством.

Поймите, что служебный автомобиль и функции управления им (то есть функции водителя) неразрывно связаны. Поэтому если любой сотрудник начинает управлять служебным автомобилем, то он автоматически принимает на себя функции водителя.

То есть он становится водителем, к которому предъявляются требования. Потому что автомобиль — это не рабочий кабинет или рабочий стол. Это источник повышенной опасности.

  • К сведению!
    Стать экспертом по БДД можно от «немедленно» до 30 дней. Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

У ДИРЕКТОРА ДОЛЖНЫ БЫТЬ ФУНКЦИИ (ОБЯЗАННОСТИ) ВОДИТЕЛЯ

Мне как-то задали вопрос. А есть ли закон, обязывающий вносить в должностную инструкцию должностных лиц, управляющих служебным автомобилем, обязанности водителя.

А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

  • Не имел квалификации;
  • Не проходил стажировку;
  • Не проходил инструктажи;
  • Не проходил регулярные медицинские осмотры;
  • И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.

ВЫВОД и КОНКРЕТНОЕ РЕШЕНИЕ:

  • Поэтому либо директор проходит все мероприятия как водитель (инструктажи, стажировки, медосмотры и т.д.) или нанимайте штатного водителя. Либо делайте ход конем: отдавайте служебный автомобиль в аренду директору. Только скорее всего ваша бухгалтерия не пропустит этот вопрос. Но это уже отдельная тема.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *