0

Расходы на проживание

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС? 📌 Реклама Отключить

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

📌 Реклама Отключить

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

📌 Реклама Отключить

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

📌 Реклама Отключить

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

📌 Реклама Отключить

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница. 📌 Реклама Отключить

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

📌 Реклама Отключить

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами). 📌 Реклама Отключить

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

📌 Реклама Отключить

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ – Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

📌 Реклама Отключить

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

📌 Реклама Отключить

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению. 📌 Реклама Отключить

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

📌 Реклама Отключить

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

📌 Реклама Отключить

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога. 📌 Реклама Отключить

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).

Справка 3г, счет фактура и акт проживания в гостинице в командировке – это все составляющие компоненты расходов в командировке, которые сотрудник предоставляет по приезду с нее в течение трех дней. Заказать и купить эти отчетные документы в Москве можно у нас на сайте.

Наши услуги являются отличным вариантом для того, кто хочет сэкономить деньги на проживании в гостиницах Москвы. Если у вас есть возможность на время командировки остановиться у родственников, друзей или знакомых, а на работе необходимо по приезду предоставить акт по проживанию в гостинице и все печати, то смело обращайтесь к нам.

Скачайте справку 3г, счет фактуру, акт проживания в гостинице в командировке здесь

Наша компания предоставит все типы необходимых документов, включающих в себя:

  • справку 3г
  • счет фактуру
  • акт проживания в гостинице в командировке.

Именно поэтому ездить в командировки, экономя деньги, становится намного легче и приятнее.

Примеры и образцы гостиничных чеков, которые вы можете получить у нас

Документы, входящие в пакет данной услуги

Мы, как компания занимающиеся подготовкой отчетности для командировочных подходим к данному аспекту очень и очень серьезно.

Оформлением занимается квалифицированный бухгалтер в отеле, отвечающий за проживание в гостинице в командировке. Компания предоставляет реквизиты и номера только реальных гостиниц по Москве, поэтому при проверке документов на вашей работе не возникнет никаких вопросов.

Итак, пакет услуг включает в себя:

  1. Счет гостиницы бланк 3Г.
  2. Кассовый чек.
  3. Акт по проживанию в гостинице.
  4. Счет фактура за проживание в гостинице

Дополнительно так же у нас можно получить и такие документы, как:

  • прайс-лист на услуги гостиницы;
  • договор.

Благодаря нам, счет фактуры, справки 3Г, акты о проживании в гостинице в командировке можно получить сразу и одним заказом за короткий срок. Просмотреть счет на проживание в гостинице образец в представленных нами шаблонах, там же можно и скачать его.

Как заказать наши услуги?

Заказать счет на оплату гостиницы и акт оказания гостиничных услуг можно, зайдя на наш сайт в режиме онлайн, либо позвонив нам.

Заказ и доставка услуги состоит из нескольких последовательных частей:

  1. Осуществление заказа на счет гостя в гостинице.
  2. Доставка по Москве курьером (чаще всего встреча происходит в метро).
  3. Проверка заказчиком всей информации.
  4. Оплата.
  5. Гарантия подтверждения за проживание в гостинице.

Это происходит из-за того, что вас вносят в базу посетителей отеля.

Как выглядит счет форма 3г бланк можно глянуть на сайте в образцах.

В какой период командировки лучше заказать отчетные документы?

Справку 3г, акт о проживании в гостиницы в командировке, счет фактуру можно заказать в три разных периода:

  1. В первый день командировки (можно даже за день до приезда в Москву). Является самым лучшим вариантом и не заставляет переживать за документы.
  2. Во время командировки, если известны точные даты. Вы можете сделать заказ, как на второй день после приезда, так и в середине и даже под приближающийся конец командировки.
  3. В последний день командировки. Заказ можно произвести в последний день, но желательно в первой половине дня, а еще лучше в предпоследний день.

С нами получить счет отеля можно быстро и легко, а вместе с этим сэкономить деньги и избавиться переживаний при проверке командировки вашей организацией.

Мы даем полный пакет документов для бухгалтерии

Акт к гостиничному чеку

Договор с отелем

Прайс-лист гостиницы

Квитанция договор БСО

Свидетельство ОГРН

Договор с гостиницей

Счет-фактура

Скачать бланк представляемый, как форма счета гостиницы возможно, посетив наш сайт. Мы оформляем и предоставляем все документы только во время вашей командировки, но не задним числом, поэтому лучше заказать заранее и не переживать, чем потом получить, как итог, проблемы и нервы.

Стоимость за акт о проживании в гостинице в командировке, справку 3г и счет фактуру

Стоимость на счет за гостиницу колеблется от 1 до 10%. Точная цена зависит от полной суммы чека, а минимальной ценой заказа является тысяча рублей. Оплата производится только при получении и проверке документов.

Перед тем, как заказать счет на оплату гостиницы (счет за гостиницу бланк, как пример скачивайте у нас) вы можете рассчитать стоимость услуги, предварительно позвонив нам и уточнив все детали.

Почему именно мы?

На сегодняшний день, заказывая счет за гостиницу можно попасть на мошенников. Мошенничество заключается в том, что некоторые компании представляют документы с гостиницами, у которых не существует даже номеров телефона, документацию без печати и без прочих необходимых элементов. Есть компании, которые для того, чтобы в ваших руках оказалась справка о проживании в гостинице сначала просят оплатить заказ, а потом как бы осуществляется доставка, что происходит, к сожалению не всегда.

Мы в свое время работаем очень аккуратно и корректно, так чтобы никто и не узнал, что вы пользовались нашими услугами. У нас гостиницы только с реальными номерами и реквизитами. Стопроцентное подтверждение при запросе вашей организации справки 3Г + счета фактуры + акта о проживании в гостинице в командировке. Доставка и получение заказа только в руки, а оплата после проверки.

Мы отличаемся от остальных компаний такими краткими аспектами:

  • профессиональная быстрая и качественная работа;
  • удовлетворение всех условий клиента;
  • доступные цены;
  • гарантия и подтверждения всей информации и отчетных документов.

Осуществив заказ в нашей компании, вы получаете грамотные подтверждающие документы, а именно справку 3Г + счет фактуру + акт о проживании в гостинице в командировке, которые помогают возместить все командировочные расходы на проживание и вам и организации. Именно поэтому отчетные документы так необходимы для сдачи бухгалтеру на вашей работе. Вся документация вносится в отчет и находится в налоговых и бухгалтерских учетах.

Если вы ищете компанию, которая сделает отчетные документы качественно, корректно и быстро, то обязательно обращайтесь к нам!

Мы всегда поможем найти выход из такой ситуации и оформим правильные грамотные документы с гарантией, но самое главное, что об этом никто и никогда не узнает!

Командировочные расходы: как учесть затраты на проживание

Какие документы понадобятся

Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете налога на прибыль, работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Какой это должен быть документ?

Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.

Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей (письмо Минфина России от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.

Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем. В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру. На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.

Если сотрудник остановился в номере «люкс»

Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».

Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09). Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Суд согласился с таким подходом.

В счете за гостиницу указана стоимость питания

Почти в каждой гостинице есть кафе или ресторан, и постояльцам может быть предложен завтрак. Если стоимость питания выделена в счете гостиницы отдельно, то затраты на оплату питания организация не сможет включить в расходы на проживание. Объясняется это тем, что стоимость еды возмещается за счет суточных. Более того, с этой суммы необходимо будет заплатить НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Чиновники пояснили, что оплата питания в гостинице не является компенсацией расходов по найму жилого помещения, поэтому она должна облагаться НДФЛ. В письме рассмотрена следующая ситуация. В организации была установлена норма суточных. Но если в гостинице командированному работнику предоставлялось одноразового питания, организация выплачивала суточные не в полной сумме (по норме), а в размере 75 процентов от нормы. По сути, организация частично компенсировала расходы на питание за счет суточных. Но финансисты этот факт не приняли во внимание.

Такой же вывод чиновники сделали в отношении ЕСН. Учитывая, что в настоящий момент вместо ЕСН платятся страховые взносы, не исключено, что проверяющие воспользуются подобным подходом и в отношении взносов.

В этой связи можно упомянуть письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. В нем чиновники ответили на вопрос о том, надо ли облагать страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если цена номера за сутки включает стоимость завтрака и это подтверждается данными прайс-листа гостиницы. По мнению специалистов министерства, в этом случае начислять страховые взносы не надо. Заметьте, что в такой ситуации в счете обычно завтрак не упомянут, либо упомянут, но не приводится его отдельная стоимость. Можно предположить, что в иной ситуации (когда в цену номера не включается стоимость завтрака, а проживающим эта услуга предлагается за отдельную плату), чиновники высказались бы иначе.

Вообще, упоминание в гостиничном счете о питание, даже без указания стоимости, может стать поводом для предъявления претензий при налоговых проверках. На практике известны случаи, когда налоговики «исчисляли» стоимость питания расчетным путем и облагали ее НДФЛ. Например, так было в споре, по которому ФАС Северо-Западного округа вынес постановление от 14.03.08 № А56-17471/2007. К счастью, суд не поддержал контролеров.

Гостиничный счет отсутствует

Рассмотрим следующую ситуацию: командированный работник не приложил гостиничный счет к авансовому отчету, но компания все равно выплатила ему определенную сумму на проживание. Например, такая ситуация возможна, если потеряны документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы. Либо командированный сотрудник во время служебной поездки проживал у родственников или знакомых. Очевидно, что выплаченную сотруднику сумму компания не сможет отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь у нее не будет документов, подтверждающих расходы.

Но должна ли организация начислить и удержать с этой суммы НДФЛ? Ответ на этот вопрос дан в пункте 3 статьи 217 НК РФ. В данной норме сказано: если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ, но в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Разъяснение по поводу уплаты в данной ситуации страховых взносов содержится в письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. По мнению чиновников, не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения в командировке нужно включать в базу для начисления страховых взносов.
* «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *