0

Расходник на зарплату образец заполнения

Содержание

Обязательно ли заполнять расходный кассовый ордер на выдачу зарплаты по ведомости – правила и образец

Заработная плата может выдаваться персоналу в наличном или безналичном виде. В первом случае формируется платежная или расчетно-платежная ведомость, к которой дополнительно составляется расходный кассовый ордер.

Строгих требований при оформлении РКО при выплате зарплаты нет. Однако особенности данной процедуры нужно знать, заполняя ордер при этом вовремя и правильно.

Нужно ли оформлять?

В ведомости содержится информация о том, кому и в каком размере зарплаты нужно выплатить. При получении денег каждый работник ставит напротив полученной суммы свою подпись.

То есть ведомость отражает сведения о том, какие суммы нужно выплатить, какие уже выданы, какие депонированы.

Для того чтобы бухгалтер смог провести расход выданных наличных денег в бухгалтерском учете, одной ведомости не достаточно, необходим первичный документ – расходный кассовый ордер.

Именно РКО выступает основанием для совершения проводки по расходованию наличных из кассы – Дт 70 Кт 50.

Кроме того, ордер служит основанием для внесения в кассовую книгу регистрационной записи о произведенном расходе из кассы.

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

  • заполняет РКО бухгалтер;
  • в отношении ведомости составляет один РКО;
  • в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
  • заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
  • на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

  • Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
  • Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
  • Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
  • Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
  • Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
  • Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
  • Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
  • Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
  • По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.

Выводы

Если заработная плата выдается персоналу наличными деньгами, то по факту выдачи обязательно составляется расходный кассовый ордер.

РКО выступает основанием для заполнения кассовой книги и отражения расходной операции в бухгалтерском учете.

Заполняет ордер бухгалтер после закрытия ведомости.

Правила оформления расходного кассового ордера на выплату заработной платы по ведомости – образец заполнения РКО

Юридические лица обязаны соблюдать ведение кассовой дисциплины.

Для этого требуется заполнение документации по приходу и расходу наличных средств в кассу организации.

Расходный кассовый ордер является документом первичной учетной документации, по нему осуществляется выдача денег, в том числе и заработной платы.

Порядок заполнения РКО строго регламентирован, неточности в соблюдении норм влекут за собой санкции со стороны проверяющих органов.

Составление расходного кассового ордера форма КО-2

Вне зависимости от оснований выбытия наличных из кассы, их выдача осуществляется через расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (ОКУД 0310002).

Выплата заработной платы по ведомости требует последующего оформления РКО на общую выданную сумму денег из кассы.

Номер и дата составления кассового ордера указывается на бланке платежной или расчетно-платежной ведомости, на основании которой произведена выдача зарплаты.

Бланк РКО включает в себя сведения:

  • информация о названии организации, правовая форма ее деятельности;
  • при наличии у организации ОКПО ее код вписывается в необходимую ячейку, он должен соответствовать статистическим данным, если данный показатель отсутствует, то в строке ставится прочерк;
  • наименование структурного подразделения в нужной строке, при оформлении документа не головной компанией;
  • номер кассового ордера, исходя из нумерации документов на предприятии с начала года по календарю;
  • дата оформления бланка РКО (день выдачи зарплаты из кассы);
  • специальный код для структурных подразделений, если их нет — прочерк;
  • номер счета (по дебету) указывается в ячейке «корреспондирующий счет, субсчет», он сверяется с планом бухгалтерских счетов, для выплаты заработной платы ставится код 70;
  • при отсутствии у предприятия аналитического кода в графе РКО ставится прочерк;
  • в строке «кредит» вписывается номер счета, по которому происходит выдача наличных средств, обычно пишется «50» — касса;
  • сумма выдающихся наличных указывается цифрами, в другой строке (ниже) — прописью, копейки в цифровом варианте (в отношении выплаты зарплаты вносится общая выданная сумма по ведомости);
  • код целевого назначения, если данная система применяется на предприятии;
  • личные данные сотрудника (ФИО), которому выдаются из кассы денежные средства (кассир организации);
  • причины выплаты денежных средств (выдача заработной платы, отпускных);
  • реквизиты документов (при их наличии), прикладывающиеся к расчетному кассовому ордеру, фиксируются в строке «приложение»;
  • данные главы юридического лица, главного бухгалтера, а также их подписи.

Получатель денежных средств самостоятельно вписывает полученную сумму прописью (копейки обозначаются цифрами), а в завершении расписывается.

Кассир организации записывает паспортные данные получателя или реквизиты другого документа, удостоверяющего личность. После передачи денежных средств кассир фиксирует данные о себе и проставляет роспись.

Данный документ можно составить отдельно на каждого сотрудника.

Сегодня печать предприятия, выдающего наличность, на расходном кассовом ордере не является обязательным реквизитом.

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, его печать на бланке РКО также не нужна.

Заполнение при выдаче зарплаты по ведомости

Выдавая зарплату через кассу специалистам предприятия по ведомости, в качестве получающего лица выступает кассир, а не сам работник.

В строке «получил» бланка РКО обозначаются данные кассира, основанием выступает выдача зарплаты трудящимся. Реквизиты платежной ведомости фиксируется в графе «приложение».

В получении денежных средств расписывается кассир, который и берет на себя ответственность за полученные деньги.

Вариант заполнения расходного кассового ордера на выдачу заработной платы сотрудникам по ведомости отличается от иного заполнения только основанием и тем, что получателем является кассир.

При оформлении РКО на выплату зарплаты необходимо придерживаться правил:

  • кассовый ордер ни на общую обозначенную в ведомости сумму, ни на уже выданные денежные средства по ведомости с начала периода ее действия не составляется;
  • в кассовую книгу не записываются ведомости (предназначенные для выдачи денежных средств, уже выданные).

В конце заключительного дня периода действия ведомости кассир проставляет на ней свою подпись, отмечает депонированные денежные средства, а затем передает сотрудникам бухгалтерии.

Бухгалтером осуществляется проверка предоставленного бланка, а после этого проставляется личная подпись.

Дата составления

Бланк РКО на выплату заработной платы выписывается только на определенный срок (один день). Денежные средства должны быть оформлены и получены на дату его составления.

В случае выявления несоответствия данного требования выписывается новый ордер, исправления даты в старом экземпляре не допустимы.

При выдаче денег по ведомости дата указывается на ее последней странице. Датой заполнения расходного ордера будет являться день закрытия ведомости (последняя дата выдачи зарплаты сотрудникам).

Скачать образец

Скачать пример оформления расходного кассового ордера при выдаче заработной платы по ведомости – excel.

Оформление при увольнении

Положение ЦБ РФ №373-П от 12 октября 2011 года регламентирует выдачу заработной платы и иных материальных вознаграждений за проделанную работу, осуществленных по платежной ведомости, обязательно оформлять РКО.

Его реквизиты проставляются в платежном (расчетном) документе.

Затем, кассир закрывает ведомость, как документ, составленный по причине выдачи денежных средств.

На ведомость составляется расходный кассовый ордер, в качестве основания считается выбытие денежных средств из кассы компании, ведомость записывается как приложение, в основании фиксируется «Выдача заработной платы (за конкретный месяц), компенсация при увольнении».

Оформление кассовых ордеров — ответственная задача. В РКО не допускаются ни исправления, ни ошибки.

Специалист, ответственный за составление документа не должен забывать, что РКО относится к документам строгой отчетности.

Если в бланке будет отсутствовать какие-либо обязательные реквизиты, заполненный ордер будет являться недействительным.

За отсутствие или неверное составление первичной документации налогоплательщикам грозит ответственность по Налоговому кодексу (ст. 120) в размере 10 000 рублей.

Также неоформленные кассовые документы на предприятии могут послужить основанием для отказа налоговой инспекции в признании указанных расходов организации в целях налогообложения.

Выдача денежных средств из кассы компании в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого используется бланк расходного кассового ордера. Документ будет признан действительным только при правильном его заполнении.

Что такое РКО?

Расходный кассовый ордер (РКО) является бланком кассовой дисциплины, подтверждающий выдачу наличности из кассы. Оформляется сотрудником бухгалтерии и заверяется представителями организации:

  • руководителем;
  • главным бухгалтером;
  • кассиром.

Лицо, получившее наличность, должно также поставить свою подпись в подтверждение этого факта.

Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поскольку с 1 июня 2014 г. в отношении данной категории применяется упрощенный кассовый порядок.

Бланк РКО по унифицированной форме КО-2

Расходные кассовые операции осуществляются при заполнении унифицированной формы № КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88.

Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО. Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов.

Обязательным условием их применения является наличие всех необходимых реквизитов и соблюдение схемы их расположения в документе.

Скачать бланк РКО в формате Word и Excel:

Бланк расходного кассового ордера по форме № КО-2

Бланк расходного кассового ордера по форме № КО-2

Заполняется форма КО-2 в следующих случаях:

  • при сдаче на банковский счет денежной выручки (в строке Основание должна присутствовать соответствующая фраза, например, «Перечисление наличных средств на расчетный счет»);
  • при передаче сотруднику денег под отчет в связи с приобретением необходимых для нужд организации материалов, отбытием в командировку, выдачи материальной помощи (в строке «Основание» обязательно конкретизируется причина).

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

  1. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
  2. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
  3. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
  4. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
  5. В графе «Дебет» кодируется:
  • структурное подразделение (если нет — прочерк);
  • корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;
  • в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);
  1. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
  2. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
  3. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
  4. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
  5. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.

Образец заполнения РКО на выдачу зарплаты по ведомости

Скачать образец расчетного кассового ордера 2020 года

Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО.

После заполнения ордер проверяется кассиром на правильность заполнения и затем гасится штампом с надписью «Оплачено» (при его отсутствии допустимо использовать штамп с наименованием организации) и даты. Погашенный бланк хранится в кассе, а в журнале № КО-4 делается запись о выданных средствах.

Расходный кассовый ордер также используется при выдаче заработной платы наличными из кассы.

  1. Если зарплата выдается без оформления платежной ведомости, то расходный ордер составляется по каждому отдельно.
  2. При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости). На последней странице платежной ведомости бухгалтер ставит дату и номер РКО.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован кассиром в кассовой книге.

Расходный кассовый ордер — образцы 2020 года

Приведем примеры заполненных бланков РКО для разных случаев:

Расходно-кассовый ордер

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

ФАЙЛЫ

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
  • код аналитического учета (также по необходимости),
  • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *