0

Подотчетное лицо проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами

Практически в каждом бюджетном учреждении осуществляется выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет. Для того чтобы избежать ненужных проблем с контролирующими органами, список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, следует закрепить в учетной политике учреждения. Данный список необходимо обновлять при смене подотчетного лица или выбытии сотрудника. Также в учетной политике должно быть четко указано, на какие цели тому или иному материально-ответственному лицу могут выдаваться наличные денежные средства под отчет. Например, денежные средства на транспортные услуги выдаются только лицам, имеющим разъездной характер работы (например, завхозу, кассиру), а также лицам, направляемым в командировку.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет с соблюдением общих требований, установленных Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление от сотрудника, получающего данные денежные средства. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса. Заявление визируется руководителем бюджетного учреждения и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет, нет ли за подотчетным лицом остатка по предыдущему авансовому отчету, а также проставляет на заявлении статьи расходов и суммы, получаемые по ним.

Для выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения бухгалтером или кассиром заполняется расходный кассовый ордер (форма 0310002).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе групп счетов и счетов аналитического учета. Группы счетов применяются для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты. Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции, применяются счета аналитического учета (см. План счетов).

В большинстве случаев в бюджетном учреждении подотчетное лицо получает деньги на расходы по нескольким статьям расходов сразу. Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.

Пример 1. Так, 30 марта текущего года завхоз А.П. Дорохов А.П. написал заявление на выдачу денежных средств: «Прошу выдать мне денежные средства в сумме одна тысяча двести семьдесят рублей (1270 руб.) на приобретение канцелярских товаров (300 руб.), проведение поверки водяных счетчиков (850 руб.), а так же оплату транспортных услуг по маршрутному листу за март текущего года (120 руб.)».

Бухгалтер на заявлении делает следующие записи:

  • • по подстатье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» — 300 руб.;
  • • подстатье 222 «Транспортные расходы» — 120 руб.;
  • • подстатье 226 «Прочие работы, услуги» — 850 руб.

В расходном кассовом ордере (форма 0310002) будут сделаны бухгалтерские записи:

  • 1) Д 4 208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» —120 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на оплату транспортных услуг по маршрутному листу;
  • 2) Д 4 208 34 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 300 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на приобретение канцелярских товаров;
  • 3) Д 4 208 26 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 850 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на проведение поверки водяных счетчиков.

В учетной политике учреждения написано, что подотчетно лицо должно отчитаться об израсходованных подотчетных суммах не позднее трех дней со дня получения денежных средств, т.е. заполнить авансовый отчет (форма 0504049) и приложить к нему все сопутствующие первичные документы.

Оправдательным документом по транспортным расходам Дорохова служит маршрутный лист сотрудника за март текущего года. Форма бланка маршрутного листа разработана учреждением самостоятельно. В маршрутном листе указывается дата, цель поездки, вид транспорта и стоимость поездки. Сотрудник, пользующийся маршрутным листом, обязан по прибытии в пункт назначения попросить сделать соответствующую отметку в маршрутном листе (проставить штамп организации, выступающей пунктом назначения). На обороте маршрутного листа клеятся проездные билеты, которые были куплены при проезде сотрудником до места назначения и обратно. В конце месяца маршрутный лист заверяется руководителем учреждения..

При покупке канцелярских товаров в организации розничной торговли подотчетное лицо должно затребовать два документа — кассовый и товарный чеки правильно оформленные, причем на обороте кассового чека, должна стоять та же печать, что и на товарном чеке.

Следующий вид расходов в авансовом отчете завхоза Дорохова — поверка водяных счетчиков. Так как поверка счетчиков является оказанием услуги, то в данном случае завхоз должен приложить к авансовому отчету кассовый чек (услуга оплачивалась через кассу организации, которая делала поверку) и акт о проделанной работе. Документы должны быть правильно оформлены.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет Дорохова проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы.

В нашем случае на канцелярские товары завхозом Дороховым было израсходовано не 300 руб., а 296,90 руб. Поэтому бухгалтер учреждения остаток неизрасходованной подотчетным лицом суммы принимает в кассу по приходному кассовому ордеру (форма 0310001) и делает бухгалтерскую запись:

Д 4 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» — К 4 208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — 3,10 руб. — принят от завхоза Дорохова остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

В авансовом отчете завхоза бухгалтер на первой странице в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» ставит отметку:

  • • в графе 1 — счет учета;
  • • графе 2 — сумму внесенного остатка;
  • • графе 6 — номер приходного кассового ордера, по которому приходуется остаток;
  • • графе 7 — дату приходного кассового ордера.

Ниже ставится дата и подпись бухгалтера, принявшего денежные средства.

На основании авансового отчета Дорохова бухгалтер приходует канцелярские товары бухгалтерской записью:

Д 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» — К 4 208 34 660 — 296,90 руб. — оприходованы канцелярские товары, приобретенные завхозом Дороховым.

Транспортные расходы по маршрутному листу отражаются в бухгалтерском учете учреждения следующим образом:

Д 4 109 90 222 «Издержки обращения в части транспортных услуг» — К 4 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — 120 руб. — учтены транспортные расходы завхоза Дорохова.

Расходы на проведение поверки счетчиков отразятся:

Д 4 109 90 226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг» — К 4 208 26 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — 850 руб. — учтены расходы на проведение поверки счетчиков.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем бюджетного учреждения. После этого авансовый отчет Дорохова включается в подшивку всех проверенных авансовых отчетов за соответствующий месяц.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Процедура направления работника в командировку, вопросы отчетности и оплаты определены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление Правительства РФ № 749).

Работник бюджетного учреждения направляется в служебную командировку по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на определенный срок.

Документом, оформляющим командировки учреждением, является приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма 0301022, 0301023).

Также заполняется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение 2 Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»).

По возвращении из командировки предоставляется авансовый отчет со всеми оправдательными документам. Авансовый отчет работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ № 749).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Как следует из требований трудового законодательства, работнику возмещаются расходы, понесенные при командировке (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). При этом в соответствии со ст. 168 ТК РФ возмещаются:

  • • расходы по проезду;
  • • расходы по найму жилого помещения;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Аналогичная позиция предусмотрена п. 11 Постановления Правительства РФ № 749.

В учете командировочных расходов бюджетных учреждений есть и свои особенности.

  • 1. Необходимо обратить внимание на следующие регламентирующие акты, регулирующие размер оплаты командировочных расходов:
    • • постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
    • • указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ Правительства РФ № 813), на основании которого установлено, что по нормам возмещаются расходы в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а именно:
    • — расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки,
    • — расходов на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке,
    • — расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда в зависимости от категории транспортного средства (п. 1 Постановления Правительства РФ № 729).

При этом если фактические размеры расходов превышают нормативные, а также иные расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729, п. 36 Указа Правительства РФ № 813).

Расходы на бронирование и наем жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим согласно и. 18 Указа Правительства РФ № 813 по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

  • 1) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
  • 2) остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения государственному служащему возмещаются в размере 30% нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

2. Необходимость использования КОСГУ, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — Указания № 65н).

На подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ, в соответствии с Указаниями № 65н расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками, относятся:

  • • расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии подтверждающих документов (билетов);
  • • расходы по найму жилых помещений;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);
  • • расходы за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионные сборы, в том числе сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);
  • • иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя, в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
  • 3. На оплату командировочных расходов работнику выдается денежный аванс (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). Аванс может быть как выдан из кассы учреждения, так и перечислен на расчетную (дебетовую) карту учреждения или зарплатную карту работника.

При перечислении денежных средств на расчетную (дебетовую) карту должны соблюдаться требования приказа Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства» (далее — Приказ Минфина России № 199н).

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

Для правильного отражения в учете бухгалтерских записей по перечислению подотчетных сумм путем перечисления на банковские карты необходимо обратить внимание на необходимость использования счета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», который предназначен для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами (п. 230 Инструкции № 157н).

Пример 2. Работнику учреждения был перечислен аванс на командировочные расходы на банковскую карту для выполнения государственного задания по расчету:

  • • по найму жилого помещения — 2200 руб.;
  • • проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • • суточные — 400 руб.

После возвращения из командировки сотрудник составил авансовый отчет.

Расходы, согласно авансовому отчету, составили:

  • 1) по найму жилого помещения — 2000 руб.;
  • 2) проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • 3) суточные — 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения (200 руб.) работник перечислил с банковский карты.

Учреждению открыт лицевой счет в органе казначейства.

Отметим, что средства на командировку федерального бюджета — субсидия для выполнения государственного задания. В соответствии с учетной политикой командировочные расходы признаны общехозяйственными.

Произведены следующие бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Кроме того, следует обратить внимание на учет командировочных расходов работников, направленных на территорию иностранных государств, — зарубежные командировки.

Отражение в бухгалтерском учете операций по командировочным расходам

Таблица 1

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Перечисление денежных средств на командировочные расходы сотруднику на основании заявки на перечисление наличных денежных средств на карту (форма 0531844):

4 210 03 560

4201 11 610

5 600

по оплате суточных

по оплате транспортных услуг

3 000

по оплате найма жилого помещения

2 200

Получение денежных средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты, выданной органом федерального казначейства (основание — выписка):

5 600

по оплате командировочных расходов

4 208 12 560

4 210 03 560

5 600

Принятие к учету произведенных расходов подотчетного лица:

по командировочным расходам

4 109 80 212

4 208 12 660

5 400

Возвращены остатки подотчетных сумм по оплате найма жилого помещения

Внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными

4 210 03 560

4 208 12 660

Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета

4201 11 510

4 210 03 660

Оформление документов на командировку работника за границу, так же как и при командировке по России, оформляется теми же первичными документами. При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. Исключением являются командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ № 749). В этом случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по проездным документам.

По возвращении из командировки работник должен в течение трех дней представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с оправдательными документами. К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни (кроме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Кроме того, к авансовому отчету прилагаются (п. 23 Постановления Правительства РФ № 749):

  • • документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  • • документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  • • документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • • документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
  • • документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились учреждением;
  • • документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Следует обратить внимание, что документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ, что приводит к необходимости пересчета сумм иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ.

В соответствии с п. 215 Инструкции № 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Следовательно, при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бухгалтерском учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет (при выдаче денег под отчет).

Датой признания расходов по командировке признается дата утверждения авансового отчета, так как на основании п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

В связи с тем что курс Банка России постоянно изменяется, в бюджетном учете возникают курсовые разницы на дату совершения операций в иностранной валюте. В соответствии с направлением курсов иностранных валют курсовые разницы могут быть как положительными (увеличивающие стоимость обязательств), так и отрицательными (уменьшающие их).

Положительные курсовые разницы отражаются по кредиту счета О 401 10 171 «Доходы от переоценки активов», а отрицательные — по дебету указанного счета на основании справки в соответствии с п. 74, 75 Инструкции № 174н.

Пример 3. Подотчетному лицу было выдано 1000 дол. США на оплату суточных по командировке.

Курс на дату выдачи — 30,30 руб. за 1 дол. США.

Курс на дату утверждения авансового отчета — 30,32 руб. за доллар США.

Источник — субсидии на выполнение муниципального задания.

Отражение в учете в составе общехозяйственных расходов.

В учете составлены бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче валюты на командировочные расходы

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Выдана из кассы в подотчет сумма суточных (1 000 х 30,30)

4 208 12 560

4 201 34 610

30 300

Принятие к бюджетному учету произведенных расходов подотчетного лица по оплате суточных (1 000 х 30,32)

4 109 80 212

4 208 12 660

30 320

Отражена положительная курсовая разница (30 320 — 30 300)

4 208 12 560

4401 10 171

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051) либо в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (форма 0504071) (и. 218 Инструкции № 157н).

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица — работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

📌 Реклама Отключить

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

📌 Реклама Отключить

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

📌 Реклама Отключить

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

📌 Реклама Отключить

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

📌 Реклама Отключить

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

📌 Реклама Отключить

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

📌 Реклама Отключить

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

📌 Реклама Отключить

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

📌 Реклама Отключить

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

📌 Реклама Отключить

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

📌 Реклама Отключить

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

  • отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
  • суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Об особенностях авансовых отчетов вы узнаете, изучив нашу статью «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье .

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

  • сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
  • поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
  • проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

  • список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
  • список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

В срок, не превышающий 3 дней после окончания граничной даты (или после выхода на работу, например с больничного или из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами. Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства, узнайте .

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

Расчеты с помощью корпоративной карты

Предприятие может открыть одну или несколько корпоративных карт. Карта выдается подотчетному лицу на основании заявления, в котором сотрудник просит выдать карту на приобретение материалов, оплату работу или услуг. Например, такую карту целесообразно открыть начальнику гаража, который самостоятельно закупает запчасти и оплачивает периодические ремонты автотранспорта.

Порядок использования карт лучше закрепить в приказе, в котором прописать и периодичность отчета сотрудника за потраченные деньги.

На карту деньги зачисляются на основании одобренного заявления работника или приказа руководителя организации.

В бухгалтерском учете средства в подотчет ставятся только в момент снятия денег с карты или оплаты товаров (услуг). Отследить операции оплаты или обналичивания денег можно с помощью банковской выписки.

Так как карточка — это платежное средство, ее можно учитывать в составе денежных документов на счете 50-3:

Дебет 71 Кредит 50-3 — корпоративная карта выдана в подотчет сотруднику.

При увольнении работника, смене должностных обязанностей, в случаях, когда необходимость использовать карту исчезает, нужно сделать проводку:

Дебет 50-3 Кредит 71 — карта возвращена работником в кассу предприятия.

Операции по карте учитываются на счете 55, субсчет «Специальный карточный счет»:

Дебет 71 Кредит 55 — списаны деньги с карты для оплаты услуг (товаров) подотчетным лицом;

Дебет 10 Кредит 71 — на основании авансового отчета оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом.

Расчеты с помощью личной карты сотрудника

Если сотрудник не против, можно переводить подотчетные деньги на его личную карточку. Чтобы не нарушить закон, нужно выполнить ряд условий:

  • закрепить возможность перечисления подотчетных сумм на личную карту сотрудника в учетной политике;
  • взять с сотрудника заявление о перечислении подотчетной суммы на карту с указанием банковских реквизитов;
  • в платежном поручении в назначении платежа указать цель перевода. Например, «в подотчет Иванову А.А. на приобретение хозтоваров».

Подотчетное лицо обязательно должно отчитаться о произведенных расходах. К авансовому отчету кроме кассовых и товарных чеков нужно приложить чек банкомата или квитанцию с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты (письмо Минфина РФ от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

Никаких налоговых последствий для организации в случае расчетов подотчетным лицом личной картой не грозит. Такую позицию поддерживает Минфин РФ в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, а также Федеральное казначейство (письмо от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554).

Если подотчетное лицо совершает покупки в выходные дни, придется доказать обоснованность этих трат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, водитель накануне понедельника может заправить служебный автомобиль. Свои доводы он должен изложить в служебной записке. Если приложить чеки с АЗС без других оправдательных документов, налоговики могут убрать эти суммы из расходов предприятия.

Расчеты подотчетного лица с помощью карт третьих лиц

Может сложиться ситуация, когда подотчетное лицо воспользовалось для оплаты какой-либо операции банковской картой другого человека (например, родственника или коллеги). Если такая необходимость обоснована и держатель карты подтвердит оплату письменным согласием, налоговых последствий не наступит (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Если сотрудник произведет оплату с помощью карты мужа или жены, письменное согласие не требуется (письмо Минфина РФ от 13.12.11 № 03-03-07/60). Однако операцию лучше подтвердить копией свидетельства о заключении брака.

Вы можете посмотреть другие практические примеры с использованием платежных карт.

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *