0

Печать для документов

Печать для документов: когда применяется?

Из нашей статьи вы узнаете, какой бывает печать для документов, когда применяется тот или иной вид печати, а также в чем разница между гербовой и обычной.

История печатей началась много веков назад – оттиск кольца короля или чиновника на сургуче считался главным признаком подлинности письма, закона или иного документа. Сегодня ничего не изменилось – печать для документов все так же является способом подтверждения их подлинности и юридической силы. Частные предприниматели, организации и предприятия, независимо от формы и специфики деятельности, должны их иметь.

Когда нужно изготовление печатей? Печать необходима для заверки важных документов. Таких как договоры, акты, официальные письма, дополнительные соглашения, справки, ходатайства и так далее.

Существует большое количество видов печатей:

  1. Простые. В середине оттиска указано наименование компании, а по окантовке пускается форма организационной деятельности, КПП, ОРГН, адрес компании.
  2. С микротекстом. Такие варианты содержат больше данных о предприятии, так как окантовка двойная, и второй ее ряд тоже содержит мелкий текст (например, реестровый номер).
  3. С орнаментом. Как правило, такие печати заказывают крупные компании. Орнамент между окантовкой и внутренней частью печати не несет информационной нагрузки, но придает оттиску эстетичность и является частью корпоративного стиля.
  4. Печати для ИП. В середине оттиска находятся ФИО, а по краю пускаются реквизиты.
  5. Личные. Их заказывают нотариусы, врачи, адвокаты – все те, кто несет полную ответственность за заверяемые документы. Такие изделия схожи с теми, которые используют ИП.

Печать для документов: куда можно ставить?

Использование штампов четко регламентировано. Это касается и места, куда ставить печать в документах.

Так, на документации (договора, письма, справки, акты и так далее) оттиск ставят внизу документа, под текстом. Она ставится на чистом месте, рядом с подписью ответственного лица (руководителя, бухгалтера и так далее). Оттиск не должен заходить на расшифровку подписи. Если в документе отведено специальное место для печати, она ставится именно туда.

Если печать заверяет скрепленные документы, например, Устав компании, она должна располагаться поверх подписи ответственного лица.

Особый случай – трудовые книжки. В таких документах отпечаток ставится на титульной стороне. Если во время работы у сотрудника изменились анкетные данные, то после внесения изменений в трудовую в книжку печать следует ставить на внутреннюю сторону обложки.

Также, оттиск должен ставиться на страницах с внесенными записями (прием на работу, изменение должности, увольнение).

Печать для документов и гербовая печать: разница

Все организации должны иметь собственные печати, многие используют даже несколько видов. А гербовую может также применять каждый? Нет. Гербовая печать используется только органами государственной власти, а так же, организациями и учреждениями, которые наделены какими-либо государственными или властными полномочиями.

Между гербовой и обычной печатью разница в том, что в первой присутствует государственный герб. А также использование гербовой строго регламентировано параметрами, которые определены ГОСТ.

Итак, печать необходима для заверки приказов, договоров, официальных писем, актов и другой документации, которой необходимо придать юридическую силу. Смысл ее использования – заверить подпись ответственного лица, поэтому оттиск ставится всегда рядом с подписью.

Она обязательна для первичных документов, большей части кадровой документации, для любых договоров и актов и гарантийных писем. В некоторых организациях разрабатываются особые инструкции, в которых приводится полный список используемых изделий и регламент их применения.

Как пользоваться печатью для документов, знают все. Но как открыть печать? Ведь мало заказать ее изготовление. Без соответствующего оформления она не будет иметь юридической силы.

Чтобы открыть печать организации для документов, необходимо получить разрешение на ее изготовление. Это разрешение выдается органами внутренних дел, после рассмотрения соответствующего заявления от предприятия или организации. По правилам, допускается изготовление только одного изделия, но, если по каким-либо причинам ее недостаточно, можно изготовить дополнительные экземпляры, на которых будут проставлены порядковые номера (1,2,3 и так далее).

К заявлению прилагается справка из ЕГРЮЛ, копия свидетельства о госрегистрации и эскизы клише. Физическое лицо к заявлению прилагает копию свидетельства о госрегистрации и копию ИНН.

Чтобы закрыть печать для документов, в органы внутренних дел подается соответствующее заявление с обоснованием, а так же, соответствующие документы (о ликвидации предприятия, его реорганизации и так далее).

Пресс-релиз подготовлен Graver.ru.

Какой правовой статус у печати «Для документов»

Начнем с первоисточника:
Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ

Статья 2. Основные положения об акционерных обществах

7. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, …
Аналогичное, почти слово в слово, положение есть и в п.5 ст.2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
Что мы имеем?
Организация имеет право иметь только одну основную круглую печать. Все остальное – штампы. Их может быть любое количество и в них может быть наименование организации. Что еще может быть указано в штампах не лимитируется, как и их форма: круглая, прямоугольная, треугольная, овальная…
Подведем предварительные итоги: круглая печать с надписью «Для документов», «Отдел кадров», «Филиал» — это все штампы, не более того.
Правовой статус основной печати понятен — она используются для заверения подписей высших должностных лиц организации на документах, предназначенных сторонним пользователям, включая банки и различные органы.
Но это не всегда удобно. Поэтому применяются круглые штампы, похожие на основную печать.
Проставление на документе основной печати или круглого штампа зависит от важности документа и требований контрагента.
Если договор или Акт выполненных работ заверен печатью «для документов» контрагент вправе усомниться в подлинности документа и потребовать:
1) представление образцов оттиска круглого штампа «для документов», заверенной подписью руководителя и основной печатью организации;
или
2) представление тех же документов, но заверенных основной печатью.
Для придания штампам официальный статус, можно выпустить приказ, в котором определить статус и порядок использования дополнительной печати организации.
Внутри организации, как правило, подписи должностных лиц печатью не заверяются.
Однако правилами документооборота в организации могут быть предусмотрены специальные правила использования штампов во внутреннем документообороте.
Успехов!

Когда можно использовать дополнительные печати

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

Содержание журнала № 16 за 2011 г.Н.А. Мацепуро, юрист

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

Совет

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

  • доверенность от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ;
  • договорып. 1 ст. 160 ГК РФ;
  • налоговые декларации и расчеты по страховым взносам (форма РСВ-1 ПФРутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и форма-4 ФСС РФутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н);
  • справки по форме № 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
  • представляемые в ИФНС по требованию налоговиков документып. 2 ст. 93, пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ;
  • унифицированные формы первички, предусматривающие реквизит «Место печати» (например, накладная по форме № ТОРГ-12утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, акты по форме № КС-2 и КС-3утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100);
  • трудовые книжкипп. 2.2, 2.3 Инструкции… утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил… утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

***

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Печати и штампы с юридической точки зрения

Немного о печати
В обычной жизни человек не использует печати. Если требуется идентификация личности, можно поставить отпечаток пальца. Это индивидуальный знак.
А для решения деловых вопросов с глубокой древности люди стали применять приспособления, их делали из камня, кости, ценных пород дерева. У правителей этой цели служили перстни.
В настоящее время печать — это устройство, клише, изготовленное из резины или полимера, которое служит для нанесения оттиска на бумаге с полным названием фирмы, местом её нахождения и другими данными.
Проставление печати – это ритуал, священный акт, который скрепляет договоренности.
Иметь или не иметь?
Как в песне: «Думайте сами, решайте сами».
Так ли важно наличие этого знака на документе?
Еще 40 лет назад при СССР было принято Положение о порядке использования печати и оно действует до настоящего времени.
Различают:

  • гербовые печати (ГОСТ Р 51511-2000)
  • основные для мелкого бизнеса, адвокатов, нотариусов, врачей, требования к ним не такие жесткие;
  • и дополнительные, для разных направлений деятельности.

Гражданское законодательство не слишком строгое в этой области, впрочем, как и всегда, запутанное. Даже не прописано четко и однозначно, например, в ГК РФ, надо или нет всем юридическим лицам иметь печать. На основании федерального закона, который вышел не так давно (82-ФЗ от 06.04.2015) фирма, начиная с 2015 года имеет право работать без печати, если это прописано в Уставе. Индивидуальный предприниматель также может работать без печати (подробнее в этой статье).
Долгое время законодатели бились над вопросом – нужен ли оттиск в трудовой книжке. В 2017 г. Спорный вопрос был решен, теперь, если частный предприниматель работает без печати, то в трудовой её не будет.
Но чаще всего такие моменты решаются в суде, т.к. и работники, и сотрудники ПФР придираются к отсутствию печати.
Итог сей басни — выгодней и проще иметь печать, чем постоянно доказывать, почему её нет.
В чем разница между печатью и штампом
Наличие печати служит подтверждением подлинности, а штамп ставят для замены повторяющихся надписей.
Куда и зачем ставится печать?
Печать – это важный деловой элемент практически каждой организации и относится к ней надо ответственно.
Фирмы, которые ответственно подходят к этому делу, пишут инструкцию по ГОСТу ведения документооборота и архивного дела, в которой указывают:

  • перечень штампов, факсимиле и печатей;
  • место, где они будут храниться;
  • список сотрудников, отвечающих за хранение и имеющих право использовать их;
  • непосредственно правила использования;
  • список документов, требующих проставления печати.

Передача осуществляется под расписку в журнале учета. Место для него — в сейфе.
Только подлинные документы заверяются печатью для подтверждения их юридической силы.
Если вы видите метку «М.П.» смело ставьте туда. Главное, она не должна перекрывать подписи и расшифровку.
И ни-ни, даже не думайте ставить вашу дорогую печать на чистых листах. Такое легкомыслие может обернуться потом судебными разбирательствами. В наш век технического прогресса документы могут подделать, да и само предприятие может подвергнуться рейдерскому захвату.
Также при разработке клише стоит использовать защитные элементы: редкие шрифты, искажения или имитация дефекта, микротекст, контрольные знаки, называемые «цербер», видимые только при ультрафиолетовом свете, растровое поле. Специалисты вам подскажут.
Понятно, что невозможно себя застраховать от подделки на 100%, если ваше предприятие заинтересует такого рода деятелей.
Печать или штамп – вот в чем вопрос? Чем они отличаются?
Вопрос о том, где нужна печать на документах, а где можно обойтись штампом, возникает у руководителей предприятий регулярно. Дело в том, что ГК РФ рекомендует ставить оттиск только, если это предусмотрено правовыми актами или соглашением сторон.
Давайте разбираться!
У себя в организации руководитель может составить собственный перечень документов, на которых нужна печать. Издается приказ со списком руководящих лиц, имеющих право подписи.
Согласно Трудовому Кодексу деловые бумаги, т.е. приказы, договоры, доверенности и прочее, будут считаться действительными и без неё по ст. 67 ТК РФ.
Первичные документы, т.е. накладные, счета составляются по официально утвержденным унифицированным формам, следовательно, если там есть знак «М.П.», то печать обязательна.
Штампы необходимы там, где часто приходится на документы проставлять какой-нибудь повторяющийся текст. Реквизиты компании, слово «оплачено» или «копия верна», гриф «секретно» и другая информация.
Для использования штампов подходят копии документов, выписки, заверение справок. Они могут быть прямоугольными или треугольными. Работники, использующие их, отвечают за их сохранность.

Также отметим, что все больше организаций переходит на использование электронно — цифровой подписи ЭЦП для налоговой отчетности, а в судейской практике оттиск печати квалифицируется уже не как обязательный, а лишь как дополнительный реквизит.
Утилизировать или выбросить — как правильно?
Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать?
Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро. Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения. Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.
Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.
Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.
Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно.
Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно. Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой «незамысловатой» защиты руководитель мог «поймать» нарушителя.

Зачем нужны печати и штампы?

Все жители постсоветского пространства считают с ранних лет, что любой документ может считаться легитимным, если на нем красуется оттиск печати. Поэтому мы её лепим везде где надо и не надо говоря: «лишним не будет». На сколько на самом деле важно присутствие оттиска печати на том или ином документе? (об этом расскажет статья ?) Так зачем же нужна печать? Давайте начнем с самого начала:

Что такое печать?

Печать это клише круглой формы, с помощью которого проставляются оттиски на тех или иных документах с целью подтверждения их принадлежности Вашей организации и подлинности. Особых требований и правил (ГОСТов) к печатям для организаций и ИП закон не предъявляет. Есть лишь общие требования касаемые организаций, также данные требования по аналогии (в случае изготовления печати для ИП) можно отнести и к печатям для ИП: 1-е печать должна иметь круглую форму; 2-е печать должна содержать полное наименование организации; 3-е печать должна содержать указание на местонахождения организации (достаточно региона РФ).

Что такое штамп?

Штамп это клише содержащее любую информацию любой формы за исключением круглой. Штампы бывают с реквизитами компании, либо подтверждающие: «копия верна», «оплачено» «допущено» и т.п.

Итак зачем же Вам нужны печати и штампы? Для начала печать это дополнительное подтверждение подлинности исходящего от Вашей компании документа, а также дополнительная защита подписи руководителя. В некоторых случаях (особенно в отношениях с государственными органами) без печати документ может быть признан не имеющим юридической силы и не принят. Штамп же используется в большинстве случаев для экономии времени Ваших сотрудников при необходимости нанесения на внутренние документы компании повторяющейся информации, обычно используется в делопроизводстве или бухгалтерии.

Где обычно ставится оттиск печати?

Оттиск печати обычно ставится непосредственно рядом с подписью ответственного лица. Зачастую на документах присутствует специальная отметка «М.П.», которая укажет точное место для проставления оттиска печати.

, зачем нужен штамп

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *