0

Отменили ли командировочные удостоверения?

Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июня 2015 г.

Содержание журнала № 13 за 2015 г.Н.Г. Бугаева, экономист

Обязанность оформлять работникам, направляемым в командировку, служебные задания и командировочные удостоверения отменена с 8 января 2015 г.Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595 Изначально бухгалтерское сообщество отреагировало на эту новость положительно, ведь бумажной работы убавилось. Да и сведения, которые содержались в отмененных бумагах, либо были не очень нужны, либо дублировались в других командировочных документах. Срок пребывания в командировке теперь определяется по билетам. В связи с этим появились свои особенности в оформлении командировок в случаях, когда нет документов на проезд.

Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д.п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько — в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировкуПисьмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расходыст. 168 ТК РФ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840.

СОВЕТ

Для подтверждения делового характера поездки лучше прописывать цель командировки в приказе о направлении в командировку.

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и преждепп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н. Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировкуприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала — исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

***

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политикеч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы — не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

В России отменены командировочные удостоверения

Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.

Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.

Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.

Оформляем приказ о командировке после отмены командировочных удостоверений

Ссылку в приказе на служебное задание теперь делать не обязательно.

Как определить срок поездки, если работник ездил на личном авто.

Отмена каких документов влечет составление новых бумаг.

С 8 января 2015 г. при направлении работников в командировки можно не составлять командировочные удостоверения и служебные задания, а по возвращении из поездок — отчеты об их выполнении. Такие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).

Теперь основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку. Несколько лет назад ведомства указывали, что для подтверждения командировочных расходов составлять такой приказ не обязательно (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@). В других разъяснениях чиновники приходили к выводу, что документ все-таки нужен (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486 и от 11.08.2009 N 16-15/082607.2).

Разберемся, что теперь нужно изменить в приказе о направлении работника в командировку, чтобы у организации не возникло проблем с учетом командировочных расходов (образец документа приведен ниже).

—————————————————————————¬
¦ООО «Организация» ¦
¦ ¦
¦ИНН 7705000001, КПП 770501001 ¦
¦105064, г. Москва, ул. Земляной Вал, д. 173а ¦
¦ ¦
¦ —————-T—————-¬¦
¦ ¦Номер документа¦Дата составления¦¦
¦ +—————+—————-+¦
¦ ¦ 18-к ¦ 26.01.2015 ¦¦
¦ L—————+——————¦
¦ ¦
¦ <1> ПРИКАЗ ¦
¦ (распоряжение) о направлении работника в командировку ¦
¦ ¦
¦Направить в служебную командировку: ———————¬¦
¦ ¦ Табельный номе𠦦
¦ +——————-+¦
¦ Семенова Владимира Николаевича ¦ 000356 ¦¦
¦—————————————————-L———————¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ отдел материально-технического снабжения ¦
¦————————————————————————-¦
¦ (структурное подразделение) ¦
¦ заместителя начальника отдела ¦
¦————————————————————————-¦
¦ (должность (специальность, профессия)) ¦
¦ в ООО «Компания», г. Нижний Новгород ¦
¦————————————————————————-¦
¦ (место назначения (страна, город, организация)) ¦
¦ ————¬ ¦
¦сроком на ¦ четыре ¦ календарных дня ¦
¦ L———— ¦
¦с 27 января 2015 г. по 30 января 2015 г. ¦
¦ ¦
¦<3> Цель командировки: проведение переговоров с представителями ООО¦
¦»Компания» и в случае достижения компромисса по всем существенным¦
¦условиям заключение договора на поставку пробной партии сырья с¦
¦возможностью последующего увеличения объемов закупки. ¦
¦ ООО «Организация» ¦
¦Командировка за счет средств ———————————————¦
¦ (указать источник финансирования) ¦
¦ ¦
¦<4> Дополнительные сведения о командировке: разрешить В.Н. Семенову¦
¦следовать к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на¦
¦личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, гос. номер К 903 НС 177). По¦
¦возвращении из командировки В.Н. Семенову составить служебную записку с¦
¦указанием фактического срока пребывания в месте командировки и¦
¦представить мне на утверждение вместе с авансовым отчетом по¦
¦командировке. К служебной записке приложить путевой лист на автомобиль и¦
¦документы, подтверждающие расходы на его использование для проезда к¦
¦месту назначения и обратно (чеки ККТ, квитанции, счета и т.п.). ¦
¦ ¦
¦ коммерческое предложение ООО ¦
¦ «Компания» о сотрудничестве ¦
¦ от 14.01.2015 ¦
¦<2> Основание (документ, номер, дата): ———————————-¦
¦ (указать основание) ¦
¦ ¦
¦Руководитель организации ¦
¦ генеральный директор Кузнецов И.П. Кузнецов ¦
¦ ——————— —————- ———————¦
¦ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)¦
¦ ¦
¦<3> С приказом (распоряжением) Семенов ¦
¦работник ознакомлен —————- 26 января 2015 г.¦
¦ (личная подпись) ¦
L—————————————————————————

1. При доработке бланка приказа о командировке проще взять за основу унифицированную форму

С 2013 г. унифицированные формы первичных документов применять не обязательно. Каждая организация разрабатывает и использует собственные формы «первички», удобные именно для нее (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Тем не менее практика показывает, что многие компании продолжают пользоваться унифицированными формами, внося в них нужные изменения. Ведь законодательство это не запрещает.

Таким же образом можно поступить и при переработке бланка приказа о командировке в связи с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов об их выполнении. Достаточно подкорректировать унифицированные формы приказов о командировке (формы N N Т-9 и Т-9а <1>, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и утвердить их как типовые для организации. При этом в приказах должны быть все обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

<1> Форма N Т-9 использовалась при направлении в командировку одного работника, форма N Т-9а — нескольких сотрудников.

2. Из приказа целесообразно исключить упоминание о служебном задании

До 8 января 2015 г. технология оформления командировки была такова: непосредственный руководитель командируемого работника или иное должностное лицо формулировали задачи на командировку, разрабатывали и оформляли служебное задание (форма N Т-10а). Затем на основании служебного задания сотрудник отдела кадров составлял приказ о направлении работника в командировку, а на основе приказа выписывал командировочное удостоверение (форма N Т-10). Причем в приказе делалась ссылка на служебное задание с указанием его номера и даты.

Поскольку с 8 января 2015 г. служебное задание исключено из перечня обязательных документов по командировке, в бланке приказа целесообразно убрать упоминание об этом документе. Раньше оно имелось в расшифровке к строке «Основание (документ, номер, дата)».

Организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении. Например, если это предусмотрено внутренним документооборотом или является элементом контроля за командированными сотрудниками. Тогда в приказе о командировке ссылку на служебное задание можно оставить.

Однако при таком варианте оформления командировок организации необходимо хранить служебные задания и отчеты об их выполнении. Ведь налоговики при выездной проверке наверняка захотят ознакомиться с ними. Кроме того, противоречия или ошибки в этих документах (например, в датах или продолжительности командировки) могут стать поводом для исключения командировочных расходов из налоговых затрат.

3. Задание на командировку можно включить в приказ либо подробно расписать в нем цель поездки

Цель командировки и раньше указывали в приказе. Кроме того, ее отражали еще и в служебном задании. После отмены служебных заданий дублировать одну и ту же информацию в разных документах не нужно. Но чтобы у налоговиков не возникло подозрений в непроизводственном характере поездки, задание на командировку можно включить в текст приказа.

Как вариант, вместо добавления в приказ служебного задания можно более детально расписать цель командировки (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). В любом случае командируемого работника нужно под роспись ознакомить с содержанием приказа.

Поскольку отчеты о выполнении задания также отменены, каждая организация самостоятельно решает, как работники будут отчитываться об итогах поездки (п. 26 Положения о командировках). Например, можно предусмотреть устный отчет перед непосредственным руководителем. Тогда не нужно будет составлять дополнительные бумаги.

Если же сотрудник ездил в другой город для заключения договора с контрагентом или за получением товара, наличие этого договора или накладных на товар и будет подтверждением того, что поставленная задача выполнена. Значит, и проблем с признанием расходов на такую поездку не должно возникнуть.

Даже если командировка не увенчалась успехом, расходы на нее можно учесть при расчете налога на прибыль. Такого мнения придерживаются не только суды, но и налоговики некоторых регионов (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Хотя зачастую доказывать обоснованность расходов по безрезультатным поездкам приходится в судах (Постановления ФАС Поволжского от 08.04.2014 N А65-12100/2013 и от 11.07.2012 N А55-17726/2011, Уральского от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 округов).

4. Если работник едет в командировку на личном или служебном транспорте, это фиксируют в приказе

После отмены командировочных удостоверений время нахождения сотрудника в командировке определяют по датам в проездных документах (п. 7 Положения о командировках). Таким же образом поступают при зарубежных поездках в некоторые страны СНГ (Белоруссию, Казахстан, Молдавию и др.), при посещении которых отметки в загранпаспорте не ставят (п. 19 Положения о командировках).

Если работник следует к месту командировки и обратно на личном или служебном автомобиле, время начала и окончания поездки и ее фактическую продолжительность подтвердить нечем. Поэтому теперь по возвращении из такой командировки работнику следует составить служебную записку и представить ее руководству на утверждение (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Типовая форма служебной записки не установлена, поэтому ее составляют произвольно. В ней целесообразно указать даты отъезда и возврата к постоянному месту работы. Хотя в Положении о командировках говорится об отражении в записке лишь фактического срока пребывания в месте назначения. Полагаем, что указание именно дат отъезда и возвращения работника поможет избежать споров по расчету общей суммы суточных и отражению ее в налоговом учете.

Поскольку составление служебной записки является новшеством, требование о ее представлении целесообразно включить в приказ о командировке. К служебной записке работник прилагает документы, подтверждающие использование личного или корпоративного транспорта: путевой лист, кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ, квитанции на оплату парковки и проезда по платным дорогам, счета и т.п.

Как и прежде, в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки работник составляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки (п. 26 Положения о командировках). Удобнее хранить все документы по командировке вместе (подробнее читайте ниже). Например, к авансовому отчету подшивать и служебную записку с оправдательными документами, если ее составляли.

Обратите внимание! Если работник объехал несколько городов, составьте маршрут поездки

До отмены командировочных удостоверений в каждом пункте, где побывал командированный сотрудник, он должен был сделать отметки о дате прибытия и выбытия. Теперь такие отметки делать не нужно. Из-за этого у организации могут возникнуть сложности с признанием расходов по командировкам, предусматривающим посещение нескольких городов.

Чтобы подтвердить расходы на переезды при таких командировках, можно оформить служебную записку с маршрутом командированного работника и датами пребывания в разных городах. Лучше, если эту записку составит и подпишет сам сотрудник, а руководитель ее завизирует.

Если работник ездил в несколько мест наличном или корпоративном транспорте (то есть не имеет билетов, по которым можно установить даты), информацию о маршруте передвижения целесообразно включить в служебную записку, которую и так теперь нужно составлять (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Е.Вайтман

Эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

С 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания для направления в командировку

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»

Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей, и об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *