0

Оплата согласно акта сверки

Содержание

Возврат денег по акту сверки: письмо

Конечно, если по сведениям организации ее контрагент должен денег, направить письмо на возврат она может и по данным исключительно своего учета без сверки сальдо с контрагентом. Но более правильным будет, несомненно, предварительная выверка остатка задолженности путем составления акта сверки. В случае, когда задолженность подтвердится контрагентом, направление письма на возврат денег уже не будет такой неожиданностью, а потому, как предполагается, и возврат денег может занять меньше времени.

Единой формы письма на возврат денег нет. Организация составляет его в произвольной форме. В нем нужно указать основание, по которому подтверждается наличие задолженности (в данном случае акт сверки), заявить требование о возврате, а также привести реквизиты для перечисления денег. Можно также указать о причине образования задолженности, поскольку из акта сверки это может быть не видно сразу, а также конкретизировать срок, который вы даете контрагенту для возврата денег.

Акт сверки взаиморасчетов

Акты сверки взаиморасчетов составляются по факту свершившихся операций между компаниями: продажей и покупкой товаров и услуг, фактическим перечислением за это денежных средств.

Сверка расчетов проводится как минимум один раз в год для инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По факту, организация самостоятельно определяет периодичность такой операции. В более крупных компаниях за сверкой расчетных операций закрепляется отдельный бухгалтер, этот же сотрудник составляет и отправляет контрагентам форму акта.

Бумаги по сверке расчетов оформляются в свободной форме, потому что на законодательном уровне единого образца не установлено. Зачастую компании используют шаблоны из программ типа 1С.

Стандартно образец состоит из трех частей:

  • шапка (название документа, информация о контрагентах, за какой период составлен или в рамках какого договора велись расчеты);
  • основной раздел. Зачастую составляется в виде двух таблиц: информация о расчетах компаний в пользу друг друга по бухгалтерским данным каждой из них (начальные и конечные сальдо, проведенные бухгалтерией расчеты и поставки, итог задолженностей или нулевой остаток по акту сверки);
  • удостоверение наличия задолженности, определения, в чью пользу установлена задолженность.

Основная информация дается в виде двух таблиц. В конце бумага подписывается сторонами.

Акт составляется компанией-исполнителем и передается другой компании по почте. Вторая таблица заполняется уже контрагентом. Можно заполнить сразу две таблицы, если контрагент согласен с информацией – он подписывает акт. Если сведения в его бухучете не сходятся – составляется свой вариант документа или акт разногласий.

Чтобы правильно составить акт не нужно специфических знаний, такая документация автоматически печатается из программ. Также бумагу можно составить вручную, исходя из фактически сложившихся данных по бухгалтерскому учету.

Если по факту проверки и составления актов обнаруживается задолженность, то при подписании второй компанией, удостоверяется ее признание и необходимость оплаты. По факту, для этого не требуется выписки счетов для оплаты, ведь операция фактически свершилась. Однако многие требуют составления счетов на основании выявленной задолженности. Ошибки тут не будет, можно выписать платежный документ, а в назначении платежа написать «Погашение задолженности по акту сверки с поставщиком (подрядчиком) и т. д.»

Доверенность на право подписи актов сверки

Акт сверки подписывается руководителями сторон или лицами, которые имеют на это право. Как правило, в компаниях устанавливается приказ на право подписи финансовых и других документов. В различных соглашениях прописывается, что от стороны организации выступает сотрудник, который представляет интересы по доверенности.

Акт сверки по договору займа

Акт сверки задолженности по договору займа имеет такую же форму, что и стандартный шаблон при сверке поставщиков и подрядчиков. Периодичность сверок устанавливается по договоренности между двумя сторонами, также расчеты сверяются при инвентаризации.

После сверки по займу в бумаге прописывается оставшаяся сумма задолженности перед кредитором. Документ подписывается обеими сторонами, если сумма заемного долга (или его отсутствие) совпадает.

Что такое акт сверки

Каждая организация ведет учет всех совершаемых операций. Чтобы убедиться в правильности учета полученного и растраченного, компании не достаточно только своих данных. Для этого существует специальный документ.

Акт сверки – бухгалтерский документ, который составляется двумя организациями. В нем прописаны все движения, которые происходили между контрагентами. Также в нем выводится итог – сумма задолженности какой-либо из сторон.

Акт сверки подписывается бухгалтерами каждой компании. Подпись является гарантом правильности составленного документа и признанием долга соответствующей стороны.

Выверку необходимо оформлять с учетом всех норм и правил. Подпись уполномоченного представителя компании должна присутствовать обязательно. В противном случае документ не будет иметь необходимой силы для использования его в суде.

Акт сверки задолженности: письмо об оплате, пример и образец, корректировка, проводки

При сотрудничестве с другими партнерами по бизнесу иногда возникают ситуации, когда требуется свериться по текущим платежам или долгам. В этом случае между двумя сотрудничающими организациями проводятся сверочные мероприятия. Они обычно завершаются актом сверки, который подписывают с обеих сторон бухгалтеры или уполномоченные представители организаций.

Документ, который фиксирует на определенную дату размер задолженности перед кредитором, называется актом сверки задолженности. Он нужен для того, чтобы указать должнику на его обязательства, возникшие перед поставщиком. Если дело доходит до судебных разбирательств, такой акт свидетельствует о правильности расчета и величине долга.

При определенных условиях может быть выявлена как дебиторская, так и кредиторская задолженность. В этом случае акт сверки даст возможность провести взаимозачеты и тем самым решить вопрос в досудебном порядке.

Для того, чтобы взаимозачет был произведен достаточно будет проявления инициативы с одной из сторон. Только при принятии данных условий необходимо будет подписать акт сверки и приложить к нему акт о взаимозачете.

Если все эти нюансы будут соблюдены, можно будет считать обязательства выполненными, а также задолженность реструктуризированной.

Например, вам отправлено письмо, в котором записано, что задолженность отнесена в пользу компании N. Что это значит? В случае, если между вашей компанией и компанией N были судебные слушания и вынесено подобное решение, это значит, что компания N вам должна. Все долговые обязательства данной компании признаны судом, и она обязана будет уплатить их вам.

Пример акта сверки взаимных расчетов при наличии задолженности

Поскольку законом не установлена специальная форма подобного документа, то бухгалтера многих предприятий берут за основу форму акта инвентаризации. Но все-таки стоит доработать его «под себя» каждому предприятию, так как могут быть неучтенные моменты.

В акте сверки задолженности обязательно должны присутствовать

  • Название документа;
  • Полные юридические наименования организаций, участвующие в данном мероприятии;
  • Основания для представителей организаций. Это может быть доверенность от руководителя или запись в Уставе.
  • Число и месяц проведения сверки.
  • Период времени, за который производится отчет;
  • Документы, предварительно подтверждающие задолженность. Это могут быть фактуры, счета, договора и прочие первичные документы;
  • Если должник признает сумму задолженности стоит сделать соответствующую запись в акте с его подписью. Это может стать отличным аргументом в суде, в случае отказа от выполнения обязательств в дальнейшем;

Если ваш должник подтверждает факт долга путем подписания акта сверки, можно совместно составить и утвердить график погашения долга. Согласно этому графику должник просто будет перечислять или вносить в кассу наличными денежные средства. В назначении платеже можно будет указывать те платежные документы, по которым возник долг.

В том случае, когда долг небольшой и достаточно одноразового погашения, должник может потребовать от вас выписать счет на сумму долга. Здесь можно посоветовать выставить ему счет. В нем можно сослаться на акт сверки, либо указать номера платежных документов, по которым есть недоплата.

По сути, при признании за собой долга никаких дополнительных счетов не требуется. Но бывают такие должники, которые просто хотят потянуть время, поэтому стараются найти всякие преграды для уплаты долга.

В том случае, если должником погашена часть задолженности, которая была зафиксирована актом сверки кредитор может списать эту часть. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ или распоряжение о ликвидации части долга.

Основанием для принятия такого решения должно служить наличие докладной записки из бухгалтерии за подписью главного бухгалтера. В этом документе обязательно указываются основания для списания и должны быть приложены все платежные документы, подтверждающие оплату.

В том случае, когда списание происходит в результате безнадежной задолженности в приказе указывается сумма, причина и основание этого действия. В бухгалтерии это оформляется бухгалтерской справкой, которая подтверждает подлинность этой операции.

Для этого к справке нужно приложить документальное подтверждение признания задолженности безнадежной. Это может быть выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации предприятия должника, договоры, фактуры и другие.

Списание кредиторской и дебиторской задолженности по акту сверки в 1С описано в этом видео:

Если по акту сверки была зафиксирована задолженность стоит направить должнику претензионное письмо. Оно пишется в следующем порядке:

  • Письмо рекомендуется писать на фирменном бланке организации;
  • На нем должно быть название организации, адрес местонахождения и юридический адрес предприятия;
  • Перечень документов из-за которых появился долг;
  • Данные этих документов;
  • Общая сумма долга;
  • Тест письма, в котором точно описаны сроки погашения долга;
  • Данные платежных банковских счетов, куда нужно отправить денежные средства;
  • Виза руководителя предприятия или сотрудника, который уполномочен подписывать такие документы;
  • Дата документа.

В случае получения дебитором такого письма, он вправе ответить на него. Ответ может быть составлен как согласие с фактом задолженности. Ответное письмо может восстановить срок исковой давности. Оно еще может называться гарантийным письмом или договором о реструктуризации долга.

Но если должник не признает долг и не согласен с актом сверки задолженности, то такое письмо говорит о том, что должник будет гасить долг только после судебного разбирательства, если таковой будет признан судом действительным.

При постоянном сотрудничестве часто бывают нестыковки по оплате или переплате по каким-либо платежным документам. Это происходит из-за обычной невнимательности сотрудников, заполняющих документы.

Или в случае, когда уже произведена оплата, а товар был возвращен на склад поставщику. При возникновении подобных ситуаций следует сообщить в бухгалтерию поставщика о сложившейся ситуации и составить акт сверки.

После этого стоит обговорить сроки возврата денег.

Написать письмо в компанию, которая должна вернуть вам деньги нужно следующим образом:

  • На официальном бланке вашего предприятия пишем кому вы адресуете свое послание. Это имя компании и должность официального лица (руководитель или старший бухгалтер);
  • Следующим этапом нужно написать саму причину обращения с просьбой вернуть ошибочно уплаченную сумму;
  • В конце нужно подробно указать данные о счетах, куда следует отправить долг;

Завершить письмо стоит датой написания послания и подписью.

При подписании акта задолженности бывает вскрываются ошибочные сведения и нужно внести корректировку.

Оплата задолженности по акту сверки 2020 год

Информация, которая отражается в бухгалтерском учете и отчетности организации, должна быть полной и достоверной. Достижению этих целей способствует в том числе периодическое проведение инвентаризации активов и обязательств.

В общем случае инвентаризация проводится, как минимум, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но инвентаризация расчетов, как правило, проводится чаще. Особенно актуальна частая инвентаризация, когда расчеты с поставщиками и покупателями носят систематический и разноплановый характер. Инвентаризация расчетов проводится путем составления и согласования с контрагентами актов сверки расчетов.

Подписанный сторонами акт сверки – документ, подтверждающий на дату его составления состояние расчетов и являющийся основанием для предъявления претензий, в т.ч. по возврату денег.

Подтверждаем направление письма контрагенту

Факт получения письма контрагентом необходимо подтвердить документально. Эта информация пригодится, если ваш должник не заплатит вовремя и денежный спор придется решать в судебном порядке. Направлением письма вы подтвердите соблюдение досудебного порядка урегулирования денежного спора.

Поэтому письмо нужно:

  • или вручать лично под роспись;
  • или направлять заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если с вашим контрагентом налажен электронный документооборот, письмо можно направить и по ТКС.

Приведем для письма на возврат денег по акту сверки образец его заполнения.

Как написать письмо о погашении задолженности по акту сверки (образец)

Рыночная экономика предполагает постоянную взаимосвязь между различными хозяйствующими субъектами. Компании беспрестанно должны контактировать друг с другом, будь они партнерами или конкурентами, поставщиками или покупателями. Организации завязаны экономическими отношениями, потому что в основе любого дела лежит желание получить прибыль.

Совершенно естественно, что в ходе обычных бизнес-процессов между компаниями возникает кредиторская и дебиторская задолженность. И если дебиторы безответственны, иногда даже не пытаются вовремя погасить долги, то кредиторы всегда заинтересованы в получении своих денег. Есть много способов востребовать просроченную сумму долга в досудебном разбирательстве. Одним из них является письмо о возврате задолженности по акту сверки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Что такое письмо о погашении задолженности по акту сверки?

Как правило, компании стараются подыскивать себе достойных партнеров. Для урегулирования отношений между бизнес-единицами заключается договор, имеющий юридическую силу. В этом документе прописываются условия осуществления сделки.

Договора заключаются разного содержания:

  • для приобретения товаров;
  • на оказание услуг;
  • выполнение работ;
  • договора аренды или лизинга;
  • купли-продажи движимого и недвижимого имущества;
  • строительный подряд и др.

За все перечисленное покупатель должен заплатить согласно принятым условиям. Но никто не застрахован от сотрудничества с бесчестной и безответственной организацией. Работа с такими субъектами грозит тем, что взаиморасчеты могут быть не произведены в срок, указанный в договоре.

Воздействовать на должников можно по-разному:

  • одолевать звонками и письмами;
  • вести переговоры при личной встрече;
  • составить претензионное письмо;
  • подать иск в суд.

При наличии подписанного акта сверки, обладатель дебиторской задолженности должен составить письмо об оплате долга по акту сверки. Без этого невозможно обращаться за судебной защитой.

Претензионное письмо – эффективный и обязательный инструмент борьбы с должниками в досудебном порядке. При отсутствии данного документа арбитражным судом будет отказано в удовлетворении иска.

Составление письма означает использование всех возможностей разрешения конфликта. На пути к получению своих средств, кредитор должен принять все меры, чтобы исключить необходимость обращения в суд.

Правила оформления претензионного письма

Минимальные обязательные составляющие данного типа письма удовлетворяют требованиям:

  1. В случае наличия фирменного бланка организации, письмо должно быть составлено строго на нем.
  2. Необходимо указывать полное наименование адресата, а также его адрес (и юридический, и фактический).
  3. Акт сверки должен быть подписан обеими сторонами конфликта. Его нужно указывать в основании письма, а в случае подачи иска в суд – подкладывать как приложение.
  4. Документ должен содержать данные о номере договора и дате его заключения.
  5. Должна быть указана точная сумма задолженности согласно акту сверки. Сумма пишется цифрами, в скобках – словами.
  6. Нужно четко выражать требование о возврате денег, но не в приказном тоне. Например: «Просим погасить задолженность по акту сверки».
  7. Особое внимание следует уделить собственным реквизитам компании. Указывать нужно те банковские реквизиты, на которые ожидается возвращение долга.
  8. В случае дальнейшего обращения в суд, кредитор должен здесь же письменно уведомить об этом должника.
  9. Как и в любом другом документе, следует указать дату его составления.
  10. Обязательна подпись уполномоченного лица. Им может быть генеральный директор или тот, кому выдана доверенность на право подписи. Также в случае наличия печати, ей заверяется претензия.

Ознакомиться с образцом письма о погашении задолженности по акту сверки вы можете на нашем сайте по ссылке.

Также необходимо правильно передать письмо должнику:

  • через почтовое отделение заказным письмом с уведомлением или как ценное письмо с описанием содержимого;
  • возможно личное получение корреспонденции должником или его представителем с проставлением штампа, который должен содержать информацию о наименовании организации, дате принятия письма.

Любой образец письма об оплате задолженности по акту сверки должен быть оформлен в печатном виде на бумажном носителе с «живыми» подписью и печатью.

В какие сроки должник обязан погасить задолженность

После передачи письма задолжавшей стороне кредитору остается ждать. Даже при непринятии позиции кредитора, несогласии с выставленными требованиями, должник обязан дать ответ на него. Ответное письмо может дополняться просьбой о продлении срока погашения, а также предоставлением графика выплат и гарантии погашения.

Итак, развитие событий может пойти в трех направлениях:

  • получение ответа на письмо;
  • погашение долга – перечисление на счет кредитора полной суммы задолженности от контрагента;
  • бездействие со стороны дебитора по истечении определенного срока, что приравнивается к отказу погашать обязательства, после этого дело может быть передано в арбитражный суд.

Обычно в договоре предусматривается срок неуплаты долга по претензионному письму. Если данные условия не прописаны, законом установлен период до 30 дней. По истечении срока можно, не задумываясь, подавать иск в суд.

Общеизвестным фактом является то, ответчик несет немалые финансовые потери:

  • за невыполнение обязательств он должен заплатить штраф;
  • государственная пошлина оплачивается также в полном размере обвиняемым;
  • помимо прочего, затратным удовольствием являются услуги представителя в суде.

Обычно в таком случае выгоднее погасить требуемую сумму имеющейся задолженности в досудебном порядке.

Признание обязательств по долгам посредством подписания акта сверки – гарантия уверенности для обеих сторон договора. Еще одной прелестью документа является его способность прерывать срок давности. С грамотно составленной претензией – письмом о возмещении суммы задолженности, кредитор имеет все основания требовать свое через суд.

Потенциальный оппонент в суде вряд ли предпочтет оплачивать дополнительные расходы, которые возникнут в ходе разбирательств. Обычно письмо о возврате просроченной задолженности на основании акта сверки – конечная точка в конфликте. После этого нерадивый контрагент изыскивает способы уладить ситуацию без дальнейшего продолжения денежного спора.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *