0

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение?

Содержание

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году

Скачать бланк Т-10

Скачать образец заполнения бланка командировочного удостоверения в 2019 году

Для чего нужно

С 08.01.2015 правительственное постановление отменило командировочное удостоверение, служебные задания и журналы регистрации командировок (постановление от 29.12.2014 № 1595). Благодаря новой редакции положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749), подтвердить свое нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче. После поправок 2015 года свежие новости об изменениях в командировочных удостоверениях в 2019 году не появлялись.

С 2015 года документооборот при оформлении командировок работников упрощен: для обоснования командировки достаточно письменного решения руководителя организации, которое оформляется приказом. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.

Поскольку законодательство не запрещает выписывать командировочное удостоверение в 2019 году, многие компании продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:

  • подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
  • отражать точные даты прибытия и убытия;
  • подтверждать расходы и начисление суточных.

Какую форму использовать

Каждый работодатель самостоятельно решает, нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году в организации и какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.

В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота командировочное удостоверение (не важно, стандартной или собственной формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, обязательно ли командировочное удостоверение предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.

Если вы не хотите заниматься оформлением дополнительных бумаг, не переживайте, где в организации указать, что командировочные удостоверения не нужны, поскольку они необязательны.

Правила оформления и заполнения

Несмотря на то, что официально командировочное удостоверение отменили, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и вашей организации на вопрос, нужно ли оформлять командировочное удостоверение, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

  • название компании-работодателя;
  • номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
  • информацию о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение);
  • место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
  • цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

  • точных дат начала и окончания поездки;
  • номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в самом процессе командировки:

  • дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
  • дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
  • должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
  • дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
  • дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Пример заполнения формы Т-10

В ведении руководителя решать, кому и как заполнять бланк командировочного удостоверения, утвержденного в конкретной организации. Но обычно ответственными за заполнение назначают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии или секретарей.

Ошибки в документе исправляют, зачеркивая неверные сведения и внося правильные. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ будет действителен.

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 июня 2016 г.

Содержание журнала № 13 за 2016 г.

Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки.

Для выплаты суточных одного удостоверения недостаточно

Диана Дидич

Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отмененыподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указанып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

  • срок командировки;
  • ее цель (служебное поручение);
  • место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке.

В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Законодательство не требует документального подтверждения суточных расходов

Вера Алексеевна Балабина

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально.
Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т. д.?

: Суточные не облагаются страховыми взносами при условии, что они выплачены в пределах норм, установленных в соответствии с законодательствомподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Суточные работникам, чья работа носит разъездной характер, предусмотрены ТКст. 168.1 ТК РФ. А размер суточных и порядок их возмещения работодатель должен установить самостоятельно (коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом)ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, он должен установить перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер. Каких-либо иных требований относительно суточных в ТК нет.

Если, к примеру, локальный акт предусматривает оплату суточных по фактическим расходам, подтвержденным документами, то работник должен подтверждать все свои дневные расходы — питание, проезд и т. д.

Если же в локальном акте предусмотрена выплата суточных в твердой сумме без предоставления документов, то ничего подтверждать не нужно.

Соответственно, если работа конкретного лица носит разъездной характер (согласно действующему в организации перечню и трудовому договору работникаст. 57 ТК РФ) и суточные выплачены согласно порядку, закрепленному локальным актом, то они не подлежат обложению взносами. Какого-либо дополнительного подтверждения не требуется, Письмо Минтруда от 28.12.2015 № 17-3/В-641 противоречит законодательству.

Бывает, что фонды рассматривают суточные как оплату труда и начисляют организациям страховые взносы. Однако суды такую позицию не поддерживают и отменяют решения проверяющихПостановления АС СЗО от 15.01.2016 № А66-6195/2015; 14 ААС от 17.03.2016 № А66-6194/2015.

Оплата проживания личной картой — не повод для отказа в признании расходов

Елена

Командированный работник бронировал гостиницу на интернет-сайте. Онлайн-платеж за услуги проживания сделал с личной банковской карты. К авансовому отчету он прилагает счет гостиницы (не является БСО) и выписку со счета своей карты. Можно ли признать расходы в налоговом учете?

: Да, можно. Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтвержденияподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ. При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случаяхпп. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.10.2015 № 1085:

  • при расчетах наличными деньгами;
  • при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Подтвердить оплату услуг гостиницы могут и иные документы, ведь их конкретный перечень для этих целей в НК РФ не установлен. Поэтому документальным подтверждением может являться авансовый отчет работника с приложенными к немуПисьмо Минфина от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106:

  • счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;
  • банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.

Слип может подтвердить расходы на гостиницу

Елена

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

: Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операцийп. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

Следовательно, расходы, подтвержденные одним лишь слипом (без приложенного к нему кассового чека), являются для целей налогообложения прибыли документально подтвержденнымип. 1 ст. 252 НК РФ. Такой же точки зрения придерживаются и судьисм., например, Постановление ФАС МО от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06, и представители Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“Кассовый чек является первичным документом, который продавец обязан выдать покупателю, в том числе и при оплате банковской картой. Таким образом, он должен быть у работника.

Однако если он утерян, можно, конечно, взять счет гостиницы с печатью и пометкой «Оплачено» плюс чек POS-терминала. На основании этих документов и утвержденного авансового отчета расходы на оплату услуг гостиницы можно учесть в составе командировочных расходов”.

Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов

Юлия

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?

: В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основаниип. 7 Положения:

  • служебной записки;
  • документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Поздний приезд из командировки НДФЛ не облагается

Елена Емелина

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

Стоимость обратного билета не облагается НДФЛ. Работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нетст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234.

Подтверждаем срок командировки без обратного билета

Нина Алексеевна

Командированный уехал к месту командирования на поезде, билет имеется, а обратно приехал на попутном транспорте. Чем подтвердить срок его командировки?

: Если у работника нет проездных документов на обратную дорогу, определить срок фактического пребывания в командировке можно на основаниип. 7 Положения:

  • <или>документов по найму жилого помещения в месте командирования (гостиничной квитанции);
  • <или>документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Такой документ может сопровождаться служебной запиской.

Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения

Согласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки1 командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.

Что такое командировка?

Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

См. статью «Отзыв из командировки: оформляем документы»

Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

Что изменилось?

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

См. статью «Приобретаем билеты для сотрудников»

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Для чего было нужно командировочное удостоверение

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

  • командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
  • документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
  • документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
  • документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

  1. куда был командирован работник (организация или местность);
  2. с какой целью;
  3. на сколько дней он был направлен в командировку;
  4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
  5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

Как живем дальше?

Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

  • сам факт командировки;
  • срок командировки;
  • наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
  • осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее – ­Порядок).

Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка – это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.

См. статью «Утверждаем локальный нормативный акт»

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившими в силу в январе этого года. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылка на законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчет;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *