0

Новый ГОСТ по оформлению документов

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать » Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

  • Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
  • Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения — напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов, предназначенные для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :

  • указывать запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
  • указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа.

Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.

По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
  • указывается дата заверения;
  • нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.)

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

  1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
  2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Положение об организации контроля за состоянием охраны труда (примерное)

Формы социального партнерства работодателя и профкома по охране труда

Необходимо принимать меры по улучшению условий труда для повышения производительности труда: Директор Департамента Валерий Корж

Работа по совместительству, как правильно сделать запись в трудовую книжку?

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

• если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

• если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

• если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

• появились новые реквизиты;

• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

• код организации (реквизит 04):

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:

• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):

• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

• отметка об электронной подписи (реквизит 23):

Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности, которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.

Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.

В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Примеры разработаны редакцией.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»

С 1 июля 2018 года вводится в действие новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.

Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:

— при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

— номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

— допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

— предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;

— абзацный отступ текста документа — 1,25 см;

— текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

— текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;

— нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;

— нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.

В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:

наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 );

наименование должности лица — автора документа (реквизит 07);

гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);

отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *