0

Начисление командировочных проводки

Новшества в учете командировочных расходов

Ларцева Л. , эксперт журнала

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 2/2019

С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учет командировочных суммы в новом году, расскажем в статье.

Изменения в КОСГУ.

Порядок применения КОСГУ с 1 января 2019 года утвержден отдельным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н). Согласно данному документу правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем эти изменения в таблице.

Наименование расходов

КОСГУ

2019 год

2018 год

Возмещение персоналу:

расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы

расходов на наем жилых помещений

иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя

Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия)

Возмещение персоналу суточных, как и раньше, следует относить на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н).

Новые аналитические счета.

При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:

  • персоналу (за исключением суточных) с 2019 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);

  • учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).

Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26-м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2019 года для этого применялись следующие коды КОСГУ:

  • 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;

  • 660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».

С 2019 года эти коды детализированы (561 – 569, 661 – 669) в зависимости от вида контрагентов, с которыми осуществляются расчеты (п. 13.6, 14.6 Порядка № 209н).

По мнению автора, при отражении расчетов с командированными лицами (как и с прочими подотчетными лицами) бюджетным (казенным) учреждениям в 2019 году следует использовать коды 567, 667 КОСГУ, обозначающие расчеты с физическими лицами.

Что касается автономных учреждений, они в 24 – 26-м разрядах номера счета (в частности, счета 0 208 00 000) указывают нули. По крайней мере, такое правило существовало до 2019 года и действует до сих пор. Вместе с тем стоит отметить, что согласно подготовленному проекту изменений Инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут проставлять соответствующие коды КОСГУ в 24 – 26-м разрядах номера счета аналогично бюджетным и казенным учреждениям.

Сотрудник бюджетного учреждения спорта отправлен в командировку на территории России на пять суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. (суточные – 500 руб. и на проезд и проживание – 4 500 руб.). Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение пяти суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс на оплату учет командировочных расходов на банковскую карту

4 210 03 561*

4 201 11 610

5 000

Получен работником аванс через банкомат с использованием банковской карты:

на выплату суточных

4 208 12 567

4 210 03 661*

на проезд и проживание

4 208 26 567

4 210 03 661*

4 500

Приняты к учету произведенные работником командировочные в косгу расходы на основании утвержденного авансового отчета:

суточные

4 109 70 212

4 208 12 667

расходы на проезд и проживание

4 109 70 226

4 208 26 667

4 450

Возвращен остаток неиспользованного аванса на банковскую карту

4 201 23 510

4 208 26 667

4 201 11 510

4 201 23 610

* Поскольку финансовые органы являются участниками бюджетного процесса, в соответствии с Порядком № 209н для расчетов с ними, по мнению автора, следует использовать коды 561, 661 КОСГУ.

Автономным учреждением спорта за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, выплачены наличные денежные средства в сумме 17 000 руб. на оплату командировочных расходов (на проезд, проживание и питание) спортсменам, выезжающим на соревнования. Все они были потрачены полностью, о чем свидетельствуют документы, подтверждающие произведенные расходы. Согласно учетной политике указанные расходы отнесены к прямым расходам, составляющим себестоимость услуг, оказываемых в рамках приносящей доход деятельности.

Согласно Инструкции № 183н в учреждении отразятся следующие бухгалтерские записи:

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Командировочные расходы — проводки по ним мы приведем далее в статье — могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.

Учет командировок: основные процедуры

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Зарплата в командировке: проводки

Итоги

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

1. Аванс.

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

  • Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте .

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

  • Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
  • Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

  • «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?»;
  • «Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:

— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).

Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:

  • проживание на территории вне постоянного места жительства;
  • питание работника;
  • дополнительные расходы – суточные;
  • иные затраты по согласованию с руководством организации.

Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.

На каком счете отображаются суточные при командировках?

Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.

Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:

  1. По дебету отображаются суммы, выплаченные работнику в корреспонденции со счетами учета денежных средств (средства могут быть выданы наличными или перечислены на текущий банковский счет сотрудника).
  2. Кредит счета – возврат излишне перечисленных средств на основании предоставленного авансового отчета (предъявляется в течение 3 дней после окончания рабочей поездки).

К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.

Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.

Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных. Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.

Законодательно установленные лимиты суточных выплат

Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:

  • 700 рублей – для поездок по территории Российской Федерации;
  • 2 500 рублей – заграничные поездки.

Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.

Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.

Признание суточных при налогообложении и их учет

Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:

  • подтверждение производственного характера поездки;
  • подтверждение длительности нахождения сотрудника за пределами территории постоянного проживания (при командировке по РФ на один день суточные не выплачиваются, при однодневной командировке за пределы Российской Федерации суточные выплачиваются в размере 50%).

Документы-основания для подтверждения выполнения условий:

  • авиабилеты, железнодорожные билеты и иные проездные документы;
  • договор аренды жилого помещения в месте рабочей поездке при отсутствии проездных документов;
  • служебная записка или справка принимающей стороны;
  • факт получения выплаты работником (РКО или платежное поручение банку);
  • расчет суточных (бухгалтерская справка).

Практический пример составления бухгалтерских проводок

Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.

Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:

  • Дт71 Кт51: 28 000 рублей – на банковский счет Иванова П.А. были перечислены суточные выплаты;
  • Дт44 Кт71: 28 000 рублей – расходы на суточные выплаты были признаны в составе издержек на продажу (к расходам можно принять всю сумму выплат);
  • Дт70 Кт68.01: 2 366 руб. – удержание налога на доходы физических лиц с сумм, превышающих установленный законодательством лимит;
  • Дт44 Кт69.01: 527,80 руб. – начислены страховые взносы по социальному страхованию на сверхлимитные суммы суточных выплат;
  • Дт44 Кт69.02.7: 4 004 руб. – обязательное пенсионное страхование сверхлимитных выплат;
  • Дт44 Кт69.03.1: 928,20 руб. – обязательное медицинское страхование сверхлимитных сумм.

Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.

Подробнее о правилах составления авансового отчета

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *