0

Командировки

Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам

Лицо, направленное выполнять задание по командировке, обеспечивается денежной суммой на различные расходы. Этот вид денежных выплат имеет особенность: фактически он нигде не документируется. Из-за этого возникают нюансы, которые требуют разъяснения. В рамках этой статьи предоставлена подробная информация, касающаяся регулирования выплаты и размера начисления суточных. Информация актуальна на 2017 год.

Что входит в понятие суточные и зачем они нужны

Суточные – деньги, выдаваемые сотруднику организацией, сумма которых начисляется из расчета предполагаемых расходов за сутки. Суточные являются частью командировочных расходов. Трактовка термина дана и закреплена в Верховном суде.

Командировка

Работодатель обеспечивает финансирование дополнительных расходов, в которых будет нуждаться сотрудник, отбывший в служебную поездку. Сотрудники получают суточные на каждую командировку, это регулируется законодательством. Проще говоря, это карманные деньги, которые выдаются сотрудникам их работодателем на время выполнения командировочного задания.

Эти дополнительные расходы включают:

  • покупку билетов для общественного транспорта
  • деньги на покупку продовольствия
  • иные личные потребности работника

Разновидности суточных

Классификация

Суточные будут получены сотрудником перед предстоящим направлением в командировочную поездку. Трудовой Кодекс обязывает работодателя делать выплаты суточных.

Суточные выплачиваются:

  • при отправке своих сотрудников в местную или заграничную командировку
  • при постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку
  • при нахождении сотрудника на занятиях для повышения квалификации

Порядок расчета и выплаты суточных

Точный размер суточных не отображен в Трудовом Кодексе и начисляется всякий раз в индивидуальном порядке. Размеры суточных меняются в каждой командировке. Все расходы работника, который едет в командировку, оговариваются заранее.

Закон не предусматривает лимит на установление максимального размера выплат суточных.

Однако:

  • В России максимальный размер суточных, с которого налог взыскан не будет, равняется 700 рублям.
  • При заграничных командировках – 2500 рублей.

Размер суточных будет зависеть от расчета иных предполагаемых затрат во время командировки. Пока сотрудник еще не поехал в командировку, подсчитывается количество суток, которое займет выполнение командировочного задания. Началом командировки будет считаться отбытие с места работы. Время, затраченное на путь до вокзала, аэропорта, автовокзала, входит в командировочное.

Суточные и бухгалтерия

Срок любой командировки будет подтверждаться документами проездного характера, которые предъявляются бухгалтерам, когда сотрудник закончит поездку и вернется на постоянное место работы. Кроме этого, работник предоставляет отчет по авансу. Суточные сотрудник не получит до того, как работодатель составит распоряжение о поездке сотрудника в командировочную поездку.

Учет суточных

С 2015-го года для подтверждения делового предназначения будущей командировки более не нужен прежний пакет документов. Теперь выплаты суточных декларируются согласно внутреннему порядку компании и прописываются только в приказе о направлении сотрудника в командировочную поездку.

Учет всех расходов, произведенных из выданных сотрудникам суточных, фиксируется в авансовом отчете, который заполняется сотрудником, приехавшим из командировки. Перед поездкой сотрудник заполняет заявление, в котором запрашивает получение финансов на личные нужды. После заполнения заявление подается в бухгалтерию. Заявление должно иметь на себе подпись главного бухгалтера, начальника организации и самого командируемого сотрудника.

Суточные при заграничных поездках

Валюта, в которой выдаются суточные для иностранного командировочного задания, определяется самим работодателем. Суточные, полученные в валюте, переводятся в рублевый эквивалент курса ЦБ (по последнему дню месяца), в котором утверждается авансовый отчет.

Вернувшись, сотрудник (не позднее десяти дней после прибытия) должен предъявить авансовый отчет. В отчете должны быть отмечены следующие положения:

Командировка заграницу

  • все документы, которые фиксируют трату выданных денег (чеки, расписки и т.п.)
  • отчет, в котором подробно описаны все действия, связанные с выполнением командировочного задания
  • отсканированная страница загранпаспорта с таможенными отметками

Суточные выдаются сотруднику в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных, которые выдает коммерческая организация, определяется ей самой, но ниже законодательно установленного минимума он в любом случае не будет.

Суточные начисляются по заграничным нормам сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменения суммы денег, которую дают в качестве суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.

Неизрасходованные денежные средства должны быть возвращены в кассу предприятия.

Суточные при однодневных командировках

Выдача суточных для поездок на сутки и менее до сих пор окончательно не урегулирована. Работодатель может выдавать сотрудникам деньги при однодневных командировках, если это подтверждено и закреплено коллективным договором. Тогда суточные будут считаться иными расходами, делать которые позволил сам работодатель.

Оплата суточных

Если сотрудник, пребывая в однодневной командировке, каждый день имеет возможность приехать на место проживания, работодатель имеет законные основание суточные не платить. Этот нюанс регулируется Положением номер 749. Но если сотрудник и работодатель договорятся, суточные могут быть выплачены в меньшем размере или вовсе заменены единоразовой надбавкой к зарплате.

Работодатель может посчитать сумму выплаты суточных незначительной и задним числом включить их в состав других командировочных расходов. В случае спорной ситуации работодатель может мотивировать невыплату суточных при командировочных поездках менее суток тем, что сотрудник не нуждается в оплате жилища.

При однодневных командировках или рабочих поездках в другую страну суточные сотрудник получит в размере 50% от размера, отраженных во внутренних нормативах организации. Выплата производится в валюте той страны, куда направлен сотрудник.

Суточные для однодневных поездок все еще вызывают спорные ситуации. Работодатель нередко старается удержать суточные и лишить их сотрудников, по-разному это мотивируя. Знание сотрудниками соответствующих глав Трудового Кодекса поможет им в решении этой задачи в свою пользу.

Суточные в выходные и нерабочие дни

Суточные начисляются и за выходные дни, попавшие на срок командировки. Сотрудник их получит в любом случае, даже если он в командировочный выходной не работает. Хотя такие выплаты и регулируются трудовым законодательством размер и сроки начисления могут регулироваться внутри предприятия, согласуясь с ее внутренним нормативным распорядком.

Работа в выходные

Оплате полежит не только работа и отдых во время выходных, проведенных в командировке. Сотрудник получает льготы при отбытии в командировку по выходным и в том числе нерабочим дням:

  • выплаты суточных производятся по двойному размеру
  • за каждый выходной или нерабочий день, проведенный без начисления суточных, сотрудник заслуживает внеочередной оплачиваемый работодателем выходной

Суточные на выходные тоже могут спровоцировать конфликтную ситуацию с начальством. Но здесь ситуация разрешается проще, потому что закон будет на стороне работника. Исключением может стать выплата суточных в нерабочие дни, назначенные внутренним регламентом компании. Это может быть выходной день по поводу праздника у одного из сотрудников, главы компании, юбилея основания компании и иных схожих случаев. Если выдача суточных в такие дни не согласована нормативными актами компании, то ситуацию поможет решить арбитражный суд.

Суточные и налогообложение

С суточных, сумма которых превышает недекларируемую сумму в 700 и 2500 рублей (за местные и заграничные поездки соответственно), уплачиваются выплаты НДФЛ. Суточные нельзя считать доходом сотрудника. По этой причине суточные нельзя назвать доходом, облагаемым налогом по НДФЛ. Выплаты по суточным, превышающим беспошлинные нормы, будут учтены, когда будет определена налоговая база.

Налоги

Налогом в пределах законодательных норм также не облагаются выплаты, выданные вместо суточных. Например, при однодневной единоразовой командировке работодатель вместо суточных может выплатить сотрудникам денежное вознаграждение.

При составлении налоговой базы нужно помнить, что суточные, выплаченные сотрудникам для любых нужд, являются подотчетной суммой. До окончательного утверждения начальником авансового отчета суточные не являются расходами работодателя. Соответственно, до подписания отчета, уплата налога при сверхнормативных суточных осуществлена быть не может.

Выплаты по НДФЛ со сверхурочных суточных не могут быть взысканы с сотрудника. Все неизрасходованные деньги отдаются назад, в кассу выдавшей их организации.

Многие организации, посылая своих работников в иностранную командировку, дают вместо суточных иные денежные компенсации. При этом НДФЛ удерживается полностью со всей суммы, не только в нормативных нормах. Это рискованный для работодателя подход и рекомендуется прибегать к нему как можно реже. При налоговой проверке это будет отмечено как нарушение, выпишут штраф. Дело в том, что в Постановлении правительства за номером 749 прямо указывается, что нужно выдавать сотруднику именно суточные.

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

  • Первый пункт авансового отчета – название организации
  • Дата и номер отчета
  • Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
  • Означается причина составления отчета (служебная командировка)
  • В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
  • На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
  • Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
  • Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Отмена суточных в России

Разговоры о том, что суточные, наконец, будут полностью отменены и при командировках в России их платить перестанут, ведутся уже давно. Но постановление Минфина под номером 749, похоже, ставит жирную точку в этой истории. Суточные остаются только для заграничных поездок. Бюджетные организации смогут сократить траты и сэкономить, ведь раньше им приходилось платить суточные всегда и всем.

Отношение работников и начальства к этой новости неоднозначное. С одной стороны, суточные и так могли быть заменены иными денежными компенсациями, и сотрудник не оставался без денег совсем. С другой, в фирмах, где в нормативных актах этот момент вполне четко прописан, сотрудник окончательно лишается своих суточных. Переписывание нормативных актов под новое постановление займет время и потребует затрат.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Оплата труда в командировке

Что такое средний дневной заработок

Для определения среднего дневного заработка используется расчетный период, который составляет 12 календарных месяцев, предшествующих командировке. Согласно ст. 139 ТК РФ и Постановлению правительства № 922, учитывается фактически начисленная сотруднику зарплата, премии и вознаграждения за отработанные дни. Исключаются из расчетов периоды отпусков и больничных и выплаты по ним.

Представим, что руководство компании «Подшипник» с 10 сентября по 18 сентября 2018 года (7 рабочих дней) направило ведущего менеджера Светлану Сергееву в командировку. В таком случае бухгалтер будет рассматривать в качестве расчётного периода сентябрь 2017 года по август 2018 года – 247 рабочих дней. Оклад сотрудника составляет 70 000 рублей. Весь июль (22 рабочих дня) она находилась в отпуске, поэтому зарплата ей не начислялась, только отпускные. Для расчёта среднего заработка нужно суммы выплат за это время поделить на число рабочих дней. В нашем случае это выглядит так: (70 000 рублей *11 месяцев) : (247 дней — 22 рабочих дня, которые пришлись на отпуск) = 3 422,22 рубля средний заработок за каждый день командировки.

Теперь стоит получившуюся сумму умножить на рабочие дни в командировке. Получается 23 956 рублей.

Когда заработок в командировке будет меньше обычного

Чем меньше рабочих дней в месяце, тем дороже стоит один рабочий день. Но так как оплата труда в период командировки начисляется по среднему заработку и не учитывает этого, то сотрудник теряет в деньгах, если едет в месяцы, когда 20 или меньше рабочих дней.

Как правило, это короткие месяцы и месяцы, в которых есть несколько праздничных дней – январь, февраль, май. Но бывают месяцы и без праздников короткие. В сентябре 2018 года, например, было только 20 рабочих дней. Если бы Светлана Сергеева не поехала в командировку, то её текущая зарплата за день в этом месяце составила бы 3 500 рублей. И в итоге она бы получила привычные 70 000 рублей. Но из-за командировки ей начислят 69 456 рублей (45 500 рублей за 13 обычных рабочих дней и 23 956 рублей за 7 рабочих дней в командировке).

Когда заработок в командировке будет больше обычного

Здесь возможно несколько вариантов:

  1. Когда в месяце много рабочих дней.
  2. Когда у сотрудника за расчётный период были премии, предусмотренные системой оплаты труда.
  3. Когда время в пути выпадает на выходной день.

В первом случае достаточно рассчитать для примера командировку на те же 7 рабочих дней, но не в сентябре, а в августе 2018 года, когда было 23 рабочих дня, каждый из которых стоил для Светланы Сергеевой 3 044 рубля.

Срок командировки С 6 по 14 августа (7 рабочих дней)
Расчётный период для среднего заработка С августа 2017 года по июль 2018 года
Количество отработанных дней 225 дней (без учёта полностью отпускного июля)
Фактически начисления за расчётный период 770 000 рублей (без отпускных)
Средний дневной заработок 3 422,22 рубля
Начисления зарплаты за август и среднего заработка за командировку 72 660 рублей

Во втором случае пи расчёте среднего заработка учитывается не только начисления по окладу, но и премии, и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда. Если за расчётный период Светлане Сергеевой выплатили бы, скажем, премию по итогам года в размере оклада, то её среднедневной заработок за рассматриваемые нами командировки увеличился бы до 3 733 рублей.

В третьем пункте речь идёт о том, что сотрудник не может отдыхать пока добирается до места командировки или возвращается домой. Поэтому если время в пути выпадает на выходной день, то его нужно оплатить как работу в выходной или нерабочий праздничный день в соответствии со ст. 153 ТК РФ и пунктом 5 Постановления правительства №749:

  • в двойном размере (порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда);
  • в одинарном размере + предоставить дополнительный выходной в удобное для него время без оплаты.

При этом, если в пути сотрудник провёл только несколько часов, то оплатить в двойном размере нужно только фактические рабочие часы.

С экономической точки зрения получается, что работнику выгодно уезжать или возвращаться из командировки в выходной день, чего не скажешь о работодателе.

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749;
  • Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н;
  • Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»» от 27.11.2006 № 154н;
  • Постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011 по делу № А73-9729/2010.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

НДФЛ и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

  • Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
  • Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Дт Кт Описание проводки
71 50 (51) Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.) 71 Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
71 50 (51) Возмещение сотруднику перерасхода на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
50 71 Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

  • Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
  • Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
  • За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
  • Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

  • Суточные – 2*300,00 руб.;
  • Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
  • Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

Дата Счёт Дт Счёт Кт Сумма, руб. Описание проводки Документ-основание
09.12.2016 71 50 60 000,00 Выдача аванса на командировочные расходы КО-2
20.12.2016 26 71 15 000,00 Дорога Москва- Сухум Авансовый отчет
20.12.2016 26 71 6 000,00 Жилье
20.12.2016 26 71 14 600,00 Суточные
20.12.2016 26 71 10 000,00 Прочие расходы
20.12.2016 26 71 14 000,00 Дорога Сухум — Москва
20.12.2016 50 71 400,00 Возврат неизрасходованных денежных средств КО-1
31.12.2016 70 68 2 119,00 Удержан НДФЛ с командировочных расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов

К представительским расходам относят:

  • Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
  • Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
  • Буфетное обслуживание во время переговоров;
  • Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

  • Развлечений;
  • Отдыха;
  • Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

Дт Кт Описание проводки
26 71 Оплата представительских расходов подотчётным лицом
26 60 (76) Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы
90.08 (20 и т.д) 26 Списание представительных расходов

Представительские расходы — как оформить на примере

Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:

  • на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
  • на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
  • на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
  • на экскурсию – 5 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
  • на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Расчет представительских расходов согласно примеру:

  • Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
  • Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
  • Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
  • В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.

Учет представительских расходов проводки:

Дата Счет Дт Счет Кт Сумма, руб. Описание проводки
10.12.2016 26 60 154 000,00 Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах
Закрытие месяца
31.12.2016 90.08 26 154 000,00 БУ
31.12.2016 90.08 26 60 000,00 НУ
31.12.2016 90.08 26 94 000,00 ПР

9. Состав и порядок возмещения командировочных расходов. Компенсация командировочных расходов

Расходы, связанные со служебной командировкой, и подлежащие возмещению работнику, предусмотрены ст. 168 ТК РФ. Кроме ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальными нормативными актами работодателя.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

ь расходы по проезду;

ь расходы по найму жилого помещения;

ь дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

ь иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (гл. 25 «Налог на прибыль организаций») к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

· на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

· на найм жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

· на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

· на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

· на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

ФЗ от 30 июня2006 г. № 90-ФЗ ТК РФ дополнен ст. 168.1, содержащей перечень подлежащих возмещению расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

а) расходы по проезду;

б) расходы по найму жилого помещения;

в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

г) иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Как видно из перечней, определенных законодателем, возмещаемые расходы на служебную командировку и возмещаемые расходы на служебную поездку совпадают.

Расходы по проезду и расходы по найму жилого помещения оплачиваются по факту. Суточные определены законодателем в качестве дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.

Действующим трудовым законодательством определен только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Любые другие организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Расходы по проезду предполагают возмещение стоимости проезда к месту командировки и обратно. В состав расходов по проезду включаются:

· стоимость железнодорожных билетов, авиабилетов и т.д.;

· оплата услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

· платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

· плата за пользование в поезде постельными принадлежностями;

· расходы на провоз багажа;

· стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует воспользоваться. Если такого предложения со стороны работодателя нет, то работник вопрос о транспорте решает самостоятельно.

Расходы по проезду возмещаются работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями).

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, речной вокзал, если они находятся за чертой населенного пункта, в местах отправления, назначения, пересадок. Указанные расходы возмещаются только при условии их документального подтверждения.

Возмещению подлежат подтвержденные документально консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Работодателю предоставлено право самостоятельно внутренними документами ограничить размер расходов на проезд верхней планкой для различных видов транспорта. Работодатель также может самостоятельно определять каким видом транспорта, и в каком случае надлежит воспользоваться сотрудникам в зависимости от ситуации, дальности поездки, должности и т.п.

В случае непредставления работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по проезду, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по письменному заявлению работника.

Для работников бюджетных организаций возмещение расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями).

Стоимость возмещаемых расходов не должна превышать стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом, в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом, в каюте группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории речного судна всех линий сообщения, в каюте категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом, в салоне экономкласса;

г) автомобильным транспортом, в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В случае отсутствия проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, учитывается размер минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом, в плацкартном вагоне;

б) водным транспортом, в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом, в автобусе общего типа.

Расходы, превышающие вышеуказанные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с ведома работодателя), возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Что же касается расходов на воздушном и морском транспорте, то доказательством фактического пользования местами в самолете или на теплоходе могут служить представленные командированными справки от соответствующих служб, регистрирующих пассажиров при посадке на конкретные рейсы. Следует учесть, что все расходы возмещаются командированному работнику лишь с разрешения работодателя. В спорных случаях вопрос разрешается в органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Если сотрудник ехал в командировку на своем автомобиле, ему можно возместить затраты на бензин, автостоянку и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. Целесообразнее всего заключить с ним на этот срок договор аренды транспортного средства с экипажем и выписать путевой лист на весь срок командировки. В этом случае все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, могут быть при наличии оправдательных документов учтены в расходах для налога на прибыль (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом арендная плата в части услуг по управлению автомобилем будет облагаться единым социальным налогом.

Если работник уже успел приобрести билеты, но командировку неожиданно отменили и, при возврате билетов в кассу транспортного агентства, из стоимости билета это агентство удержало сбор? В результате в кассу организации работник возвратил сумму денег меньше той, которую он получил под отчет. В соответствии с положениями п. 3 ст. 217 НК РФ при возврате в кассу организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию, сумма сбора не включается в налогооблагаемый доход физического лица.

В соответствии с письмом Минфина РФ от 12 мая 1992 № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

На практике очень часто возникают вопросы: относятся ли к расходам на проезд разъезды работника внутри населенного пункта (от гостиницы до организации, куда работник направлен в командировку) в общественном транспорте и могут ли они включаться в состав расходов в целях исчисления прибыли или же эти расходы должны покрываться за счет суточных, выплачиваемых работнику? По мнению Департамента налоговой политики Минфина РФ, изложенному в письме от 24 декабря 2002 № 04-02-06/3/91, перечень командировочных расходов (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) является закрытым и содержит только расходы на проезд работника к месту командировки. Тем более, по мнению Минфина, нельзя учитывать для налогообложения прибыли расходы на такси для разъездов по городу, куда работник был командирован (письмо от 26 января 2005 № 03-03-01-04/2/15) и аренду автомобилей (письмо от 8 августа 2005 № 03-03-04/2/42).

В настоящее время расходы на найм жилого помещения при командировках по России возмещаются работникам в полном объеме при наличии оправдательных документов – счетов гостиниц. Для целей налогообложения прибыли эти расходы не являются нормируемыми, что установлено п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При оказании услуг гостиницами счета-фактуры должны выставляться на имя организации, командирующей своих сотрудников, а не на имя физического лица, согласно Письму Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-04-11/165 «О налоговых вычетах по НДС за услуги гостинец при командировках». Однако принять к вычету НДС по услугам гостиниц можно и без счета-фактуры, аналогично принятию к вычету НДС со стоимости билетов.

В п. 3 ст. 217 НК РФ содержится положение, что при непредставлении командированным сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичная норма содержится в п.п. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ: при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения ЕСН в пределах норм, установленных Правительством РФ. При применении этих положений следует руководствоваться приказом Минфина РФ от 2 августа 2004 № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран», которым установлены размеры выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за рубеж. Эти нормы начали действовать с 1 января 2005 года. Нормы расходов по найму жилого помещения будут применяться только в целях обложения ЕСН и НДФЛ, что подтверждается письмом Минфина РФ от 25.10.2004 № 03-05-01-04/54 «О налогообложении суточных при зарубежных командировках». При возмещении расходов по найму жилого помещения при командировках внутри России, применяя указанные положения НК РФ, следует руководствоваться подпунктом «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в этой местности. Расходы возмещаются в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в данной гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах – 12.00 по местному времени.

Снимая номер в гостинице, работник должен ориентироваться на требования работодателя к предельной стоимости этих услуг. Работодателю предоставлено право внутренними документами, установить верхнюю планку оплаты расходов на проживание.

Счет гостиницы может содержать дополнительно оказанные услуги, связанные или не связанные с проживанием. Решение об оплате таких расходов принимается руководителем самостоятельно. В том случае, если работником не предоставлены документы, подтверждающие осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по письменному заявлению работника.

В настоящее время учреждения, финансируемые из бюджета, при командировании сотрудников бюджетных учреждений по территории Российской Федерации возмещают сотрудникам расходы по найму жилого помещения в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, 12 руб. в сутки. Если же в командировке работнику предоставляется бесплатное помещение, то возмещение расходов не производится.

При оформлении счетов гостиниц в зарубежных командировках следует учесть, что они должны быть приложены с переводом на русский язык к финансовому отчету работника.

Расходы, связанные с проживанием в месте пребывания в командировке, компенсируются выплатой суточных за все календарные дни командировки, в том числе дни приезда и отъезда, дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути. Размер выплаты суточных определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, трудовым договором.

В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на выплату суточных принимаются в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Вышеназванные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее по тексту – Постановление). С 1 января 2006 года действует новая редакция Постановления, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 № 299 «О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Из этого постановления видно, что нормы суточных при командировках за рубеж достаточны для того, чтобы возместить расходы сотрудника на питание и перемещение по городу на общественном транспорте, однако нормы суточных внутри России (100 рублей) эти расходы не возмещают, особенно при командировках в крупные города. Поэтому многие организации локальными нормативными актами устанавливают более высокие нормы суточных для своих работников.

До недавнего времени во всех разъяснениях Минфин РФ и налоговые органы давали однозначный ответ, что с сумм суточных, превышающих нормы, установленные Постановлением, следует удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Однако Высший Арбитражный Суд РФ своим решением от 26 января 2005 г . № 16141/04 «„О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года № 04-2-06/127 „О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками“» признал такую позицию неправомерной. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены; общий порядок установления таких норм, и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размеры этого возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ (постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (100 рублей в сутки). Следовательно, для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, нормы суточных устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Установленный минимальный размер суточных не может быть признан нормой суточных, применяемой в целях налогообложения дохода физических лиц. При превышении указанного размера суточных с работника не могут взиматься денежные средства в виде налога на доходы физических лиц, если суточные выплачиваются в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.

В целях исчисления налога на доходы физических лиц, по мнению ВАС РФ, Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Однако после выхода вышеназванного решения ВАС РФ Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в своем письме от 18 марта 2005 № 03-05-01-04/59 «О налоге на доходы физических лиц со сверхнормативных суточных» дал разъяснение, что те организации, которые удерживали ранее НДФЛ со сверхнормативных суточных, выплачиваемых своим сотрудникам, не имеют права его пересчитывать за период с 2002 по 2004 годы.

После возвращения работника определяется фактическое время пребывания в командировке. Если командировка прошла на территории Российской Федерации либо в стране с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении, в котором должны быть отмечены день прибытия на место командировки и день отбытия из места командировки. Если же работник был командирован в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне отбытия делаются в каждом пункте. Если фактическое количество суток не соответствует дням, на которое был выдан аванс, должен быть произведен перерасчет сумм суточных при окончательном расчете с работником.

На практике нередко возникают ситуации, когда фактическое время пребывания в командировке больше дней, указанных в приказе о командировании. В таких случаях работодателем должен быть издан приказ о продлении командировки.

Работникам, направляемым работодателем в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке. Суточные при заграничных командировках выплачиваются по принципу страны въезда. Это означает, что при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется. День пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.

Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.

Если работник находился в период командировки в нескольких зарубежных странах, то со дня отбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, также по принципу страны въезда.

Вопрос оплаты суточных при направлении работника в однодневную командировку решает руководитель предприятия. Его решение должно быть установлено для всех работников организации в распорядительном документе. При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует назвать затраты на телефонные переговоры. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть также подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (доверенностях, договорах, информационных письмах и других документах, в которых указаны соответствующие телефонные номера.

Таким образом, по возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию работодателя авансовый отчет. Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории Российской федерации или в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной зарубежной командировки.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

а) командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы;

б) документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;

в) документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;

г) другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

Документы, предъявляемые к возмещению работником и составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Затем руководитель структурного подразделения проводит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения авансового отчета с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке. Законодателем установлены сроки окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы. Это три рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории Российской федерации и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской федерации.

Если оказывается, что фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше, чем выданный на командировочные расходы аванс, то работник обязан вернуть остаток неиспользованного аванса в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордером.

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, оказывается больше выданного ранее аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход подлежит выдаче подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На практике распространена ситуация, когда с сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Очень часто возникает вопрос можно ли такого сотрудника отправить в командировку и возместить ему командировочные расходы?

На физическое лицо, работающее в организации по гражданско-правовому договору (например, договору подряда, поручения или возмездного оказания услуг), правила ТК РФ не распространяются. Следовательно, на такое лицо не распространяются и все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе связанные с командировкой.

Поэтому, сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор, направить в командировку нельзя, поскольку в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договора.

Тем не менее, следует отметить, что поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. В соответствии с ГК РФ, как по договору подряда так и по договору возмездного оказания услуг, оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. При этом под издержками понимаются материальные и финансовые затраты исполнителя, непосредственно связанные с предметом договора.

Таким образом, если у заказчика возникает необходимость направить такого сотрудника в другую местность для выполнения работы, то в договоре в обязательном порядке следует указать на возможность таких поездок и возмещение заказчиком фактически произведенных затрат, связанных с такой поездкой.

Законодателем не определен четкий перечень расходов, которые заказчик может возместить исполнителю. Однако так как в ст. 709 ГК РФ речь идет компенсации издержек исполнителя, то можно сделать вывод о том, что возмещению подлежат любые расходы, реально понесенные сотрудником при поездке в другую местность.

Следовательно, к возмещаемым затратам могут быть отнесены:

а) расходы по найму жилья, проезду;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) обязательные страховые, комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

д) расходы на провоз багажа;

е) расходы на бензин, стоянку автомашины и др.

Выплата суточных по гражданско-правовому договору не производится. Этот вид компенсации предусмотрен только для штатных работников.

Следует отметить, что в соответствии со ст. 166 ТК служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В соответствии с ранее действующей редакцией ТК РФ суточные таким работникам были не положены. Однако, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ от 30 июня 2006 г . № 90-ФЗ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, законодатель вводит дополнительные гарантии для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеназванных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *