0

Как закрывать табель рабочего времени?

Табель учета рабочего времени: как его «закрыть», если последний день месяца приходится на выходной

Что такое табель учета рабочего времени

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Для такого учета компании и предприниматели должны ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. Существуют две формы табеля — Т-12 и Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; подробнее читайте в статье «Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации»). Работодателю нужно выбрать любую из этих форм и закрепить свой выбор в учетной политике.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

На каждой из двух форм табеля учета рабочего времени есть поле, предназначенное для даты составления. Обычно кадровики указывают здесь последнее число месяца: 31 января, 28 (или 29) февраля и т.д. Но иногда последний день приходится на субботу, воскресенье или праздник. В такой ситуации возникают сомнения, какой датой «закрыть» табель. Возможны три варианта: проставить первый рабочий день следующего месяца, проставить последний рабочий день текущего месяца, либо, несмотря на выходной, указать последний календарный день текущего месяца. Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.

Вариант первый: «закрыть» табель первым рабочим днем следующего месяца

Сразу скажем: этот вариант не подходит работодателям, которые находится на основной системе налогообложения (ОСНО). Причина в том, что они признают расходы в том периоде, к которому эти расходы относятся независимо от времени фактической выплаты денег (п. 1 ст. 272 НК РФ). Что касается зарплаты, то ее включают в расходы в последний день месяца, за который она начислена. Таким образом, зарплата за январь должна быть начислена 31 января, зарплата за февраль — 28 (или 29) февраля и т.д. При этом основанием для начисления зарплаты (и, как следствие, для отражения расходов) служит табель учета рабочего времени. И если зарплата за январь начислена и отражена в налоговых регистрах 31 января, а табель «закрыт» февралем, у инспекторов, скорее всего, возникнут сомнения относительно обоснованности подобных затрат.

Рассчитывать зарплату, вести учет, готовить и сдавать отчетность по ОСНО

То же относится и к приказу о премировании по итогам месяца. Если приказ о январской премии датирован февралем, то работодателю на ОСНО придется учесть эту премию в затратах февраля. В противном случае проверяющие, очевидно, зафиксируют нарушение.
Иначе обстоят дела для работодателей на «упрощенке». При списании затрат они придерживаются кассового метода, закрепленного в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. В частности, зарплату они учитывают в расходах не на последнее число месяца, а в тот день, когда деньги фактически выданы сотрудникам. Поэтому для «упрощенщиков» приемлемо подписать табель учета рабочего времени в следующем месяце.

Бесплатно заполнить и сдать новую декларацию по УСН через интернет

Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца

На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы. Так, если 31 января приходится на субботу, и все работники компании трудятся только с понедельника по пятницу, то табель допустимо «закрыть» 30 января.
Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.

Вариант третий: «закрыть» табель последним календарным днем текущего месяца

Многие специалисты (включая автора этой статьи) полагают, что даже если последнее число месяца выпадает на субботу, воскресенье или праздник, табель можно «закрыть» этой датой. Но у данного подхода есть и противники. Их основной аргумент звучит так: поскольку на табеле стоит дата, совпадающая с нерабочим днем, значит, кадровик трудился в нерабочий день. Отсюда следует, что за этот день ему необходимо начислить зарплату, причем в повышенном размере.
Точно такая же логика применима к ситуации, когда предприятие работает круглосуточно, а рабочий день кадровика заканчивается, например, в 18.00. Получается, что в последний календарный день месяца он задержался, чтобы «закрыть» табель, и работодатель обязан оплатить переработку.
На наш взгляд, указанные доводы несколько надуманны. Действительно, никто и никогда не требовал от работодателей оплачивать работу в новогоднюю ночь сотрудникам, которые проводили инвентаризацию по состоянию на 31 декабря. Очевидно, что фактически инвентаризацию делали позже, а именно в первые рабочие дни января наступившего года. Тем не менее, на инвентаризационной ведомости ставится дата 31 декабря.
Кроме того, не следует забывать о правиле, закрепленном в части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Правило гласит, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания. С нашей точки зрения это означает, что днем составления табеля учета рабочего времени должен быть последний календарный день месяца, а момент фактического «закрытия» табеля не столь важен.

Вопрос: Унифицированная форма Т-12 предполагает указание даты составления и отчетного периода. Какую дату указать в графе «дата составления», если последний день месяца выходной день? Какую дату указать в графе «Отчетный период с», если первое число месяца выходной день? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2017 г.)

Унифицированная форма Т-12 предполагает указание даты составления и отчетного периода. 1. Какую дату указать в графе «дата составления», если последний день месяца выходной день? 2. Какую дату указать в графе «Отчетный период с», если первое число месяца выходной день?

1. В данном случае в графе «дата составления» необходимо указать первый рабочий день следующего периода (месяца).

2. Началом отчетного периода является первый день месяца.

Правовое обоснование:

Согласно Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2017 г.

Как главному бухгалтеру побороть тотальную нехватку рабочего времени

Журнал «Главбух» № 7/2012

Чем поможет эта статья: Вы научитесь проводить инвентаризацию своего рабочего времени, чтобы использовать его максимально эффективно. От чего убережет: От ненормированного рабочего дня, неиспользованного отпуска и хронической усталости.

Об авторе

Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Что является самым ценным активом главного бухгалтера? Довольно распространено мнение, что это коллектив, который он создал. Да, хороший коллектив — это немало, но как быть, если на качественное управление сотрудниками постоянно не хватает времени?

Главбух приходит в офис раньше официального начала рабочего дня, а уходит гораздо позже его окончания. И при этом все равно ничего не успевает! День пролетает как одно мгновение, порой и пообедать некогда. И даже надежда на то, что можно выйти на работу в выходные и все успеть, не оправдывается. А вместо удовлетворенности работой накапливаются усталость и стрессы.

Поэтому самый ценный актив — это рабочее время, и от того, насколько эффективно главный бухгалтер его использует, зависит качество работы не только его самого, но и всей бухгалтерии в целом.

На этот раз поговорим о том, как подчинить себе время, чтобы успевать делать все то, что действительно нужно, но при этом не тратить его впустую.

Почему необходимо регулярно проводить инвентаризацию рабочего времени

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство. Как только вы дадите слабину и позволите себе работать больше положенных восьми часов в день, то вам всегда будет чем заняться. Позволили себе задержаться на час — отныне так и будете оставаться на час дольше. Морально смирились с выходом в субботу — выйдете и будете трудиться в субботу до позднего вечера. А дел не убавится, скорее, наоборот, их с каждым месяцем будет все больше и больше. И вот уже главный бухгалтер ставит крест на своем отпуске, а суббота становится практически официальным рабочим днем. Такое поведение — путь в никуда, ведь в сутках всего 24 часа, а 25-й не появится, как бы мы этого ни хотели. Да и здоровье с таким графиком подорвешь очень быстро. А про проблемы в семье даже и говорить не стоит.

Осторожно!

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство.

Выход из этой ситуации один — не увеличивать и без того нерезиновое рабочее время, а сокращать объем обязанностей, которые мы на себя взваливаем. Прежде всего речь об абсолютно бесполезных функциях, а также тех, которые не соответствуют уровню главного бухгалтера и могут быть делегированы подчиненным.

Вы, наверное, не раз вечерами ловили себя на мысли, что время стремительно пролетает. Вроде только что пришли на работу — и вот уже конец дня. И самое главное, что даже вспомнить особенно нечего. Целый день какая-то суета, беготня, без дела не сидели, а результата фактически и нет. Вот и засиживается главбух по вечерам, чтобы «поработать спокойно и сделать хоть что-то полезное».

Давайте разбираться, куда уходит наше время.

Что такое один час в день и почему нужно ценить каждую минуту

Представьте, что вам выдают зарплату не раз в месяц, а ежедневно. Такая маленькая сумма совсем не чувствуется и будет утекать сквозь пальцы. Так же и со временем. Главные бухгалтеры очень часто сетуют, что не могут вырваться в отпуск даже на две недели. А что такое две недели в год? Это всего 20 минут в день. Вдумайтесь! Стоит лишь перестать тратить на бесполезные дела всего каких-то 20 минут в день и можно спокойно сходить в двухнедельный отпуск.

Дальше еще интереснее — освобождение от ненужных дел одного часа в день дает экономию в размере… полутора месяцев в год! И эта экономия вполне реальна, так как при элементарном анализе рабочего времени главного бухгалтера бестолковых задач наберется гораздо больше, чем на час в день.

Просто начните относиться к своему времени бережно. Каждый раз, когда кто-то из коллег захочет отнять у вас 5 минут на непонятный разговор, вспомните, что в годовом измерении это 2,5 дня вашей жизни, потраченных на работе впустую.

Как рассчитать годовой бюджет рабочего времени

Чтобы определить, на что расходуется рабочее время, необходимо разбить ваши основные дела на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные и занести их в таблицу (см. ниже). Например, на подписание первичных документов уходит около часа в день. Еженедельную «оперативку» у генерального директора, которая отнимает полтора часа, помещаем в графу «Неделя». Ежемесячную проверку декларации по НДС, на которую тратится полдня, показываем в графе «Месяц». И так далее. Безусловно, все цифры в таблице будут приблизительными, но небольшая погрешность вполне допустима, так как нам необходимо общее понимание, на какие обязанности уходит рабочее время.

Годовой бюджет рабочего времени главного бухгалтера (условный пример)

Функция/продукт Бюджет рабочего времени, часы
ежедневно раз в неделю раз в месяц раз в квартал раз в год
Подписание первичных документов 1
«Оперативка» у генерального директора 1,5
Ответы на вопросы соседних подразделений 2
Ответы на вопросы подчиненных 1,5
Чаепитие 0,5
Проверка условной ежемесячной отчетности 4
Проверка квартальной отчетности 8
Подготовка к докладу на собрании акционеров 16
Отпуск 160
Резерв на непредвиденные задачи и форс-мажор 1,5
Итого за день (неделю, месяц, квартал, год) 6,5 1,5 4 8 176
Итого за год 1638 (6,5 ч 252 раб. дн. 78 (1,5 ч 52 нед.) 48 (4 ч 12 мес.) 32 (8 ч 4 кв.) 176
Суммарное фактическое количество рабочих часов в году 1970
Суммарное нормативное количество рабочих часов в году (8 ч 22 раб. дн. 12 мес.) 2016

После того как основные задачи в таблице записаны, подсчитываем количество часов каждого столбца. Затем ежедневные задачи умножаем на число рабочих дней в году (252), еженедельные — на 52 недели и так далее. Складываем все полученные цифры и получаем реальный годовой бюджет рабочего времени.

В приведенном примере фактический бюджет рабочего времени получился практически равным нормативному, что еще раз говорит о том, что этот пример — условный, ненастоящий. В действительности итоговая цифра составляет 2500, 3000, а иногда и 3500 часов. Именно отсюда возникают и 12-часовой рабочий день, и рабочие субботы, и накопленный за последние несколько лет неиспользованный отпуск.

Какие бывают «убийцы» рабочего времени главного бухгалтера и как с ними бороться

Типичная ситуация: главный бухгалтер без дела не сидит, но при этом эффективность его работы оставляет желать лучшего. Все дело в «убийцах» рабочего времени. Что вы делаете со шкафом, который заполнен всяким хламом так, что хорошие вещи в него уже не помещаются? Скорее всего минимум раз в год вы проводите инвентаризацию и выкидываете все ненужное, чтобы освободить место. Время тоже нуждается в ежегодной инвентаризации.

Вот основные «убийцы» рабочего времени: ответы на письма или разговоры по телефону (с сотрудниками, коллегами, контрагентами); совещания; подписание (акцепт, визирование) документов; проверка качества работы подчиненных; выполнение работы вместо сотрудников; детальный контроль того, что делают подчиненные.

Поговорим подробнее о том, как можно справиться с каждым из «убийц» рабочего времени.

Ответы на письма или разговоры по телефону

Представьте, что 50 человек в компании время от времени ездят в командировки. И каждый по возвращении звонит или пишет и спрашивает, как ему правильно оформить авансовый отчет. Мало того, что один и тот же вопрос могут задать разные люди, так еще и один и тот же человек спрашивает по нескольку раз. Полезен для главбуха подобный расход времени? Вопрос риторический.

Выход прост — нужно не полениться и подготовить письменные инструкции для сотрудников. Как составить отчет по командировке, как написать отчет по приобретению товарно-материальных ценностей и т. д. А затем выложить их вместе с образцами оформления на видное место — повесить на стену перед входом в бухгалтерию или разместить на корпоративном сервере.

Первое время звонков будет по-прежнему много, но если вы проявите твердость и перестанете всех жалеть, постепенно люди привыкнут к новым правилам. Конечно, если позвонит генеральный или финансовый директор, то вы не сможете им не ответить, но VIP-сотрудников не так много, да и оформлением документов для них обычно занимаются секретари, которых тоже при желании можно отослать к инструкции.

Участие в совещаниях

Есть совещания, ходить на которые главному бухгалтеру ну очень не хочется. Просто потому, что ничего полезного из них почерпнуть нельзя. Скажем, «оперативка» производственных служб, где главный энергетик в очередной раз поссорится с главным механиком на предмет мощности новой насосной станции.

Самое эффективное решение в данном случае — не участвовать в подобных мероприятиях. Если отказаться не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю. Конечно, есть собрания, пропустить которые нельзя. Но и тут есть возможность для оптимизации.

Важная деталь

Если отказаться от участия в совещаниях не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю.

Многие планерки страдают либо отсутствием четкой повестки дня, либо ее невыполнением. Вместо того чтобы принять решение по первому вопросу, разговор неожиданно перескакивает либо на второй, либо совсем отклоняется от темы. В итоге два часа проговорили, а результата нет, нужно собираться еще раз. Чтобы исправить ситуацию, настойчиво призывайте участников соблюдать регламент.

Подписание документов

Безусловно, совсем избавиться от подписания документов не получится. Но уменьшить их количество можно и даже нужно. Возможно, вы не хотите полностью упускать контроль над расходными кассовыми ордерами. Издайте распоряжение, что РКО на сумму… ну, скажем, менее 1000 руб. подписывает ваш заместитель, а свыше 1000 руб. — только вы. Так вы и контроль над крупными суммами сохраните, и мелочевку делегируете. И из 300 расходников, которые раньше вы ежемесячно подписывали, 250 перейдут на уровень ниже, и только 50 останутся у вас. А расходы времени на подписание сократятся в шесть раз.

Проверка качества работы подчиненных

Возьмем проверку бухгалтерской или налоговой отчетности. Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает. И соответственно, увеличивается время, которое главбух тратит на исправление недочетов.

Частая ошибка

Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает.

Выход — регламентировать закрытие отчетного периода, желательно с дальнейшей автоматизацией. Контролировать такой процесс будет значительно проще и быстрее. А главное качество отчетности повысится.

Работа вместо сотрудников

Ох, это мой самый любимый пункт! Когда руководитель работает вместо сотрудников, они ему так благодарны!

Главный бухгалтер, устав по нескольку раз повторять одно и то же, просто говорит: «Лучше мне самой сделать, чем тебе объяснять. Потом еще перепроверять придется…». Бухгалтер с радостью отвечает: «Да-да, вы лучше сделаете, профессиональнее!» И ножки свесил, так как знает, что зарплату все равно получит, а ответственности будет меньше. И при первом удобном случае подкидывает руководителю новые задания под видом своей «сирости и убогости».

Решение очевидно — каждый должен заниматься тем, что входит в его обязанности.

Детальный контроль подчиненных

Представьте, что вы уехали на один день на семинар, накануне раздав своим подчиненным различные поручения. В перерыве вы берете телефон и начинаете звонить: «Маша, ты платежку отправила? Как не отправила? А что такое случилось? Не знаешь, где лежат ключи от Банк-Клиента? Так в верхнем ящике стола у меня ключ валяется, я же тебе говорила. Давай быстрее отправляй!» Или: «Наташ, ты позвонила Иван Иванычу? Как нет? Ну, я же тебе строго-настрого наказала связаться с ним. Недоступен по рабочему? На сотовый звони! Как не знаешь номер сотового?! Возьми у Нади».

К 1 апреля от автора статьи

Если отложить на послезавтра то, что можно сделать сегодня, у тебя будет два свободных дня.

Стиль руководства, при котором сотрудникам постоянно надо давать «тактические пинки», приведет к тому, что они никогда ничего не будут делать самостоятельно. А зачем суетиться? Ведь если задание действительно серьезное, то главбух перезвонит, напомнит, поможет. А не позвонил, значит, и дело не важное, какой смысл напрягаться? В итоге главный бухгалтер тратит огромное количество времени на напоминания, на приведение сотрудников в чувство, на призывы к ответственности и разжевывание элементарных вещей.

Выход — использовать только стратегические «пинки». Приучить подчиненных, что любое ваше поручение должно быть выполнено. А если возникла какая-то проблема на пути выполнения, не ждать, пока главбух поинтересуется, как дела, а позвонить самим: «Мария Викторовна, здравствуйте! Вы просили отправить платежку, а я не могу найти ключ от Банк-Клиента. Где я могу его взять?»

Несколько слов про отпуск — не роскошь, а необходимость

Что нужно, чтобы со спокойной душой отдохнуть? Для начала понять, что это правильно. Человек, который два года подряд не брал отпуск, не может полноценно трудиться. Не надейтесь, что за сэкономленные две недели вы сможете доделать все незавершенные дела. Вы все равно ничего не успеете, но при этом будете работать все менее и менее эффективно. А отдох-нувший человек сделает гораздо больше того, кто мучается от хронической усталости или депрессии. Поэтому ваш отпуск должен стать чем-то вроде явления природы — отменить его невозможно. Заранее, чуть ли не в январе, настройтесь сами и настройте всех остальных: «Будь хоть потоп, но в августе я ухожу в отпуск». И не на две недели, а на четыре. По возвращении вы увидите: ничего страшного в ваше отсутствие не произошло, мир не рухнул. А вы готовы к новым трудовым свершениям.

Что получится, если упорно бороться с «убийцами» рабочего времени

Предположим, после составления годового бюджета рабочего времени у вас получилась загрузка в размере 3000 часов. Это в среднем означает 11-часовой рабочий день.

И допустим, что в результате борьбы с неконтролируемым потоком документов, которые требуют подписания, удалось выиграть полчаса в день. По итогам года это 126 часов. Создание инструкций позволило сэкономить еще один час в день. Получаем еще 252 часа в год. Сокращение времени на совещания составило два часа в неделю, или 104 часа в год. В результате годовой бюджет времени уменьшился на 482 часа, а рабочий день — до 9,5 часа. Это, конечно же, не совсем идеал, но, согласитесь, уже гораздо лучше.

Важная деталь

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса.

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса. Например, пообещать себе не тратить на подписание первичных документов более получаса в день. А если не укладываетесь в установленные рамки, анализировать причины и находить пути для оптимизации. Только так можно удержать ситуацию под контролем. Без этого эффективной работы, приносящей моральное, да и материальное удовлетворение, не получится. Освободившееся время вы сможете потратить на более важные дела, до которых раньше не доходили руки. Или просто отдохнуть.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *