0

Инвентаризация штрихкодирование

Оборудование для инвентаризации товаров. Обзор.

Что выбрать для проведения инвентаризации — терминал сбора данных или сканер штрих-кода?

Рассмотрим два способа проведения инвентаризации.
Первый способ заключается в том, что создается файл со всем перечнем товара (или материальных ценностей), который находится в учетной системе предприятия. Затем этот файл выгружается в оборудование, с помощью которого собственно и проводится инвентаризация. Ответственный сотрудник считывает штрих-коды товара и сравнивает с тем, что есть в загруженном списке. По окончании инвентаризации файл с результатами выгружается обратно в учетную программу.
Для проведения инвентаризации таким способом используются терминалы сбора данных (ТСД). Сотрудник сканирует штрих-коды со всех товаров и терминал автоматически сверяет их с данными файла. Если обнаруживаются какие-то расхождения (в наименовании или количестве), терминал выдает оповещение.

Второй способ заключается в том, что считываются все штрих-коды товаров или ТМЦ, находящихся на предприятии (складе или торговом зале), а затем список штрих-кодов выгружается в учетную программу, где производится сравнение фактического наличия с количеством на балансе предприятия.

Возникает вопрос: так ли необходимо всегда использовать именно ТСД для инвентаризации? Напомним, что это устройство представляет собой мобильный компьютер с собственным экраном, клавиатурой, встроенным сканером штрих-кода.
В случае, если при задача состоит только в том, чтобы считать и запомнить, скажем, до 200 штрих-кодов, как это необходимо при проведении инвентаризации вторым способом, то ни экран, ни клавиатура могут не потребоваться.
Для этого провести инвентаризацию можно с помощью беспроводного сканера с памятью!

Функции беспроводного сканера позволяют ощутимо сократить затраты на средства автоматизации складской деятельности небольших предприятий.

Поэтому, в вопросе выбора оборудования для автоматизации производства, необходимо предварительно составить подробное техническое задание, на основании которого вы сможете сократить затраты на средства автоматизации вашего предприятия.

Сокращаем время на инвентаризацию с помощью ТСД по штрих-кодам ( на примере БГУ)

Что необходимо сделать перед началом инвентаризации?

Если у вас нет терминала сбора данных, с помощью которого мы рекомендуем проводить инвентаризацию, то необходимо его приобрести.

Мы рекомендуем не переплачивать за множество, скорее всего не нужных вам функций, и купить недорогой терминал сбора данных Opticon SMART. Терминал имеет расширенный объем памяти, способный вместить до 1 млн. штрихкодов. А мощный аккумулятор позволяет работать 40 часов без подзарядки.

После того, как терминал оказался у Вас в руках, нужно его подключить к компьютеру и настроить. Теперь установите элемент управления «1С:Печать штрихкодов» ( если у Вас если подписка ИТС, то скачайте его ). Присвойте штрихкоды всем объектам основных средств и распечатайте этикетки с этими штрихкодами.

Если у вас нет принтера этикеток, то Вы можете купить максимально простой и недорогой принтер Argox OS-2130D. С помощью него Вы сможете печатать до 5000 этикетов в день ( макс. Ширина этикетки 72 мм, если нужна большая ширина, то лучше использовать принтер Argox OS-2140D). При необходимости долгого срока службы этикетки, рекомендуем вам приобрести термотрансферный принтер. На сегодняшний день популярной является модель Zebra GK420t, которая при своих высоких характеристиках является весьма экономичной моделью.

Теперь при оформлении документов инвентаризации основных средств (Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах, Инвентаризация основных средств (забалансовый учет), Инвентаризация ОС в управленческом учете) появится возможность выгружать в ТСД ( терминал сбора данных) данные об объектах основных средств, подлежащих инвентаризации, а после проведения инвентаризации — автоматически загружать из ТСД ее результаты в документы инвентаризации.

Читайте ниже пошаговую инструкцию по подготовке к инвентаризации.

Как подключить терминал сбора данных к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»?

Чтобы программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» могла работать с ТСД, в нее нужно загрузить внешние обработки обслуживания терминалов сбора данных. Обработки поставляются в составе дистрибутива конфигурации и при установке шаблона конфигурации копируются в каталог «Каталог шаблона конфигурации / TradeWareEpf».

Регистрация ТСД в программе и его настройка производятся при помощи обработки Помощник подключения торгового оборудования, расположенной в меню Сервис -> Торговое оборудование. Также регистрацию ТСД и его настройку можно выполнить при помощи обработки Подключение и настройка торгового оборудования, расположенной в том же разделе меню.

Для возможности применения ТСД следует указать в обработке Подключение и настройка торгового оборудования как используемый — включить флажок в таблице зарегистрированных ТСД. Оборудование, у которого флажок выключен, не используется программой.

Важно! Пока форма Подключение и настройка торгового оборудования открыта, программа не сможет обрабатывать отсканированные штрихкоды.

Как сформировать штрихкоды для объектов основных средств?

Для формирования штрихкодов необходимо установить элемент управления 1С:Печать штрихкодов, который поставляется на дисках ИТС-бюджет, а также доступен в интернет-версии ИТС-бюджет.

Для штрихкодирования объектов основных средств используются штрихкоды формата EAN13. Программа формирует уникальные коды, начинающиеся с цифры «2». Первая цифра «2» используется для внутреннего штрихкодирования. Последняя цифра кода — контрольное число.

Формирование штрихкодов для объектов основных средств можно выполнить как из справочника Основные средства, так и из обработки Формирование штрихкодов (меню ОС, НМА, НПА -> Инвентаризация -> Формирование штрихкодов).

В справочнике Основные средства штрихкод можно сформировать по кнопке Штрихкоды как из формы списка, так и из формы элемента справочника. При нажатии на кнопку Штрихкоды открывается форма для формирования штрихкодов. Порядок работы с формой зависит от того, один или несколько инвентарных объектов входит в состав элемента справочника:

  • если в состав элемента справочника входит один инвентарный объект, то формируется один штрихкод;
  • если в состав элемента справочника входит несколько инвентарных объектов, то штрихкод формируется для каждого объекта, входящего в группу и отмеченного в таблице флажком;
  • если по основному средству ведется групповой учет, но для объектов, входящих в состав элемента справочника, не назначены инвентарные номера, то для этого элемента справочника будет сформирован один штрихкод.

Описанный выше способ формирования штрихкодов позволяет формировать штрихкоды в рамках одного элемента справочника. Предусмотрено также групповое формирование штрихкодов с помощью обработкиФормирование штрихкодов (меню ОС, НМА, НПА -> Инвентаризация -> Формирование штрихкодов).

В таблице Отбор можно установить нужный фильтр для отбора основных средств (шаг 1).

Затем следует заполнить в соответствии с установленным отбором таблицу объектов (кнопка Заполнить, шаг 2).

Штрихкоды формируются для позиций, отмеченных флажком.

Если для позиции формирование штрихкода не требуется, флажок следует отключить (шаг 3).

Для формирования штрихкодов следует нажать на кнопку Сформировать штрихкоды (шаг 4).

При нажатии на кнопку Сформировать штрихкод или Сформировать штрихкоды в панели инструментов сформированные штрихкоды регистрируются в соответствующем регистре.

Процесс печати этикеток

Печать этикеток со штрихкодом для их наклеивания на инвентарные объекты производится из обработки Печать этикеток (меню ОС, НМА, НПА -> Инвентаризация -> Печать этикеток).

Форма обработки содержит группы реквизитов: Параметры заполнения, Параметры печати и таблицу Строки для этикеток

В группе реквизитов Параметры заполнения можно задать фильтр, в соответствии с которым будет заполнена таблица Строки для этикеток при автозаполнении (по кнопке Заполнить).

При заполнении таблицы отбираются основные средства, имеющие штрихкод, которые удовлетворяют условиям, установленным в группе Параметры заполнения.

Основные средства, для которых штрихкод не сформирован, в таблицу не попадут.

Также в группе реквизитов Параметры заполнения можно установить количество печатных копий каждой этикетки. Для этого в реквизите Количество копий следует указать соответствующее значение и по кнопкеУстановить перенести это значение во все строки таблицы в реквизит Количество. Реквизит Количество в таблице указывает, какое количество копий соответствующей этикетки следует распечатать. После автозаполнения для конкретной позиции количество копий можно изменить.

Для разных принтеров этикеток формат этикеток может быть разный. В группе реквизитов Параметры печати задаются настройки печати. Этикетки можно распечатать как на обычном принтере в стандартном формате А4 ( но тогда вы не сможете приклеить их на объект лишь с помощью скотча), так и на специальном принтере этикеток ( о нем мы вам говорили выше). Формат печати задается в реквизите Формат.

Реквизиты Ширина (мм) и Высота (мм) позволяют задать ширину и высоту этикетки для принтера этикеток. Для печати этикеток нужно нажать на кнопку Печать.

На этикетках, помимо штрихкода, выводится наименование, код, инвентарный номер объекта ОС (при наличии).

Этикетки могут быть распечатаны сразу без предварительного просмотра. Параметры печати этикеток по умолчанию можно задать в настройках пользователя (меню Настройки пользователя -> закладка Настройки -> Печать этикеток).

Установленные в настройках параметры печати этикеток будут автоматически подставляться в форму печати этикеток при ее открытии.

Распечатанные этикетки следует наклеить на объекты в соответствии с инвентарным номером и наименованием, указанным на этикетке.

Инвентаризация основных средств с помощью ТСД.

Инвентаризация основных средств оформляется типовыми документами программы: Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах, Инвентаризация основных средств (забалансовый учет), Инвентаризация ОС в оперативном учете.

Для проведения инвентаризации с использованием ТСД необходимо подключить ТСД к компьютеру. Ввести один из документов инвентаризации. После заполнения шапки документа произвести заполнение табличной части по данным бухгалтерского учета (выбрать пункт Заполнить документ по данным БУ меню кнопки Заполнить), а затем выгрузить инвентарные объекты в ТСД (выбрать пункт Выгрузить данные в ТСД меню кнопкиЗаполнить).

В открывшейся форме будет представлен список позиций, которые могут быть выгружены. Для выгрузки в ТСД следует нажать кнопку Выгрузить. После выгрузки данных в ТСД документ следует сохранить и закрыть.

Далее с помощью ТСД следует собрать данные о наличии и количестве основных средств.

После сбора данных о наличии и количестве основных средств собранные данные следует выгрузить из ТСД в соответствующий документ инвентаризации. Для этого следует подключить ТСД к компьютеру, открыть документ, из которого производилась выгрузка данных в ТСД, и загрузить в него данные из ТСД (выбрать пункт Заполнить данные ФУ из терминала сбора данных (ТСД) меню кнопки Заполнить).

В документе будут заполнены графы фактического учета: в графе (ФУ) Количество будет отражено количество объектов по данным ТСД, в графе (ФУ) Сумма будет рассчитана сумма по учетным ценам согласно фактическому количеству (рис. 3).

Инвентаризация в магазине. Как упростить процесс

Инвентаризация – одна из главных забот в магазине любой направленности.

Что есть у меня на складе? Не пропадает ли товар? Сходятся ли данные в учетной программе с фактическими? На все эти вопросы отвечает именно инвентаризация.

При своей очевидной необходимости инвентаризация для многих остается долгим и непонятным процессом, связанным с неудобствами. Такими, как закрытие магазина или несовпадение остатков.

Мы расскажем, как превратить инвентаризацию в четко работающую систему и проводить ее легко, быстро и главное – эффективно.

Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Оставить заявку

Инвентаризация магазина – зачем ее проводят

Инвентаризация — это проверка состояния и наличия имущества организации на конкретную дату путем соотнесения фактических данных и данных учета.

Основная цель инвентаризации – определение того, что фактически находится в имуществе и выявить неучтенные объекты.

Но эта цель – не единственная, инвентаризация в магазине вам также поможет:

  • Снизить кражи сотрудниками организации.
  • Проконтролировать процесс порчи и/или потерь товара в магазине или на складе. Например, нарушение целостности упаковки.
  • Выявить пересортицу.
  • Выявить излишки.
  • Проверить выдерживаются ли правила хранения.

Виды инвентаризации магазина:

  • Полная – по всем товарным позициям. Обычно проводится раз в полгода из-за глобальности процесса.
  • Под пересчет попадает все, включая основные средства.
  • Локальная – проверка групп товаров. Может проводиться раз в месяц. В нее попадают такие товары как: овощи, фрукты, мясо, рыба, алкогольные напитки, табачные изделия, кофе, товары в зоне у кассы.
  • Выборочная – проверка определенных товаров. Проводится хоть каждый день для выявления проблемных позиций.

Этапы проведения инвентаризации магазина

Инвентаризация состоит из четырех частей:

Подготовка

На этом этапе руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации, и вы готовите склад и торговый зал – создается план проведения инвентаризации и список задействованных сотрудников.

Подсчет

Непосредственно пересчет товаров и сведение данных.

Фиксация результатов

Результаты инвентаризации заносятся в соответствующую ведомость.

Выводы

Определение итогов и списка действий по результатам инвентаризации.

Правовые аспекты инвентаризации

Существует документ, который определяет порядок проведения инвентаризации — приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

* Для проведения инвентаризации необходимо создать приказ (форма ИНВ-22).

В приказе учитываются причины проведения сверки, даты ее начала и окончания, сроки сдачи документации, степень охвата объектов и прочее.

* Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей (форма ИНВ-3).

* Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

Также для проведения инвентаризации создается комиссия, которая будет контролировать порядок процесса.

В нее входит руководство компании, представители бухгалтерии и прочие специалисты, которые могут не являться работниками данной организации.

В состав комиссии также может входить независимый консультант.

Отсутствие хотя бы одного человека, входящего в состав комиссии, недопустимо. Инвентаризация считается состоявшейся только при полной явке всех ее участников.

Данная процедура позволяет списывать и выявлять недостачу, проверить сохранность производственных запасов и получить более полную информацию о реальной ситуации в компании. Также комиссия может проверить соблюдение правил эксплуатации и условий хранения продукции.

Способы учета товара

Для того, чтобы пересчитать продукцию нужно определить систему подсчета. Самый популярный способ маркировки продукции – штрих-код.

Штрихкодирование используется во многих областях деятельности в магазине и на складе. Например, при приемке, продаже товара и, конечно, инвентаризации.

Каждой товарной категории присваивается свой штрих-код, сканируя который можно найти данный товар в системе. Сканирование позволяет быстро найти товар и отразить действия, совершенные с ним, в учетной программе.

Оборудование для штрихкодирования

Для считывания меток нужен:

А для печати штрих-кодов существуют:

сканер штрих-кода терминал сбора данных специальные принтеры

Мы подберем оборудование для штрих-кодирования, расходные материалы, установим и обучим

Оставить заявку

Инвентаризация с технологией RFID

RFID – способ идентификации товаров вне прямой видимости и на удалении до 10 метров. Более продвинутая система, чем штрихкодирование, при использовании RFID-систему не нужно считать продукцию по одной штуке, это в разы ускоряет проведение инвентаризации.

При этом RFID технология намного дороже, чем штрихкодирование, целесообразность использования зависит от множества факторов. От каких? Мы расскажем.

Мы проконсультируем вас по RFID-системам.

Оставить заявку

Инвентаризация магазина с помощью терминала сбора данных

Самый эффективный способ сократить время проведения инвентаризации – проводить ее с использованием терминала сбора данных.

Терминал имеет считывающий элемент и внутреннюю память, а также подключается к учетным программам, загружая туда фактические данные о наличии товара в документ инвентаризации.

Терминал сбора данных — мобильный компьютер со считывающим модулем. Используется для сбора, обработки, хранения и передачи данных в общую информационную систему.

Устройство имеет процессор, встроенную память и аккумулятор, интегрируется с любой учетной системой, в том числе с 1С.

Как его использовать для проведения инвентаризации?

Нужно загрузить номенклатурные позиции в терминал.

Пересчитать с помощью терминала все позиции в магазине или на складе.

Загрузить в учетную программу данные, собранные терминалом.

Система проведен анализ результатов.

Мы подберем вам терминал, настроим, обучим, автоматизируем магазин или склад.

Оставить заявку

Программные продукты для ТСД

Для того, чтобы провести инвентаризацию, на терминал сбора данных нужно установить программу.

Программы существуют разные: для работы в магазине, на складе, для продукции, попадающей под специальную маркировку.

Например, Клеверенс Mobile SMARTS Магазин 15. За счет того, что программа специально разработана для проведения инвентаризации в магазине, она помогает оптимизировать процессы по учету товаров.

Подготовка к проведению инвентаризации магазина

Чтобы провести инвентаризацию быстрее и эффективнее к ней нужно подготовиться заранее:

  • Разобраться на складе – разложить продукцию по товарным группам, выкинуть весь мусор.
  • Навести порядок в торговом зале, в том числе на полках.
  • Провести в вашей учетной программе документы, которые еще не были отражены. Например, возвраты, приходы или списания. Этот пункт очень важен для корректности инвентаризации.
  • Заранее подготовить график работы сотрудник не только во время инвентаризации, но и при подготовке к ней.
  • Сотрудников тоже нужно подготовить – провести им подробный инструктаж. Научитесь работать быстро и слаженно.

Проведение инвентаризации магазина

  • Для того, чтобы провести полную инвентаризацию, нужно приостановить работу магазина. Возобновление продаж возможно только после сведения всех данных. Если инвентаризация локальная, то закрывается группа товаров.
  • Для минимизации финансовых потерь из-за простоя полную инвентаризацию чаще всего проводят ночью. Если же вы используете для подсчета ТСД со специализированным ПО, то время можно сократить и провести инвентаризацию рано утром или поздно вечером.
  • Каждый стеллаж торгового зала должен быть пронумерован.
  • Также нужна схема склада.
  • Для того, чтобы закрыть склад без потерь, нужно наполнить торговый зал максимальным количеством товаров, чтобы обеспечить продажи в течение целого дня.
  • Сначала приостанавливается работа на складе и проводится инвентаризация там, затем в магазине.

Проведение инвентаризации магазина – как считать

Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.

Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.

Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.

Сверка данных

После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту.

Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия. Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.

Излишки продукции

Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете.

Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Недосдача продукции

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности.

Правила проведения эффективной инвентаризации

  • Проводите локальные инвентаризации на постоянной основе.
  • Не забывайте проводить и выборочные инвентаризации товаров.
  • Следите за порядком на складе и в торговом зале.
  • Заранее подготовьте сотрудников к проведению инвентаризации.
  • Используйте терминалы сбора данных.
  • Используйте программные продукты для проведения инвентаризации, именно они максимально сократят затраты.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Оставить заявку

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *