0

Фамилия инициалы или инициалы фамилия?

Хотите правильно писать инициалы? Давайте разберёмся, писать их до фамилии или после. А ещё: ставить ли пробел между инициалами.

Если коротко, вот правильный вариант: А. С. Пушкин. В большинстве случаев инициалы пишут перед фамилией, через пробел.

Теперь развернутся версия: чем же именно регламентируются такие требования?

ГОСТ Р 6.30—2003

«Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», выдержки:

  • При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией,
  • При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
  • При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,
  • Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,
  • В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),
  • Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

В остальных случаях инициалы ставят перед фамилией.

Делопроизводство

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

  • Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
  • При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Бельдовой М.В.
  • При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
  • 2.7.3.7… Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Энциклопедии

В Большой советской энциклопедии пишут так: На П. обращают внимание Г. Р. Державин, Н. М. Карамзин, Батюшков, Жуковский…

Gramota.ru

Из ответов на вопросы про инициалы на грамоте.ру:

  • Если это не алфавитный (пофамильный) список, то инициалы имени и отчества следует ставить перед фамилией. Инициалы имени и отчества следует разделять пробелом. Инициалы отделяются пробелом от фамилии.
  • Специально для чиновников установлено, что при адресовании документа гражданину инициалы указывают после фамилии получателя, при адресовании должностному лицу — инициалы ставятся перед фамилией (Типовая инструкция по делопроизводству, утверждённая приказом Минкультуры России).
  • При официальном обращении к должностному лицу его инициалы пишутся до фамилии (например, Ф. А. Ыванову).

Поделись:

1 июля 2018 года вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

?

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов».

Зафиксировано, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа — через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа)/ Распространённая ошибка — проставление по два, а иногда даже больше, пробелов между словами. В ГОСТе чётко обозначено: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Новое — рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит так называемая подстановка шрифтов (автозамена), т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя с теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа. Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Из раздела «Оформление реквизитов документа» полезно будет знать об использовании на бланках документов всевозможной символики и гербов. Очень часто образовательные организации на свои фирменные бланки умудряются размещать герб Российской Федерации, герб субъекта РФ или герб муниципалитета, не имея представления о том, что использование этой символики регламентировано на законодательной уровне.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

pen

Остановимся ещё на одной очень распространённой ошибке. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Таким образом, если в письме указано, что письмо направлено за подписью директора образовательной организации, то и подпись должна быть директора, а не его заместителя, либо изначально в письме (ином документе) указывается то должностное лицо, которое и будет подписывать данное письмо (документ).

Стандарт чётко указывает на необходимые реквизиты, если используется цифровая подпись. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На какие документы нужно ставить печать, а на какие не нужно — рассмотрим в следующей публикации, которая будет посвящена делопроизводству.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

pen

В ГОСТе в качестве приложения размещено достаточное количество образцов написания писем, форматов бланков, содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов и т. д. Работнику образовательной организации, отвечающему за делопроизводство, будет полезно ознакомиться с данным материалом.

  • Автор — Звягин Александр Сергеевич
  • 15.09.2018
  • Все консультации автора

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в документах школы и детского сада

Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.

В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.

Как оформлять новые реквизиты

С 1 июля проставляйте на документах четыре новых реквизита:

  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • наименование должности лица – автора документа;
  • гриф ограничения доступа к документу;
  • отметку об электронной подписи.

Внимание: новый стандарт применяют бюджетные, автономные и казенные организации, государственные органы и коммерческие компании. Исключений нет.

Наименование структурного подразделения и наименование должности лица. Эти реквизиты используйте, если вводите новые виды бланков в школе и детском саду – бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Оба реквизита указывайте под наименованием организации.

Новый реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа»

Новый реквизит «Наименование должности лица – автора документа»

Внимание: наименование структурного подразделения должно соответствовать локальному акту, например положению о структурном подразделении, а наименование должности – приказу о назначении на должность.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит указывайте на документах с информацией, доступ к которой ограничен законом. Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе. Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП. Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Новый реквизит «Отметка об электронной подписи»

Как по-новому оформлять старые реквизиты

Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.

Что изменить в оформлении реквизитов с 1 июля

Дата документа. Если проставляете дату словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишите без нуля: 1 июля 2018 г. Ранее в цифрах до 10 впереди добавляли ноль. Оформление даты цифровым способом осталось прежним: 01.07.2018.

Адресат. Если направляете письмо руководителю другой организации, укажите наименование его должности в дательном падеже, а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Ситуация: где ставить инициалы – до или после фамилии

Гриф утверждения, гриф согласования. Если документ утверждает коллегиальный орган, сначала укажите наименование этого органа, а затем в скобках дату и номер протокола. Старый ГОСТ не требовал добавлять реквизиты протокола. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите: «Приложение 1» или «Приложение № 1».

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

Совет: если приложение – электронный носитель, например, диск или флешка, оформите приложение так: «Приложение: CD в 1 экз.». На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Подпись. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно указывать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении. До сих пор это нигде не было написано.

Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности директора…», то подпись будет выглядеть так:

Подпись исполняющего обязанности на документе

Если же в приказе указано, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его официальная должность, например: заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на документе. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Отметка о заверении копии. Если копию документа представляете в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Старый ГОСТ этого не требовал.

Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон исполнителя, но и его полные имя и отчество и по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте проставлять должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.

Как по новым правилам печатать текст

Вы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа.

Печатайте текст через один–полтора межстрочных интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельные фрагменты текста можете выделить полужирным шрифтом. При этом нужно руководствоваться инструкцией по делопроизводству вашей организации.

Выравнивайте текст документа по ширине листа – по границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.

Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты, размеры № 12, 13, 14. Если составляете таблицы, шрифт можете уменьшить.

Внимание: приказом от 14.05.2018 № 244-ст Росстандарт исключил названия шрифтов из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изначально стандарт предписывал пользоваться шрифтами Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенными к ним.

Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Обязательные реквизиты приказа по новому ГОСТу

Внимание: не укажете место создания или забудете поставить дату – документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если работники не поставят визу ознакомления.

В соответствии с новыми требованиями Институт новых технологий в образовании разработал ряд программ, которые помогут сотрудникам образовательных учреждений изучить новые правила оформления документов.

  • Организация учета сведений о документах об образовании и о квалификации, документах об обучении, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность
  • Правовое регулирование трудовых отношений и кадрового документооборота в образовательной организации

С полным списком программ профессиональной подготовки и повышения квалификации можно ознакомиться

Обучение в июле может стать не только полезным, но и приятным, так как действует акция «Летний марафон цен», предусматривающий скидки 50% на программы ПП и ПК

Для руководителей образовательных организаций разработаны пакетные предложения. Обучите ваш персонал дистанционно прямо во время летнего отдыха. На сайте ИнТехнО вы можете самостоятельно выбрать любые программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации и включить их в выбранный вами пакет.

Выбираем любой пакет всего за 50 000 руб.!

  • Пакет «Профессиональный» — это 10 программ профессиональной переподготовки и 5 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • Пакет «Профстандарт» — это 5 программ профессиональной переподготовки и 10 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • «Бизнес-пакет» — это 2 программы профессиональной переподготовки и 20 программ повышения квалификации на ваш выбор.

На коллективные заявки на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации предоставляются скидки до 30% на стоимость обучения:

  • 10 человек — скидка 10% каждому обучающемуся;
  • 20 человек — скидка 20% каждому обучающемуся;
  • 30 человек и более — скидка 30%.

По программам повышения квалификации можно пройти Экспресс-обучение за 3 дня, 7 дней или 10 дней (практические семинары, факультативы, удобная форма обучения, индивидуальные сроки обучения и экспресс-доставка диплома сразу после окончания обучения).

Желающие могут пополнить свою методическую копилку универсальными электронными уроками по всем школьным предметам с 1 по 11 класс, тренажёрам и по ВПР, ОГЭ и ЕГЭ, уроками по иностранным языкам, дополнительному образованию, курсами развивающих занятий. Обучаться в дистанционном ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» можно в любое время и в любом месте, без дополнительных затрат и не отказываясь от запланированных дел или отдыха.

Почему в документах РФ фамилия, имя, отчество стоят именно в таком порядке? В каких случаях будет предпочтительнее последовательность ИОФ?

Сергей Апасов 4880 2 года назад Директор маленького юридического агентства Пользователю можно задать вопрос

На первый ваш вопрос хорошие ответы даны здесь: Почему в России, называя кого-то, пишут сначала фамилию?

На самом деле, не всегда в официальных документах сначала употребляется фамилия. Есть такой действующий государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт носит рекомендательный характер.

Согласно п. 3.15 данного стандарта, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, например:
Образцову О.П.

Согласно п 3.16 Стандарта, документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись
В.А. Степанов
Дата

Сергей Апасовотвечает на ваши вопросы в своейПрямой линии 3 0

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *